Trong thời đại số hóa lên ngôi, các phần mềm quản lý công việc chính là các cộng sự hỗ trợ đắc lực và tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Các ứng dụng mang lại giải pháp cho công việc, nhân sự và toàn tổ chức. Từ đó, chúng ổn định vận hành, thúc đẩy phát triển, tăng năng suất, thuận lợi đem đến lợi thế cạnh tranh vượt trội.
Với vô vàn cái tên phần mềm quản lý công việc hiện nay, SOM đề cử 5 ứng dụng nổi bật, cung cấp tính năng phù hợp cho đại đa số quy mô doanh nghiệp.
Vì sao cần đến phần mềm quản lý công việc?
Quản lý công việc đòi hỏi khả năng sắp xếp, phân bổ và xử lý vấn đề linh hoạt, về đa dạng khía cạnh như đầu việc, thời gian, nguồn lực… Nhưng đôi khi dự án chồng chéo hoặc các nhân sự chưa có kinh nghiệm sẽ cảm thấy bối rối, khiến công việc bị trì trệ, không đảm bảo hiệu quả.
Bởi thế, các phần mềm quản lý công việc ra đời để giúp tổ chức vận hành suôn sẻ hơn.
Đối với nhân sự:
- Nắm rõ đầu việc, thời gian cần hoàn thành, mức độ ưu tiên.
- Tập trung thời gian xử lý công việc, thay vì lãng phí trong vòng lặp sắp xếp như cách truyền thống.
- Xây dựng lộ trình làm việc và cách phối hợp với đồng nghiệp hiệu quả.
- Chia sẻ dễ dàng ý tưởng, phản hồi, đẩy nhanh tiến độ.
Đối với doanh nghiệp:
- Theo dõi tổng quan, cập nhật tức thì tình trạng dự án.
- Xử lý kịp thời khi có vấn đề phát sinh.
- Phân bổ nguồn lực thuận lợi.
- Lưu trữ dữ liệu khoa học, dễ dàng truy cập miễn là có internet.
Các tiêu chí lựa chọn ứng dụng quản lý công việc
Tùy vào nhu cầu, tính chất dự án, lĩnh vực hoạt động, quy mô tổ chức mà mỗi doanh nghiệp có những tiêu chí chọn lựa khác nhau. Tuy nhiên, một phần mềm quản lý công việc cơ bản cần đáp ứng về:
- Tính năng: lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân quyền người dùng, phân loại dự án/đầu việc, trao đổi giữa các đội nhóm.
- Chi phí: hợp lý với doanh nghiệp và xứng đáng với lợi ích ứng dụng mang lại.
- Dễ dùng: thao tác đơn giản, giao diện dễ hiểu, thích hợp với đại đa số thiết bị, có tiếng Việt.
- Chất lượng: phát triển bởi các nhà cung cấp uy tín, có chính sách bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành…
Thị trường hiện nay đã cho ra mắt rất nhiều phần mềm quản lý công việc, từ all-in-one đến chuyên biệt từng lĩnh vực. Để có cho mình một ứng dụng phù hợp, mời bạn đọc tham khảo danh sách top 5 phần mềm quản lý công việc, được chia thành 2 nhóm: miễn phí và có phí.
2 phần mềm quản lý công việc miễn phí
1. Google Calendar
Calendar là một ứng dụng quản lý công việc hoàn toàn miễn phí, áp dụng cho mọi người dùng Google. Với tính năng chính là lên thời gian biểu, phân luồng công việc, Calendar giúp cá nhân và tổ chức thấy rõ timeline, các deadline ưu tiên hoàn thành và khối lượng công việc của từng nhân sự.
Ngoài ra, Calendar cũng được tận dụng như một phần mềm nhắc nhở hằng ngày. Đặc biệt là các sự kiện cần ghi chú thời gian và địa điểm rõ ràng như lịch họp, ngày lễ… Với đa dạng màu sắc, giao diện dễ nhìn, ứng dụng thích hợp cho mọi nhân sự, giúp tổ chức tiết kiệm thời gian đào tạo.
2. Microsoft To-Do
Đây là phần mềm quản lý công việc được cung cấp miễn phí bởi Microsoft. Lợi ích nổi bật của ứng dụng là giúp liệt kê và hệ thống đầu việc, deadline, thông tin quan trọng rõ ràng dưới dạng danh sách. Nhờ các checklist, nhân sự đảm bảo không bỏ sót việc.
Điểm mạnh của phần mềm Microsoft To-Do là đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau, dù dùng điện thoại vẫn theo dõi dễ dàng. Ngoài ra, ứng dụng còn tích hợp với các phần mềm khác của Microsoft như Gmail, Outlook… giúp tối ưu thời gian quản lý công việc. Tuy nhiên, phần mềm này thích hợp với cá nhân hơn là đội nhóm.
3 ứng dụng quản lý công việc tính phí
3. Trello
Trello trở nên nổi bật trong giai đoạn Covid-19 buộc phải làm việc từ xa. Với đa dạng tính năng từ quản lý tiến độ dự án, phân chia công việc, trao đổi, lưu trữ… phần mềm này được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.
Có thiết kế tinh gọn, thao tác đơn giản, các nhân sự sẽ nhanh chóng làm quen và thích nghi vào hoạt động công việc hằng ngày. Họ có thể chia sẻ tệp, thảo luận, đóng góp ý kiến ngay trên một màn hình, vô cùng tiện lợi. Điểm đặc biệt của phần mềm quản lý công việc Trello là vẫn có thể làm việc ngoại tuyến, ứng dụng sẽ tự động cập nhật khi có kết nối mạng.
4. Base Wework
Đây là nền tảng đầu tiên của Việt Nam sở hữu các tính năng của mô hình quản lý công việc thế giới. Được thiết kế chuyên biệt để giải quyết các đầu việc/dự án, Base Wework tập trung tối ưu quá trình lên kế hoạch – thực thi – theo dõi – giám sát. Dự án có thể thể hiện linh hoạt, trực quan dưới nhiều dạng: Kanban, gantt chart, bảng, danh sách… tùy ý điều chỉnh.
Phần mềm quản lý Base Wework cho phép doanh nghiệp lập tự do tài khoản và phân quyền (quản lý, thành viên, khách). Do đó, công ty có thể thêm đối tác/khách hàng xem trực tiếp kết quả dự án trên Base, mà không cần phải trao đổi qua một nền tảng thứ 3 khác. Như thế, tổ chức vừa tiết kiệm thời gian, nguồn lực vừa tăng tính chuyên nghiệp, thể hiện năng lực thích nghi thời đại số.
5. Slack
Ngoài phổ biến là một công cụ nhắn tin, trao đổi, Slack còn được nhiều tổ chức lựa chọn như một phần mềm quản lý công việc linh hoạt, năng động. Nhân sự có thể đóng góp ý kiến, chia sẻ tài liệu đến cá nhân hoặc toàn thể công ty nhanh chóng. Các nhóm chat được phân chia tùy ý theo phòng ban, dự án, hoặc bất kỳ chủ đề yêu thích nào.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm công việc Slack như chỉnh sửa tin nhắn đã gửi; ghim tin; liên kết với Github, Dropbox, Drive… tăng khả năng lưu trữ tối đa; sáng tạo emoji độc quyền; hiển thị trạng thái on/off của nhân sự…
Để hiểu rõ về các tính năng và ra quyết định lựa chọn phần mềm chính xác hơn, các lãnh đạo có thể trau dồi thêm kiến thức công nghệ dưới góc độ quản trị với Khóa học tư duy giải pháp chuyển đổi số trong thời đại kinh doanh 4.0. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, điền vào form bên dưới, SOM sẽ tư vấn ngay nhé.