Mỗi ngành nghề, quy mô tổ chức sẽ có các bước quản lý dự án đặc thù, nhưng nhìn chung sẽ sắp xếp theo quy trình cụ thể sau đây. 5 giai đoạn này sẽ dẫn dắt doanh nghiệp thực hiện đúng trình tự, đảm bảo tiến độ và cam kết hiệu quả. Trong bài, SOM còn gợi ý các công cụ hỗ trợ giúp quản trị dự án tối ưu hơn trong thời đại số.
Đâu là những kỹ năng quản lý dự án cần có để đảm bảo công việc bám sát kế hoạch?
Quản lý dự án là quá trình xác định dự án, lên kế hoạch, thực thi, giám sát và kết thúc. Người đảm nhiệm công việc này đòi hỏi khả năng phân nguồn, tư duy phối hợp và phản ứng nhạy bén để đảm bảo chất lượng dự án trong mọi giai đoạn.
Quản trị dự án tổng hợp các kỹ năng:
- Quản lý thời gian: thiết lập dòng thời gian tối ưu, phù hợp cho từng đầu việc, đảm bảo luôn đúng tiến độ.
- Quản lý ngân sách: cân bằng tỉ lệ thu chi, gia tăng lợi nhuận.
- Quản lý đội nhóm: phân chia nguồn lực thông minh, tạo điều kiện làm việc thuận lợi, thúc tiến hiệu suất.
- Quản lý rủi ro: dự đoán vấn đề và đề xuất giải pháp để xử lý, tránh để ảnh hưởng tiến độ và chất lượng dự án.
- Quản lý kỳ vọng: thiết lập mục tiêu thích hợp, trình bày kịp thời khó khăn nếu có, để tất cả các bên hiểu rõ tỉ lệ thành công.
Tuy nhiên trong quản lý dự án, chỉ kỹ năng tốt đôi khi chưa đủ, mà song song với đó cần sự hỗ trợ của một quy trình chuẩn chỉnh cùng các công cụ hỗ trợ giúp tinh giản tác vụ cần thiết!
Quy trình các bước quản lý dự án chuyên nghiệp
Để từng bước luyện tập và cải thiện kỹ năng quản lý dự án, các lãnh đạo có thể bắt đầu quản trị theo quy trình đã được tối ưu dưới đây. Chúng sẽ giúp nhà điều hành nắm rõ các bước cần thiết, đầu việc quan trọng và hướng đi thuận lợi nhất khi quản lý một dự án cơ bản.
Bước 1: Khởi tạo dự án
Mọi dự án đều bắt đầu từ bước khởi động. Giai đoạn này sẽ giúp đội nhóm phụ trách nắm rõ điều lệ dự án, thể loại và các đầu việc, bao gồm 2 hoạt động chính:
- Tuyên bố dự án:
Có thể xây dựng bằng văn bản, như một tài liệu cho phép dự án tồn tại và đi vào hoạt động. Nội dung tuyên bố cần thể hiện mục tiêu, nguồn lực, các yếu tố tác động, kết quẩ kỳ vọng, thời hạn, lợi ích, rủi ro…
- Xác định các bên liên quan:
Trình bày vai trò và trách nhiệm của từng nhân sự. Sau đó phân bổ nguồn lực và thu thập thông tin của người đảm nhiệm.
Bước 2: Lập kế hoạch
Sau khi nắm rõ dự án cần thực hiện, đội nhóm sẽ lên kế hoạch để xác định đầu việc và hướng đi cho từng giai đoạn. Trong đó kế hoạch cần đáp ứng 5 tiêu chí CLEAR để đảm bảo chất lượng:
- C – Collaborative: kế hoạch có tính kết nối, các nhân sự dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau và cùng nhau đạt kết quả cao nhất.
- L – Limited: giới hạn phạm vi công việc rõ ràng và mục tiêu cần đáp ứng, giúp đội nhóm không lạc lối, thực hiện đúng trọng tâm.
- E – Emotional: không ngừng kích thích cảm hứng để nhân sự tự nguyện cống hiến, sẵn sàng nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ.
- A – Appreciable: phân chia thành các mục tiêu nhỏ để dễ dàng thực hiện và kiểm soát.
- R – Refinable: dễ dàng điều chỉnh để thích ứng linh hoạt với các trường hợp bất ngờ.
Bước 3: Thực thi dự án
Khi các công việc đã được liệt kê và phân bổ rõ ràng, nhân sự bắt tay vào triển khai dự án. Đôi khi, kế hoạch và thực tế sẽ có sự khác biệt, nên đội nhóm có quyền tinh chỉnh trong suốt giai đoạn thực thi. Tuy nhiên, họ cần đảm bảo sự thống nhất từ các bên liên quan, tránh ảnh hưởng chất lượng và tiến độ dự án.
Ngoài làm theo kế hoạch đã đề ra, nhân sự dự án cần cập nhật liên tục kết quả cho cấp lãnh đạo tiện theo dõi, cũng như báo cáo kịp thời vấn đề nếu có để toàn đội nhanh chóng nắm tin và xử lý.
Bước 4: Kiểm tra & giám sát dự án
Trong suốt quá trình triển khai dự án, nhà quản lý cần theo dõi liên tục, so sánh giữa kế hoạch và thực tế. Từ đó, họ sẽ dễ dàng phát hiện điểm bất hợp lý hoặc vấn đề có thể gây hại cho dự án. Lúc này, lãnh đạo cần ra quyết định trong việc thay đổi kế hoạch, hoặc chốt giải pháp để nhanh chóng đưa dự án vào guồng trở lại.
Do đó, sự thành công của dự án ngoài đội nhóm phụ trách còn phụ thuộc vào quyết định được đưa ra của quản lý. Chúng cần đảm bảo tốc độ, sự phù hợp và đương nhiên độ hiệu quả.
>> Tham khảo: Bí quyết ra quyết định hiệu quả trong lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp
Bước 5: Kết thúc dự án
Bước cuối cùng chính là hoàn thiện công việc và đóng dự án. Bước này có thể liên quan nhiều đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự liên quan, thủ tục kết thúc dự án…
Một số đầu việc quan trọng cần hoàn thành trước khi kết thúc hoàn toàn:
- Đánh giá kết quả dựa trên mục tiêu đã đề ra.
- Phân tích năng lực và hiệu quả của từng nhân sự, đề xuất giải pháp phối hợp tốt hơn.
- Rút ra các bài học thành công và thất bại.
- Quyết toán ngân sách.
Dù tuân thủ quy trình tối ưu, nhưng không phải lúc nào các lãnh đạo cũng có thể dễ dàng quản lý hàng chục dự án, tham gia trực tiếp mọi đầu việc, khiến dự án chồng chéo, khó kiểm soát. Lúc này, họ cần một công cụ hỗ trợ đắc lực – một ‘vị cứu tinh’ để được ‘rảnh tay’, dành thời gian tư duy tối ưu hiệu quả.
5 công cụ quản lý dự án tốt nhất hiện nay
Từ lập kế hoạch, phân việc, hợp tác đến theo dõi, đánh giá dự án và nhân viên đều tinh gọn trong top 5 phần mềm sau:
Ứng dụng miễn phí:
- Google Calendar: tối ưu trong việc sắp xếp thời gian, công việc, và nhắc nhở công việc hàng ngày, liên kết với Gmail.
- Microsoft To Do: thể hiện đầu việc và các thông tin quan trọng dưới dạng danh sách, có thể truy cập quản lý trên điện thoại, tích hợp với các phần mềm khác của Microsoft (Gmail, Outlook…)
Ứng dụng có phí:
- Trello: thể hiện trực quan các đầu việc và timeline tinh gọn trên cùng một màn hình, giúp quản lý dự án nắm rõ tiến độ hiện tại, phân chia công việc dễ dàng.
- Base Wework: linh hoạt nhiều dạng quản lý dự án (Kanban, gantt chart, bảng, danh sách), tích hợp tính năng trao đổi và báo cáo từng nhân sự, dự án.
- Slack: có độ bảo mật thông tin cao, phân việc dễ dàng, trao đổi thuận lợi, cùng các tính năng độc đáo được cập nhật liên tục.
>> Review chi tiết 5 phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay
Khóa học BADT giúp nhà quản lý phát triển kỹ năng quản trị dự án và ứng dụng công nghệ hiệu quả
Có thể thấy, để quản lý dự án hiệu quả, các lãnh đạo cần thực hiện chuẩn chỉnh quy trình và tận dụng thông minh các công cụ. Để làm được điều này, nhà điều hành cần đảm bảo đồng thời vốn kiến thức công nghệ và kinh nghiệm quản trị vững vàng. Như thế, họ mới biết cần chọn phần mềm nào để hỗ trợ thích hợp nhất cho quy trình của doanh nghiệp.
Và Khóa học đào tạo quản lý trong thời đại số PM BADT của trường quản lý SOM-AIT sẽ là giải pháp hoàn hảo giúp lãnh đạo đáp ứng cả 2 nhu cầu trên:
- Cung cấp kiến thức công nghệ dưới góc độ quản trị.
- Nâng cao hiểu biết về phần mềm, big data…
- Hướng dẫn ra quyết định chính xác cho từng giai đoạn số.
- Phát triển 5 kỹ năng lãnh đạo cần có trong thời đại kinh doanh 4.0
Chia sẻ cho SOM về những băn khoăn của bạn tại form bên dưới, chúng tôi sẽ sắp xếp đội ngũ tư vấn khóa học ngay nhé.
