Đâu là các giai đoạn chuyển đổi số nói chung và các bước chuyển đổi số nói riêng cho từng doanh nghiệp? Làm thế nào để biến công nghệ thành điểm tựa tăng trưởng, nâng cao hiệu suất quản lý vận hành, tối ưu tài nguyên và hỗ trợ nhanh trong việc ra quyết định? Cùng SOM tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
3 giai đoạn chuyển đối số trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số là gì? Một cách dễ hiểu, đó là ứng dụng sự đột phá trong công nghệ phần mềm để giải các bài toán cũ trong quản trị, vận hành, kinh doanh theo mô hình tối ưu hơn. Bởi vậy, tùy từng bài toán cụ thể của đặc thù lĩnh vực, doanh nghiệp mà cách tiếp cận về chuyển đối số ở mỗi tổ chức mỗi khác nhau. Và việc chuyển đổi ra sao, lúc này, phụ thuộc phần lớn vào sự nhanh nhạy và quyết tâm của nhà điều hành.
Với các tập đoàn lớn hay các công ty có gốc công nghệ, chuyển đổi số có thể là ‘sứ mệnh’ nhẹ nhàng hơn. Ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy quá trình chuyển đối số diễn ra thường dễ dàng hơn bởi lực cản thấp, khả năng ứng dụng nhanh, đòi hỏi yêu cầu ít phức tạp nhưng lại gặp hạn chế về ‘nhân tài’ – người chịu trách nhiệm lãnh đạo hoặc triển khai các dự án chuyển đổi số!
Vậy có hay không một công thức chung cho chuyển đổi số? Những thay đổi này nên bắt đầu từ đâu? Nếu phải tổng kết lại thành những định hướng chung, chuyển đổi số có thể được nhìn theo 3 giai đoạn dưới đây:
- Giai đoạn 1: ứng dụng công nghệ vào chuyển đổi mô hình quản trị hoặc mô hình kinh doanh. Trọng tâm của giai đoạn này là xây dựng nền tảng dữ liệu có tính ứng dụng ngay, đồng thời đặt nền móng cho các ứng dụng chuyên sâu hơn ở tương lai.
- Giai đoạn 2: ứng dụng công nghệ số và cơ sở dữ liệu vào ưu hóa vận hành như xây dựng hệ thống báo cáo, phân việc – nhắc việc, quản lý tiến độ, quy trình hóa, tự động hóa
- Giai đoạn 3: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu, quản lý tập trung mọi data trên một hệ thống duy nhất và lấy đó làm trọng tâm chuyển đối số hoàn toàn mô hình kinh doanh – quản trị hiện tại. Ví dụ dùng dữ liệu để quản trị nguồn lực, lập kế hoạch dòng tiền hay hỗ trợ R&D phát triển sản phẩm mới…
Ngoài ra, nếu xét về các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, khi đang ở “giai đoạn phát triển”, trọng tâm của việc chuyển đối số nên xoay quanh các bài toán quản lý nhân sự, mở rộng thị trường, ưu hóa tiếp thị nhằm ‘gia tốc’ tăng trưởng. Khi đã bước qua giai đoạn tăng trưởng, vai trò của chuyển đối số nên tập trung vào nâng cao hiệu suất quản trị tổng thể và khai thác, phân tích ứng dụng dữ liệu lớn!
Nếu 3 giai đoạn chuyển đổi số nêu trên là ‘khung xương’ cho các chiến lược định hướng thay đổi thì dưới đây là 6 bước triển khai để biến các kế hoạch trong tầm nhìn lãnh đạo tạo thành những thay đổi thực tế!
Các bước chuyển đổi số cốt lõi cho mọi doanh nghiệp
Dưới đây là 6 bước chủ chốt trong một chiến lược chuyển đổi số. Câu trả lời và cách tiếp cận của từng tổ chức, doanh nghiệp có thể sẽ khác nhau, nhưng xét về bản chất, lộ trình chuyển đổi số an toàn nhất tính đến hiện nay thường bắt đầu như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu chuyển đổi số
Xác định mục tiêu chuyển đối số thường đi kèm với việc đánh giá nội tại – năng lực và độ sẵn sàng của doanh nghiệp. Các khía cạnh cần đánh giá lúc này bao gồm:
- Nhân sự – khả năng và độ thích ứng
- Tài chính
- Công nghệ đang sử dụng
- Văn hóa doanh nghiệp
Vai trò của giám đốc điều hành hay trưởng bộ phận chuyển đổi số lúc này là phải trả lời được các câu hỏi như: mức độ thích ứng của doanh nghiệp hiện tại và những thay đổi dự tính ra sao? Đâu là những thay đổi cần thiết để xúc tiến quá trình số hóa diễn ra nhanh hơn, thuận lợi hơn. Đây cũng là những bước đầu tiên để xác định mục tiêu của việc chuyển đổi số.
Ngoài ra, lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng sự am hiểu của cá nhân về lĩnh vực hoạt động hoặc các vấn đề tồn đọng trong nội bộ doanh nghiệp để bắt đầu ‘chuyển đổi số’ từ những vấn đề đơn giản mà cấp bách nhất!
Bước 2: Lập kế hoạch và lộ trình triển khai chuyển đổi số
Dựa vào mục tiêu, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần thống nhất về những công việc cần làm – từ ứng dụng công nghệ đến thay đổi mô hình vận hành, làm công tác tư tưởng cho đội ngũ liên quan…
→ Tham khảo thêm 6 khía cạnh chính trong chuyển đổi số tại bài viết: Khóa học tư duy giải pháp chuyển đổi số thời 4.0
Chuyển đổi số nhìn về tổng thể có thể là một dự án ‘không hồi kết’, nhưng lại có thể triển khai từng bước. Đặt từng mục tiêu nhỏ làm ‘khung sườn’ và linh hoạt ứng biến dựa trên tình hình thực tế, các dự án chuyển đối số sẽ dần dần trở nên thông suốt, mạch lạc hơn khi đi qua những bước đầu khó khăn nhất!
Bước 3: Số hóa tài liệu, quy trình
Số hóa tài liệu và quy trình có thể được coi là những thay đổi cơ bản nhất có thể ứng dụng cho mọi doanh nghiệp để tháo gỡ các nút thắt vận hành. Đặc biệt là trong giai đoạn giãn cách xã hội do Covid hay xu thế ‘working hybrid’ – ‘lúc lên công ty – lúc làm tại nhà’, việc loại bỏ các quy trình giấy tờ, cách thức phê duyệt, các cuộc họp vô nghĩa ra khỏi tác vụ hàng ngày đang trở thành yêu cầu bắt buộc ở nhiều mô hình, lĩnh vực.
Việc số hóa quy trình, tài liệu sẽ giúp các công việc vận hành trơn tru ngay cả khi cấp quản lý không tới văn phòng; nhân sự tăng hiệu suất, giảm thời gian xử lý công việc – chẳng hạn như kế toán, HR tính lương nhanh hơn (cho vài chục đến hàng trăm, nghìn nhân viên); nhà quản lý dễ dàng giám sát các tình trạng, hoạt động doanh nghiệp từ cấp độ tổng quát tới cận cảnh một bộ phận/ dự án.
Bước 4: Phát triển năng lực nội bộ
Một trong các bước chuyển đổi số quan trọng nhất là phát triển năng lực đội nhóm và tìm kiếm nhân tài. Trong chuyển đổi số nếu công nghệ là điều kiện cần, thì con người chính là điều kiện đủ để tạo ra sự khác biệt về kết quả cuối cùng.
Trong thời gian đầu, các CEO, nhà lãnh đạo có thể tận dụng mối quan hệ hoặc dựa vào các chuyên gia cố vấn bên ngoài. Nhưng về lâu về dài, doanh nghiệp sẽ cần đội nhóm đủ khả năng tiếp tục kế thừa và ưu hóa không ngừng các đổi mới, phần mềm.
Ngoài ra, điều nghịch lý nhất trong chuyển đổi số là: nhân viên tổ chức là người hưởng lợi nhiều nhất từ các ứng dụng công nghệ mới nhưng đồng thời cũng là lực cản lớn nhất trước các thay đổi. Nguyên nhân có thể đến từ sự e sợ về tương lai, không sẵn sàng thay đổi, năng lực chưa đáp ứng, văn hóa nội bộ thiên hướng cẩn trọng, bảo thủ…
Và làm thế nào để loại bỏ các ‘lực cản’ trên tại từng tầng quản trị và tạo ra một môi trường khuyến khích đổi mới sáng tạo, thử nghiệm cái mới, đó sẽ là trách nhiệm của nhà lãnh đạo cùng quản lý các cấp!
Bước 5: Phát triển hạ tầng công nghệ số
Tại bước này, doanh nghiệp nên bắt đầu thay thế các phần mềm, ứng dụng cũ bằng các lựa chọn tối ưu hơn. Tuy nhiên, các phần mềm phức tạp hay tự code chưa hẳn lúc nào cũng tốt. Để tránh mua những phần mềm, tính năng tân tiến về rồi để đó, doanh nghiệp nên tập trung vào các phần mềm cần thiết và phù hợp nhất cho nhu cầu doanh nghiệp hiện tại nhưng vẫn ‘đặt câu hỏi’ về khả năng tích hợp, mở rộng tính năng trong tương lai.
Ngày nay, nhiều phần mềm đều có khả năng tùy chỉnh và đấu nối chéo. Bởi vậy, đôi lúc, nhìn về hệ sinh thái tính năng trong tương lai cũng là cách để khoanh vùng các lựa chọn ở hiện tại.
Bước 6: Tiếp tục ưu hóa và cải thiện
Chuyển đổi số không phải là đích đến mà là quá trình. Đằng sau mỗi thay đổi, nhà điều hành nên dành thời gian đánh giá lại tính hiệu quả của các thay đổi tại các cấp khác nhau, từ đó rút ra các bài học, đặt nền tảng cho các thay đổi tương lai!
Trong các bước chuyển đổi số trên, đặt mục tiêu và phát triển năng lực nội bộ là 2 bước quan trọng nhất. Chuyển đổi số sẽ chẳng đi đến đâu nếu nhà quản lý không xác định được đích đến, đồng thời mọi thay đổi sẽ chỉ nằm trên giấy nếu thiếu người lãnh đạo và triển khai. Chính vì thế, thay vì bắt đầu với việc so sánh, đánh giá phần mềm, đây mới là 2 bước đầu tiên các lãnh đạo doanh nghiệp cần suy tính trên hành trình 4.0 hóa tổ chức, doanh nghiệp!
Có thể bạn quan tâm:
- Khóa học lãnh đạo trong kỷ nguyên số
- Kinh doanh thời 4.0 nhà quản lý nên học gì?
- Kỹ năng quản trị quan trọng trong kỷ nguyên biến động
Gợi ý chuyển đổi số theo ngành: