Quản trị tinh gọn là gì? Làm thế nào để áp dụng quản trị tinh gọn vào doanh nghiệp đúng cách mà không ‘gồng’? Đâu là những lợi thế khi tinh gọn hóa quản trị? Hãy cùng trường quản lý SOM-AIT đi sâu vào tìm hiểu nhé!
Quản trị tinh gọn là gì?
Định nghĩa
Quản trị tinh gọn (lean management) là phương pháp tối ưu hoạt động doanh nghiệp,
bằng cách tận dụng nguồn lực để hiệu quả công việc tốt nhất trong khoảng chi phí thấp nhất. Mục tiêu của phương pháp này là cắt giảm mọi yếu tố dư thừa như thời gian, tiền bạc, nhân công để tổ chức vận hành gọn nhẹ, khai thác triệt để nguồn lực giúp chất lượng công việc cao nhưng chi phí thấp dẫn đến gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Lịch sử hình thành
Phương pháp quản trị tinh gọn được khởi nguồn bởi tập đoàn sản xuất xe ô tô Toyota. Ở những năm 1950, Toyota chỉ là công ty nhỏ, đang chật vật hậu thế chiến II nên công ty đã phát minh ra phương pháp gọi là sản xuất tinh gọn (lean manufacturing). Theo đó, công ty tạo ra hệ thống vận hành năng suất hơn bằng cách sử dụng tiết kiệm nguyên liệu, cắt giảm các bước thừa và nhân sự làm việc với tập trung làm việc với hiệu suất cao.
Bằng phương pháp này, Toyota đã sản xuất được nhiều hơn, nhanh hơn và quan trọng là rẻ hơn. Từ 1 công ty đi lên từ lụi tàn, Toyota trở thành 1 trong những thương hiệu lớn và gây tiếng vang trên thị trường ô tô toàn cầu.
Phương pháp của Toyota cũng đã ảnh hưởng lên nhiều doanh nghiệp và lĩnh vực khác nhau. Vì thế bắt nguồn từ sản xuất nhưng hiện nay nó được biết đến là quản trị tinh gọn, bao gồm nhiều khía cạnh của doanh nghiệp và có thể áp dụng lên đa lĩnh vực.
2 yếu tố trọng tâm của quản trị tinh gọn
Theo phương pháp quản trị tinh gọn của Toyota thì 2 trụ cột trọng tâm là đề cao giá trị con người và liên tục cải tiến. Con người là trọng tâm phát triển của doanh nghiệp, mỗi nhân sự được quan tâm, trao quyền, tạo điều kiện để tạo phát huy năng lực và hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất. Còn doanh nghiệp thì liên tục cập nhật những cách thức tổ chức, quy trình làm việc hiệu quả hơn nhằm tối ưu chi phí, tối đa kết quả đầu ra.
Quản lý tinh gọn đặt nhà quản lý nhìn nhận doanh nghiệp ở 2 góc độ- nhân sự và cách thức vận hành. Những nhà quản lý phải cân bằng giữa giữ chân nhân sự tài năng và liên tục tối ưu cách làm việc. Nhân sự phải gắn bó, doanh nghiệp phải cập nhật những thì mới tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Vì sản phẩm có thể đạo nhái, nhưng nguồn lực bên trong thì không và đây mới là giá trị vững bền cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Lấy nền tảng là sản xuất nhưng quản trị tinh gọn là nấc thang phát triển cao hơn và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhưng làm sao để doanh nghiệp cân bằng và áp dụng quản trị tinh gọn thành công?
5 nguyên tắc chính trong quản lý tinh gọn
Điều quan trọng khi triển khai quản lý tinh gọn, doanh nghiệp phải xác định được phần việc nào nên giữ, giản lược và phần nào nên loại bỏ hoàn toàn. Dưới đây là 5 nguyên tắc để xác định đúng việc, đúng chức năng để doanh nghiệp có thể vận hành tinh giản mà vẫn hiệu quả:
1. Xác định giá trị doanh nghiệp muốn cung cấp cho khách hàng
Doanh nghiệp cần làm rõ giá trị của sản phẩm/ dịch vụ mang lại so với những gì khách hàng chi trả. Tức là, doanh nghiệp phải xác định nhu cầu hiện tại của khách hàng để tạo ra sản phẩm/dịch vụ có khả năng giải quyết được những nhu cầu này. Mức độ thỏa mãn sẽ dựa trên chi phí khách hàng chi trả, chi phí cao thì sản phẩm phức tạp có khả năng đáp ứng nhu cầu trọn vẹn và chi phí thấp thì ngược lại.
Ví dụ như công ty A xác định sẽ cung cấp sách nấu ăn món Âu cho những người muốn học nấu ăn. Công ty này quyết định mức giá sẽ tương đối cao vì sách của họ thuộc dòng cao cấp, bao gồm đa dạng công thức từ dễ đến khó, hướng dẫn chi tiết, hình ảnh in trên giấy chất lượng cao… Và đây chính là giá trị của công ty A và các yếu tố cụ thể để tạo nên giá trị của họ.
2. Hệ thống công việc theo hệ giá trị đã xác định
Tiếp theo, doanh nghiệp phải liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện để sản phẩm đạt được giá trị như đã xác định. Quá trình hệ thống lại các công việc sẽ giúp doanh nghiệp thấy được công việc cần thiết và các công việc dư thừa, vốn gây lãng phí nhưng không đóng góp cho việc tạo ra giá trị sản phẩm dịch/vụ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ tất cả các phần việc ẩn để đảm bảo khi cắt giảm sẽ không ảnh hưởng đến sản phẩm/dịch vụ cuối cùng.
Nếu như sản phẩm là cuốn sách nấu ăn cao cấp thì bên cạnh biên soạn công thức, chụp ảnh, thiết kế và dàn trang thì việc kiểm tra bản thảo cũng cực kỳ quan trọng. Mặc dù, việc kiểm tra không phải tác nhân chính lên nội dung sách sẽ xuất bản nhưng sẽ tác động đến trải nghiệm người dùng. Vì một cuốn sách có nội dung và hình thức chuẩn chỉnh nhưng còn sót lỗi chính tả sẽ không còn xứng với giá trị đã xác định ban đầu.
3. Thiết kế luồng vận hành công việc
Toàn bộ những đầu việc cần được sắp xếp theo thứ tự rõ ràng, với thời gian và phân bổ nhân sự phù hợp. Khi doanh nghiệp cân đối và bố trí từng phần việc tuần tự sẽ tạo nên luồng vận hành mượt mà, các bộ phận hiểu rõ trách nhiệm của mình và phối hợp nhịp nhàng cùng nhau. Bên cạnh đó, nhà điều hành cũng nắm được toàn bộ quá trình làm việc của tổ chức và dễ dàng nhận ra tắc nghẽn nếu có vấn đề phát sinh.
Chẳng hạn trong quá trình sản xuất sách, phòng biên tập và chỉnh sửa nội dung có 3 tháng làm việc, phòng thiết kế có 3 tháng hoàn tất khâu hình ảnh và nhà sản xuất cần 1 tháng để in, ấn. Như vậy, cứ đúng thời điểm các phòng ban phải hoàn tất và bàn giao cho bộ phận khác để tiến độ dự án được diễn ra đúng theo kế hoạch.
4. Sử dụng nguyên tắc kéo
Doanh nghiệp chỉ nên sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng thay vì “chuẩn bị” trước dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực và dư thừa so với thị trường. Hàng tồn kho chính là hiện tượng điển hình của việc chưa áp dụng quản trị tinh giản đúng cách. Doanh nghiệp cần khảo sát thị trường hoặc thăm dò ý kiến khách hàng về sản phẩm/dịch vụ trước để cung cấp vừa đủ, tránh tồn kho mất thêm chi phí lưu trữ và thanh lý sau này.
5. Liên tục cập nhật để tìm ra phương pháp hoàn hảo nhất
Quản lý tinh gọn là hướng đến việc đổi mới liên tục, nhằm nâng cao tối đa hiệu quả có thể cho doanh nghiệp. Vì thế sau mỗi chu trình hoạt động, thậm chí đang trong quá trình triển khai, các doanh nghiệp cần tìm ra phương án tối ưu nhất trước khi thực hiện và đánh giá lại sau mỗi lần triển khai. Thông qua những đúc kết và việc cập nhật những xu hướng mới giúp doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu suất vừa gia tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Môi trường kinh doanh vận hành liên tục với những biến số ngày càng khó đoán. Vì thế doanh nghiệp không thể giữ trạng thái “tĩnh” với 1 quy trình làm việc duy nhất. Lean management định hướng doanh nghiệp tối ưu liên tục vì dù có tìm được phương pháp vận hành tốt thì vẫn sẽ có phương pháp tốt hơn.
Sau khi áp dụng các nguyên tắc chính trong quản lý tinh gọn thì doanh nghiệp sẽ có được những lợi ích gì?
Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng quản trị tinh gọn
Không vì tự nhiên mà sau khi vận hành tinh gọn Toyota lại tăng trưởng thần kỳ và tạo nên 1 xu hướng quản trị được tận dụng cho đến ngày nay. Bởi vì quản trị tinh gọn mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như là:
- Tối ưu chi phí trong toàn bộ quá trình hoạt động: Lean management giúp quán triệt mọi chi phí không tạo nên giá trị, từ nguyên vật liệu, thời gian đến nguồn nhân lực và những khoản phí khác. Doanh nghiệp không còn phải “gồng mình” chấp nhận những khoản chi không cần thiết mà vẫn có được mức lợi nhuận ngang bằng.
- Tập trung vào các công việc cốt lõi: Những phần công việc mang tính hình thức được loại bỏ để doanh nghiệp tập trung cao độ cho những công việc quan trọng nhất. Những bánh răng chính trong quy trình hoạt động với công lực cao nhất mà không bị phân tán thế nên từng bộ phận đều tối ưu được kết quả đầu ra.
- Hệ thống vận hành nhịp nhàng: Khi cấu trúc doanh nghiệp được đơn giản hóa, các bộ phận có thể hợp tác sâu sát và phối hợp ăn ý hơn. Quá nhiều phòng ban không cần thiết sẽ khiến quy trình làm việc phức tạp và tổ chức dễ bị chia cắt. Thế nên, quản trị tinh gọn loại bỏ những tác nhân cồng kềnh, kết nối các bộ phận chặt chẽ để cùng nhau đưa doanh nghiệp phát triển nhanh chóng, vững bền hơn.
- Kiểm soát chất lượng đầu ra: Một doanh nghiệp tinh gọn giúp những nhà điều hành dễ quản lý tình hình hoạt động và chất lượng đầu ra được đồng đều, đúng tiến độ. Dù là vấn đề lớn hay chỉ 1 nhân sự trì trệ cũng sẽ nhanh chóng được phát hiện vì tất cả các khâu hoạt động rất sâu sát với nhau. Vì thế các cấp quản lý có thể nhanh chóng khắc phục và điều phối doanh nghiệp quay lại đúng quy trình.
Mới đây, xu hướng quản trị tinh gọn một lần nữa được khơi dậy khi hàng loạt các công ty lớn như Amazon, Shopee, Meta (Facebook) sa thải nhân sự để trở về với mô hình “gọn nhẹ” hơn. Điều này đã minh chứng rằng phương pháp quản trị tinh gọn là vượt thời gian, dù cho có nhiều thay đổi nhưng sau hơn 70 năm thành công của Toyota nó vẫn đủ sức làm kim chỉ Nam cho nhiều doanh nghiệp ở thời đại này.
Có thể bạn quan tâm:
