Ma trận RACI là gì? Mô hình RACI được ứng dụng như thế nào trong quản lý dự án? Hãy cùng trường quản lý SOM-AIT tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI, biểu đồ RACI hay ma trận trách nhiệm là cách thức quản lý dự án bằng việc phân bổ từng đầu việc, cột mốc và các quyết định trong mỗi dự án cho nhân sự cụ thể. Từ đó, cả quản lý dự án và các thành viên có thể nắm được từng đầu việc thuộc trách nhiệm của mình và biết được trách nhiệm của các bên liên quan để phối hợp cùng nhau và hoàn thành công việc một cách tối ưu.
Ma trận trách nhiệm gồm 4 thành phần là Responsible, Accountable, Consulted và Informed. Các thành phần này đại diện cho các vai trò chính của bất kỳ của dự án, cụ thể như sau:
Responsible- Nhân sự chịu trách nhiệm thực thi: Là những thành viên tham gia trực tiếp vào việc triển khai dự án. Mỗi nhân sự thuộc nhóm này sẽ đảm nhiệm công việc cụ thể hoặc họ sẽ đảm nhiệm 1 nhóm việc và chia nhỏ ra, phân bổ xuống cho những nhân sự thấp cấp hơn để cùng hoàn thành.
Accountable- Nhân sự giám sát thực thi: không tham gia thực thi trực tiếp, nhưng những nhân sự này sẽ là người phê duyệt kết quả cuối cùng và đảm bảo tất cả thành viên phải hiểu rõ phạm vi công việc, thời hạn và yêu cầu để thực hiện chính xác. Có thể hiểu, nhóm Accountable là quản lý dự án và họ sẽ phân công công việc, kiểm soát các nhân sự ở nhóm thực thi nhằm hoàn thành dự án đúng kế hoạch.
Consulted- Cố vấn chuyên môn: là những người đưa ra lời khuyên, hướng dẫn chuyên môn hoặc góp ý kết quả để điều chỉnh trước khi bàn giao cho khách hàng. Nhóm cố vấn sẽ không tham gia trực tiếp vào dự án một cách xuyên suốt nhưng họ vẫn có ảnh hưởng nhất định đến việc tìm ra định hướng và hỗ trợ chuyên môn để hoàn thiện kết quả đầu ra.Tùy vào tính chất dự án mà có thể có một hoặc nhiều cố vấn ở nhiểu mảng khác nhau tham gia.
Informed- Người cập nhật dự án: Nhóm informed sẽ không tham gia trực tiếp mà cũng không đưa ra lời khuyên hay quyết định như mà nhóm này sẽ theo dõi để nắm được tiến độ thực tế. Thông thường những người ở nhóm này là khách hàng hoặc những nhân viên chịu trách nhiệm cập nhập tình hình dự án với khách hàng, các bên liên quan khác để cùng nhau nắm được thực trạng dự án.
Việc phân vai trò cụ thể từ sự vụ cho đến tư vấn sẽ khiến công việc được phân lường, bố trí khoa học, cùng một lúc các thành viên có thể vừa tập trung vào hoàn thành trách nhiệm cá nhân và nắm được tiến độ chung của dự án. Nhưng làm sao để nhà quản lý có thể áp dụng RACI vào thực tế khi mà mỗi dự án có những đặc thù riêng?
Quy trình thực hiện và ứng dụng mô hình RACI vào quản lý dự án
Mô hình RACI được đánh giá là dễ áp dụng cho nhiều dự án với tính chất khác nhau vì đã có sẵn những khung mẫu hay phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên, để mô hình trách nhiệm phát huy hiệu quả trong quản lý dự án thì không những phải hiểu rõ vai trò của 4 nhóm công việc chính mà cần phải bám sát quy trình triển khai. Cụ thể hơn:
Bước 1- Xác định vai trò và trách nhiệm của các nhân sự. Trước tiên hết, dự án cần xác định rõ tất cả nhân sự thuộc 4 vai trò của mô hình RACI, bao gồm nhân sự trực tiếp thực thi cho đến nhân sự đại diện theo dõi dự án ở phía khách hàng. Như vậy, tất cả các bên liên quan sẽ có được cái nhìn tổng quan về mặt nhân sự của dự án và có thể bắt đầu cùng nhau hội ý cho các bước tiếp theo của dự án.
Bước 2- Thống kê danh sách công việc, yêu cầu và các cột mốc thời gian. Bước tiếp theo để ứng dụng RACI thành công đó là liệt kê ra toàn bộ đầu cần thực hiện cho cả dự án. Khi tất cả các yếu tố như số lượng đầu việc, thời hạn, các cột mốc quan trọng hay yêu cầu cho từng đầu việc được làm rõ sẽ khiến cho bức tranh tổng thể của dự án rõ nét và hạn chế được những thiếu sót phát sinh bất ngờ trong lúc thực hiện dự án.
Bước 3- Phân bổ công việc cho từng nhân sự theo biểu đồ RACI. Từng đầu việc sẽ được bàn giao cho nhân sự cụ thể và được thể hiện cụ thể trên khung quản lý dự án thuộc mô hình RACI . Bước này giống như sắp xếp các quân cờ cụ thể lên các vị trí của bàn cờ công việc.
Các đầu việc con đã có đích xác nhân sự nào phụ trách, thời hạn cần hoàn thành và những yêu cầu công việc để họ có thể sớm bắt tay vào việc.
Bước 4- Triển khai biểu đồ RACI trong nội bộ. Sau khi hoàn thiện việc sắp xếp trách nhiệm công việc, quản lý dự án cần phổ biến đến toàn bộ nhân sự. Khi này, tất cả nhân sự cùng nhau ngồi xuống để góp ý về những điểm chưa hợp lý như khối lượng công việc, thời hạn… để đảm bảo tất cả các yếu tố đều khả thi, tránh những dự án khác chồng chéo mà ảnh hưởng đến dự án này.
Bước 5- Thống nhất biểu đồ với các bên liên quan. Sau khi đã thống nhất trong nội bộ thì khung quản lý công việc cần được gửi đến các bên liên quan khác để được phê duyệt cuối cùng. Việc thống nhất từ nội bộ đến các bên liên quan sẽ khiến quá trình thực thi dự án về sau được minh bạch, dễ theo dõi và các bên cũng dễ dàng trao đổi với nhau hơn.
Nhiều doanh nghiệp cũng quản lý dự án bằng cách phân công nhân sự nhưng không đạt được kết quả như kỳ vọng vì không thực hiện theo quy trình khiến các vấn đề vốn có thể dự phòng lại phát sinh và giảm tính hiệu quả của dự án.Có thể thấy, mô hình RACI tuy dễ áp dụng nhưng cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và áp dụng đúng theo tiến trình để phát huy hết khả năng của mô hình này.
Những lưu ý khi áp dụng mô hình RACI
Ma trận RACI có những nguyên lý vận hành riêng. Để đảm bảo không ảnh hưởng các nguyên tắc này và kết quả cuối cùng được tối ưu, khi ứng dụng nhà quản lý, điều hành nên lưu ý 5 trọng điểm dưới đây:
- Chỉ duy nhất một nhân sự thuộc nhóm Accountable cho mỗi đầu việc. Như đã đề cập, nhân sự các nhóm thực thi có thể nhiều nhưng nhân sự phê duyệt chỉ cần 1 vì như vậy vừa tối ưu nhân sự vừa khiến việc phê duyệt được tổng hợp lại ở một đầu mối duy nhất.
- Mỗi nhân sự chỉ thuộc 1 nhóm vai trò duy nhất. Mô hình RACI đã chia các vai trò chính ra làm 4 nhóm cụ thể vì thế việc “kiêm nhiệm” trong mô hình RACI sẽ khiến mọi thứ trở nên rối rắm và giảm hiệu quả.
- Nhân sự nhóm accountable nên có quyền hỗ trợ nhóm Responsible. Mặc dù, mô hình RACI cho rằng không nên kiêm nhiệm nhưng nhóm giám sát vẫn nên hỗ trợ trong các trường hợp cấp bách.
- Ưu tiên trao đổi với cố vấn cho định hướng đầu vào và cả kết quả mẫu thử. Việc có được sự hỗ trợ chuyên môn từ nhóm consults chính là cơ hội khiến kết quả cuối cùng là phiên bản tốt nhất có thể của cả nhóm.
- Đảm bảo tất cả các bên nắm được thực trạng dự án, kể cả là nhân sự cấp thấp nhất cũng cần được cập nhật dự án. Vì khi tất cả các nhân sự đều thấu hiểu tình hình dự án sẽ dễ dàng phối hợp với nhau, cùng nhau thích ứng nhanh chóng cho những thay đổi thực tế.
Lợi ích của ma trận RACI
Quản lý dự án hiệu quả luôn là một bài toán khó và ma trận trách nhiệm chính là một công thức phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong bài toán này. Không những vì RACI dễ hiểu, cách áp dụng đơn giản mà nó còn mang lại nhiều lợi ích khác:
- Chuẩn bị kế hoạch tổ chức, vận hành rõ ràng: Lợi ích lớn nhất của ma trận RACI đó là trình bày chi tiết, rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên tham gia. Như vậy từ lúc khởi động cho đến kết thúc, từng thành viên có thể nắm rõ mình cần làm gì, ở giai đoạn nào.
- Tạo nên một tập thể phối hợp nhịp nhàng: khi ứng dụng mô hình RACI, các thành viên của dự án không những có thể dễ dàng làm việc độc lập mà còn có thể nhanh chóng tìm đến nhân sự đảm nhiệm các công việc quan để trao đổi. Phối hợp với đúng người đúng thời điểm giúp tiết kiệm thời gian, kết quả công việc tốt hơn.
- Làm rõ được mong đợi của các bên liên quan ngay từ đầu: việc thống nhất về tất cả thông tin của dự án như yêu cầu công việc, thời gian… khiến tất cả các bên được thông suốt ý kiến của nhau. Cả nhóm thực thi sẽ biết được mong đợi của khách hàng, nhóm consult biết được phong cách làm việc của accountable để đưa ra lời khuyên phù hợp.
- Hạn chế lãng phí nguồn lực: Ma trận RACI không giúp cắt giảm thời gian trong quá trình trao đổi giữa các bên mà việc dễ dàng theo dõi thực trạng công việc cũng giúp dự án cắt giảm cả nguồn lực vô hình lẫn hữu hình. Các thành viên không cần đầu tư quá nhiều cho những công việc không cần thiết, thay vào đó chỉ cần tập trung các nhóm công việc có tác động đến hiệu quả cuối cùng nhằm tối ưu chi phí của tổ chức.
Như vậy, việc phân bổ vai trò theo nguyên tắc của mô hình RACI không những giúp từng nhân sư hoạt động độc lập hiệu quả mà còn phối hợp cùng nhau nhịp nhàng. Từ quá trình làm việc tối ưu được nguồn lực, ma trận trách nhiệm khiến việc quản lý dự án cùng lúc đạt được hiệu quả tốt và cắt giảm được những lãng phí không cần thiết.
Một vài mô hình trong lãnh đạo, quản trị có thể bạn quan tâm: