TQM là một trong những triết lý quản trị được nhiều nhà lãnh đạo theo đuổi, nhằm đáp ứng chính xác kỳ vọng khách hàng, gia tăng lòng trung thành, giảm thiểu rủi ro, nâng cao chất lượng sản phẩm… Để đạt được những kết quả tuyệt vời trên, trước hết doanh nghiệp cần tìm hiểu TQM là gì, cũng như cách ứng dụng Quản trị chất lượng toàn diện cho tổ chức của mình, thông qua bài viết dưới đây.
Quản lý chất lượng toàn diện TQM là gì?
TQM là viết tắt của cụm Total Quality Management, tạm dịch Quản lý chất lượng toàn diện. Đây là một phương pháp quản lý thuộc Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO – quản lý định hướng chất lượng.
Doanh nghiệp triển khai TQM sẽ tập trung cải tiến mọi khía cạnh liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và của cả thương hiệu. Đặc biệt, Quản trị chất lượng yêu cầu sự tham gia của toàn bộ tổ chức và lấy khách hàng làm trọng tâm. Dù thuộc phòng ban hay cấp nhân viên nào, mọi người đều có trách nhiệm tham gia nâng cao chất lượng, tiến tới mục tiêu thỏa mãn nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
Nguyên tắc thực hiện của Total Quality Management là gì?
Có 6 nguyên tắc trong quá trình ứng dụng và thực hiện TQM:
- Tập trung vào khách hàng:
Như đã đề cập phía trên, đối tượng mà TQM tập trung chủ yếu là khách hàng, các ý kiến của họ sẽ được doanh nghiệp ưu tiên lắng nghe. Sự thành công của việc ứng dụng TQM sẽ phụ thuộc vào sự hài lòng của khách hàng.
- Ra quyết định trên cơ sở dữ liệu:
Thông tin thực tế và dữ liệu rõ ràng sẽ là cơ sở quyết định trong Quản trị chất lượng toàn diện, nhằm đảm bảo các nhà điều hành chỉ đạo nhanh chóng và chính xác.
- Định hướng quy trình:
Các doanh nghiệp muốn triển TQM cần thiết kế quy trình với từng bước được tinh chỉnh phù hợp, loại bỏ những bước không cần thiết. Điều này sẽ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng năng suất hiệu quả, từ đó đẩy nhanh quy trình cải tiến chất lượng.
- Sửa lỗi và cải tiến không ngừng:
Bên cạnh định hướng quy trình, việc giám sát thường xuyên và sửa lỗi kịp thời, cũng góp phần thúc đẩy hoạt động cải tiến nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Toàn bộ nhân viên tham gia:
Doanh nghiệp cần đảm bảo toàn bộ nhân viên liên quan đều tham gia quá trình, và tất cả cùng hướng đến một mục tiêu chung là cải tiến chất lượng.
- Khuyến khích giao tiếp:
TQM khuyến khích giao tiếp giữa các bộ phận, cũng như kết nối với khách hàng. Đây được xem là nguyên tắc cốt lõi đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng hướng. Một môi trường cởi mở, thoải mái chia sẻ sẽ giúp lãnh đạo nắm bắt vấn đề, nhu cầu và đề ra giải pháp phù hợp.
Lợi ích của quản lý chất lượng toàn diện TQM là gì?
1. Đáp ứng nhu cầu và gia tăng sự hài lòng của khách hàng
Lợi ích rõ ràng nhất mà Quản trị chất lượng toàn diện đem lại cho doanh nghiệp là khả năng thấu hiểu khách hàng, nắm rõ họ cần gì, muốn gì. Từ đó lãnh đạo có phương hướng đề ra giải pháp phù hợp, gia tăng sự hài lòng của khách hàng và mức độ trung thành với thương hiệu.
2. Giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí
TQM giúp tổ chức kiểm soát chặt chẽ quy trình, sửa lỗi kịp thời và không ngừng cải tiến chất lượng. Nhờ thế mà doanh nghiệp lược bỏ dễ dàng các bước và nguồn lực không cần thiết, tránh lãng phí tối đa hiệu quả.
3. Tăng năng suất lao động
Nhờ đặc điểm cải tiến liên tục của mô hình TQM, nhân viên sẽ rèn luyện và hình thành thói quen phát triển bản thân. Năng suất lao động toàn công ty cũng thuận thế mà tăng theo, góp phần nâng cao sự uy tín thương hiệu.
4. Xây dựng môi trường làm việc tích cực
Với nguyên tắc quyết định dựa trên thực tế và quy trình có tính hệ thống, nhân viên sẽ cảm nhận được tinh thần chuyên nghiệp, minh bạch và rõ ràng của tổ chức. Từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc của mỗi nhân sự, xây dựng thành công môi trường công sở tích cực.
Quy trình áp dụng quản trị chất lượng toàn diện trong doanh nghiệp
Có 10 bước trong quy trình triển khai TQM mà doanh nghiệp cần thực hiện:
Bước 1: Tiếp cận
Trước hết, các nhà lãnh đạo cần tiếp cận những thông tin về TQM để đảm bảo hiểu chính xác, và xác định đây có phải là mô hình cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp. Bao gồm khái niệm, nguyên tắc, vai trò và cách ứng dụng TQM.
Sau đó, các nhà quản lý cần thiết kế và cam kết mục tiêu khi chọn mô hình Quản trị chất lượng toàn diện. Các cam kết có thể về chất lượng của các chương trình, kế hoạch hoạt động, chiến lược, chính sách của từng cấp quản lý và toàn thể nhân viên.
Bước 2: Nhân sự
Sau khi chốt lựa chọn TQM, tổ chức bắt đầu vào công tác chuẩn bị nhân sự. Nếu được, lãnh đạo nên xây dựng riêng một nhóm chuyên triển khai TQM, phân rõ trách nhiệm và đào tạo những kiến thức, kỹ năng liên quan cho nhân sự phụ trách TQM.
Bước 3: Xây dựng chương trình Quản lý chất lượng toàn diện
Để dễ dàng theo dõi hiệu quả TQM trong doanh nghiệp, một kế hoạch chi tiết là điều bắt buộc. Công ty cần hoạch định rõ ràng các bước, nguồn lực, nhiệm vụ cho từng người.
Bước 4: Phát động kế hoạch thực hiện TQM
Truyền thông là bước quan trọng khi doanh nghiệp ứng dụng điều gì đó mới vào tổ chức của mình. Để đảm bảo toàn bộ nhân sự đều hiểu mức độ cần thiết và đồng lòng quyết tâm, lãnh đạo cần tuyên truyền rộng rãi nội dung kế hoạch TQM một cách cởi mở và tích cực.
Bước 5: Đánh giá chất lượng
Để hoàn chỉnh kế hoạch TQM, doanh nghiệp cần nhìn lại tổ chức của mình, đánh giá các chi phí và xác định vấn đề cần giải quyết.
Bước 6: Hoạch định chất lượng
Nhóm TQM cần lên chi tiết về mục tiêu, chính sách, chiến lược ứng dụng TQM. Lưu ý kế hoạch cần có tính toàn diện, phù hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 7: Thiết kế chất lượng
Để TQM diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất, quy trình kiểm soát… sao cho đáp ứng chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Bước 8: Tái cấu trúc hệ thống
Không nhất thiết phải xây mới, doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống hiện có, tinh chỉnh và thay đổi một phần cơ cấu tổ chức, sao cho phù hợp với mô hình TQM. Ví dụ như cơ chế mỏng, hoặc quản lý chức năng chéo.
Bước 9: Xây dựng hệ thống chất lượng
Cứ theo đó, doanh nghiệp từng bước xây dựng, duy trì văn hóa TQM và hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng.
Bước 10: Phát triển hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM
Đây là bước yêu cầu tính đồng lòng của toàn công ty. Để theo dõi, phát hiện kịp thời vấn đề, đảm bảo đúng hướng… doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp lên toàn bộ các hoạt động của công ty, từ đó nhanh chóng thúc đẩy quá trình cải tiến.
Bước 11: Duy trì và cải tiến
Khi đã phát triển đúng hướng, lãnh đạo chỉ cần tiếp tục duy trì, theo dõi và tinh chỉnh khi cần thiết. Tổ chức cần lựa chọn những bước, phương pháp, nhân lực, công cụ giúp tăng năng suất chất lượng thích hợp.
Dưới đây là một vài mô hình cơ bản giúp cấp quản lý nhập môn quản trị theo hướng chuyên nghiệp, bài bản hơn. Cùng SOM tham khảo và cập nhập nhé!