Dịch covid-19 cùng với những tác nhân khác khiến hoạt động kinh doanh liên tục phải đối mặt với nhiều biến số khác nhau. Những yếu tố nào giúp hoạt động quản lý sự thay đổi trong tổ chức hiệu quả hơn? Nhà lãnh đạo cần làm gì để quản lý sự thay đổi trong tổ chức vừa nhanh chóng, liền mạch vừa tiết chế rủi ro? Hãy cùng trường quản lý SOM tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Lợi ích của quản lý sự thay đổi trong tổ chức
Trong kỷ nguyên biến đổi như hiện nay thay đổi là tất yếu. Quản lý sự thay đổi với kế hoạch rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp vững vàng tăng trưởng theo đúng lộ trình đặt ra mà còn linh hoạt ứng biến, giảm bớt những ách tắc có thể lường trước xuyên suốt quá trình cải cách.
Vậy cụ thể hơn, kỹ năng quản trị thay đổi sẽ mang đến những lợi điểm gì cho doanh nghiệp, nhà quản lý?
1. Lợi ích nổi bật nhất của quản trị thay đổi là hạ thấp rủi ro và gián đoạn trong tổ chức. Sớm hoạch định được phương án ứng phó trong từng trường hợp sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quá trình triển khai và tiết chế ảnh hưởng từ các lực cản thường gặp. Từ đó giúp quá trình thay đổi diễn ra nhanh chóng, liền mạch thay vì ‘cải cách đến đâu, tắc lại đến đó’ do thiếu cái nhìn tổng thể.
2. Quản lý sự thay đổi giúp tổ chức luôn ở thế chủ động, sẵn sàng cho mọi tình huống. Bởi lẽ quản lý thay đổi là phải tiến hành trước khi thay đổi xảy ra. Sự chuẩn bị này sẽ giúp cả tổ chức luôn ở tâm thế sẵn sàng, chủ động thích nghi chứ không phải là loay hoay thích nghi và chấp nhận những giải pháp trung bình, thậm chí là bị loại trừ.
3. Giảm lực cản nội bộ, trên dưới đồng lòng dưới một định hướng. Lực cản lớn nhất của các kế hoạch cải cách thường đến từ nội bộ bên trong. Đó có thể là tâm lý e ngại trước sự thay đổi như sự thiếu hụt về năng lực (công nghệ, ngoại ngữ…), sợ bị thay thế hay sợ bị giám sát. Việc đả thông tư tưởng, truyền đạt định hướng mới và tạo ra sự đồng thuận ngay trước khi các cải cách diễn ra chính là khởi đầu cho bước chuyển mình của tổ chức.
4. Tránh lãng phí ngân sách hay phát sinh chi phí. Chẳng hạn như ứng dụng phần mềm vào ‘chuyển đổi số doanh nghiệp’, việc lường trước các rủi ro, ảnh hưởng về mặt tổng thể trước khi triển khai sẽ tránh được tình trạng ‘mua rồi để đó’, hoặc không dùng được, phải mua phần mềm mới, gây tổn hại về tài sản và uy tín của nhà quản lý. Đồng thời với khoản ngân sách tiết kiệm được, nhà quản lý cũng có thể ‘đầu tư’ cho các hoạt động hữu ích hơn!
Quản lý sự thay đổi là phạm trù công việc của doanh nghiệp nhưng cần sự đồng lòng của cả tập thể nhân sự. Vì, nếu như nhà lãnh đạo có năng lực và giàu kinh nghiệm nhưng tổ chức không được chuẩn bị thì vẫn có thể đối mặt với rủi ro. Tuy nhiên, khi đã vượt qua những trắc trở trong việc ‘đổi mới vận hành’, đây chính là bước đà cho doanh nghiệp phát triển vững chắc trước những biến chuyển tiếp theo trên thương trường.
Toàn cảnh về quản lý sự thay đổi trong tổ chức (change management)
Vậy thì hiểu sao cho đúng về quản trị thay đổi để sớm có sự chuẩn bị tốt nhất? làm sao để doanh nghiệp không bị bỏ lại phía sau mà còn dẫn đầu ngọn sóng thay đổi?
Quản lý sự thay đổi (change management- CM) là những cách thức ứng phó với những thay đổi xảy ra bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Quản lý sự thay đổi được thực hiện theo một quy trình tuần tự nhằm giúp các doanh nghiệp vượt qua những làn sóng thay đổi, vững vàng hơn trước “sự thanh lọc của thị trường” và tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Tùy vào thực trạng của doanh nghiệp mà quy trình quản lý sự thay đổi được xây dựng và triển khai có phần khác nhau. Nhưng nhìn chung quy quản lý sự thay đổi cần đảm bảo được các bước chính sau:
- Xác định mục tiêu thay đổi: xác định rõ mức độ cần thiết và những điều cần làm để thay đổi ngay từ ban đầu để giúp cả quá trình thay đổi không đi lệch định hướng. Mỗi sự thay đổi đều sẽ ảnh hưởng liên đới đến nhau do đó khi có đánh giá được mức độ cần thiết sẽ giúp thay đổi đúng lúc, đúng việc và ít tác động đến các hoạt động khác đặc biệt là hoạt động kinh doanh.
- Phân quyền lãnh đạo trong các hoạt động thay đổi: dựa trên mục tiêu đã xác định, các cấp quản lý nên trao quyền cho những cá nhân phù hợp đảm đương định hướng trong thay đổi đó. Việc phân bổ nhân sự và trao quyền quyết định sẽ giúp quy trình quản lý thay đổi được tối ưu thời gian và nguồn nhân lực giới hạn trong tổ chức.
- Chuẩn bị cho tổ chức sẵn sàng với thay đổi: phải đảm bảo cả tổ chức sẵn sàng mới thay đổi. Mặc cho mục tiêu rõ ràng hay có phân quyền đúng người thì thay đổi cũng không thành công nếu thiếu sự đồng lòng của tổ chức. Do đó, không những hướng dẫn mà cần đảm bảo tất cả nhân sự hiểu rõ mức độ cần thiết của thay đổi, cách thức và kết quả kỳ vọng để tạo động lực cho tất cả nhân sự cùng hỗ trợ nhau.
- Triển khai dưới sự kiểm soát chặt chẽ và tối ưu liên tục: bản thân sự thay đổi luôn tiềm ẩn khả năng thay đổi cho nên các phòng, ban quản lý cần làm rõ được những tác động, phương án thay thế, dự đoán từng tác động này dù là nhỏ nhất. Trong quá trình triển khai cần liên tục ghi nhận, kiểm soát các hoạt động và các bên liên quan để ứng biến kịp thời với các phương án dự trù.
Những kỹ năng then chốt giúp hoàn thiện vai trò của người lãnh đạo trong quản lý sự thay đổi
Bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ gặp những phản ứng hoặc trục trặc trong quá trình thích nghi ban đầu. Để giải quyết bài toán thay đổi, đưa tổ chức vào luồng vận hành mới của thích nghi thì “người đứng mũi chịu sào” sẽ cần cứng về da dạng chuyên môn để dự phòng mọi trường hợp và cả kỹ năng tạo động lực, điều hướng tổ chức.
Mỗi phong cách lãnh đạo sẽ dẫn đến một lời giải riêng nhưng các nhà lãnh đạo vẫn có cần đáp ứng những yếu tố trọng tâm nhất định. Vậy đâu là những kỹ năng chủ chốt để ‘hiệu chỉnh’ của tổ chức theo hướng vững mạnh?
1. Xây dựng “công thức riêng” để quản lý sự thay đổi: các dạng thay đổi có thể khác nhau nhưng bản chất các vấn để sẽ có nguyên lý vận hành như nhau. Nhà quản trị có thể dựa trên những nguyên lý này để xây dựng sẵn khung quy trình quản lý sự thay đổi. Mô hình này giống như một công thức có sẵn để tổ chức luôn trong tâm thế sẵn sàng, tùy biến số thực tế mà tìm ra kết quả dễ dàng hơn.
2. Kỹ năng truyền đạt thông tin: khi công thức đã có thì nhà lãnh đạo cần đảm bảo từng nhân sự hiểu rõ cách áp dụng công thức này, nguyên lý chính của nó. Tư duy của những nhà điều hành sẽ mang tầm vóc lớn nhưng tất nhiên cần sự đồng lòng của cả tổ chức. Do đó, khi các nhân sự hiểu thấu đáo vấn đề, nguyên nhân, cách làm đến triển vọng thì sẽ tăng hiệu suất, sự đồng thuận hợp tác trong tổ chức thay vì những phản ứng trái chiều.
3. Kỹ năng tạo động lực: cấp quản lý không những cần từng thành viên hiểu được sự thay đổi mà còn phải kết nối họ phối hợp trong từng bước cụ thể, từ lập kế hoạch đến thực thi. Mặc dù, quản trị con người là 1 khía cạnh không hề đơn giản nhưng nếu nhà lãnh đạo có được kỹ năng gắn kết khiến họ đồng lòng và hỗ trợ nhau thì việc ứng phó với những thay đổi sẽ không còn nhiều rào cản.
Trong kỷ nguyên biến động, bất cứ tổ chức nào cũng phải chấp nhận luật chơi mới “thích nghi hoặc lạc hậu”. Các nhà lãnh đạo để làm tròn vai lãnh đạo thì thạo chuyên môn, giàu kinh nghiệm cũng chỉ còn là điều kiện cần, điều kiện đủ đó là năng lực linh hoạt thích nghi, giữ vững thế chủ động trong mọi trường hợp.
Để dẫn dắt doanh nghiệp của mình vượt những làn sóng thay đổi thành công và phát triển hơn trong tương lai, hãy cùng SOM tham khảo thêm các chủ điểm sau đây nhé!