Quy trình phân tích dữ liệu kinh doanh gồm những bước nào? Đâu là những điều cần lưu ý để phân tích đúng trọng tâm và đưa ra các định hướng hiệu quả? Dưới đây là gợi ý 8 bước phân tích kinh doanh có thể ứng dụng đa dạng cho đa dạng dự án và mục tiêu. Cùng SOM tìm hiểu nhé!
Phân tích kinh doanh (Business Analytics) là gì?
Kinh doanh thời đại số, nhiều doanh nghiệp đã sớm nhìn thấy lợi ích của việc ứng dụng các kỹ thuật phân tích dữ liệu kinh doanh vào hỗ trợ định hướng, phát triển doanh nghiệp. Nhưng song song với đó cũng không ít doanh nghiệp ứng dụng các công cụ, kỹ thuật phân tích kinh doanh một cách máy móc mà không thật sự hiểu bản chất và cả vai trò của hoạt động này.
Để triển khai hiệu quả, trước hết, doanh nghiệp cần hiểu đúng về phân tích kinh doanh là gì. Kế đó là hệ thống hóa từng bước để triển khai một cách khoa học, có mục tiêu và giải quyết đúng vấn đề.
Về cơ bản phân tích kinh doanh hay business analytics là hoạt động chuyển đổi dữ liệu thành các insight đắt giá để xác định vấn đề doanh nghiệp đang đối mặt và hoạch định các phương án xử lý phù hợp. Và trong thời đại số, đó còn là xây dựng cơ sở dữ liệu, phân nhánh, trích xuất, chắt lọc, xây dựng một hệ thống hoàn thiện trước khi đi vào phân tích hoặc thử sai.
Tại sao phân tích kinh doanh quan trọng?
Một chu trình phân tích kinh doanh bài bản, phù hợp sẽ rà soát hoạt động kinh doanh và giúp doanh nghiệp hiểu đâu là bài toán cấp bách cần giải quyết. Và hơn thế, phân tích kinh doanh còn giúp:
1.Xác định lỗ hổng trong hệ thống vận hành:
Quy trình phân tích kinh doanh sẽ phát hiện được chính xác điểm đứt gãy trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp. Không những đi sâu vào tiểu tiết, quy trình này còn liệt kê cụ thể những lỗ hổng này gây ra những ảnh hưởng đến lợi nhuận. Từ đó, ban điều hành có thể lý giải được nút thắt gây tắc nghẽn hoặc những phòng/ban/vị trí dư thừa, kém hiệu quả.
2.Thấu hiểu nguồn lực doanh nghiệp:
Bằng cách đo lường được khả năng thực tế, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch phát triển, mở rộng tương thích. Khi mong muốn và khả năng đối xứng, doanh nghiệp sẽ dễ thành công trên thị trường hơn. Thay vì mơ cao, bay xa, người làm kinh doanh có thể mơ đúng và thành công thật khi thực hiện phân tích dữ liệu trước những dự định mở rộng doanh nghiệp.
3.Thiết kế chu trình vận hành phù hợp bối cảnh thực tế:
Doanh nghiệp có thể chuẩn bị kịch bản ứng biến trước những tác nhân khách quan bên ngoài. Chẳng hạn như lạm phát hay dịch bệnh buộc doanh nghiệp cắt giảm, điều chỉnh cách thức làm việc. Khi đã nắm rõ nội tại, doanh nghiệp dễ dàng ứng biến và điều chỉnh hệ thống vận hành theo thị trường, hạn chế được phản ứng tiêu cực từ đội ngũ nhân sự.
4.Phát huy năng lực của nhân sự:
Lộ trình phân tích kinh doanh hiệu quả giúp nhà lãnh đạo nắm bắt, điều phối thông suốt và có được sự tín nhiệm từ đội ngũ nhân sự. Không những chứng minh được sự quan tâm đến hiệu suất làm việc của từng cá thể, nhà lãnh đạo còn giúp họ xác định lộ trình sự nghiệp phù hợp và thiết kế quy trình làm việc tối ưu với văn hóa riêng của doanh nghiệp.
5.Nâng cấp hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp:
Business analytics sẽ cập nhật những xu hướng hiện thời để đề xuất giải pháp đạt hiệu suất tốt nhất. Từ đây, doanh nghiệp vừa thấu nội tình, vừa có cơ sở chắc chắn khi điều chỉnh cách vận hành và mọi quyết định kinh doanh khác. Nhờ vậy hiệu suất làm việc tăng cao và dẫn đến lợi nhuận cũng tăng trưởng theo.
Vậy đâu là quy trình phân tích kinh doanh hiệu quả?
Gợi ý quy trình phân tích kinh doanh 8 bước
Mỗi doanh nghiệp cần phân tích kinh doanh vì những mục tiêu khác nhau hoặc trong từng giai đoạn khác nhau trong lộ trìn phát triển. Để bắt đầu, dưới đây là gợi ý 8 bước tiêu chuẩn mà doanh nghiệp có thể tùy biến áp dụng để xây dựng quy trình phân tích và khai thác dữ liệu hiệu quả:
Bước 1: Xây dựng định hướng phân tích kinh doanh
Đầu tiên, mong đợi của tất cả các bên liên quan cần được làm rõ, sau đó tổ hợp lại để xác định định hướng phân tích. Ví dụ như ban quản trị cấp cao muốn kiểm tra tình trạng làm việc của toàn bộ nhân sự hoặc các nhà quản lý cấp trung muốn biết hiệu suất làm việc giữa các ngày khác nhau trong tuần…
Quá trình lên định hướng tương tự bước chuẩn bị. Chuẩn bị càng cẩn thận thì những bước kế tiếp sẽ nhanh chóng vào luồng và dễ điều chỉnh nếu có sai lệch. Vậy nên, bước 1 chỉ dừng lại ở mức sơ bộ nhưng cũng không nên vội vã. Thời gian lên định hướng cần được phân bổ phù hợp để đảm bảo không còn bất kỳ điểm mù nào trước khi tiến đến các bước phân tích chuyên sâu.
Những thông tin cần làm rõ bao gồm:
- Trách nhiệm của chuyên viên phân tích dữ liệu kinh doanh phải thỏa được nhu cầu của các bên liên quan.
- Các nhân sự cùng tham gia, đặc biệt là nhà tư vấn, để cùng nhau phối hợp xác định mục tiêu và phạm vi công việc.
- Tổng hợp kinh nghiệm từ sai lầm của các dự án tương tự trong quá khứ.
- Toàn cảnh thực trạng vấn đề cần phân tích, hệ thống vận hành của doanh nghiệp để thấy được bức tranh toàn cảnh ở thời điểm hiện tại.
Bước 2: Xác định mục tiêu chính
Mỗi phòng ban có những nhu cầu sử dụng kết quả của business analytics khác nhau. Các chuyên viên phân tích kinh doanh phải xác định được mục tiêu quan trọng nhất, bao hàm được mong đợi của tất cả các bên.
Doanh nghiệp có thể tối ưu khả năng sử dụng kết quả phân tích như sau:
- Nhu cầu sử dụng kết quả của các phòng/ban chính như ban quản trị cấp cao hoặc các phòng ban được phân tích.
- Hòa giải mâu thuẫn và thống nhất mục tiêu chung nếu mỗi phòng/ban đề ra nhu cầu sử dụng quá khác biệt.
- Thu thập tài liệu về chiến lược kinh doanh và tất cả tài liệu liên quan về bối cảnh, mong đợi và giá trị của kết quả phân tích dữ liệu có thể tác động đến doanh nghiệp.
Bước 3: Khoanh vùng công việc cần thực hiện
Mục tiêu chính được thống nhất càng sớm sẽ giúp chuyên viên phân tích kinh doanh có thời gian hoạch định các hạng mục công việc kỹ càng hơn. Sự chuyển giao nhịp nhàng giữa xác định mục tiêu và liệt kê hạng mục công việc chính là yếu tố then chốt dẫn đến thành công cho dự án. Từng nhân sự tham gia sẽ nắm được trách nhiệm, vai trò của mình và cách thức phối hợp các nhân sự khác.
Tiến độ công việc và quy trình làm việc có nhịp nhàng, đúng thời hạn hay không phụ thuộc lớn vào bước này. Không chỉ liệt kê đầu công việc, từng công việc phải được sắp xếp hợp lý, tránh chồng chéo và xử lý liên tục thông tin, tránh “thời gian chết”.
Kết quả trả ra ở bước này là:
- Công việc cần thực hiện và trách nhiệm đảm bảo chất lượng từng đầu công việc của mỗi nhân sự.
- Xây dựng giải pháp dự phòng ứng biến cho nhiều trường hợp khi triển khai trong thực tế.
- Lên bản thảo cho các hạng mục công việc của từng nhân sự, gồm nhân sự ở góc độ kinh doanh và nhân sự kỹ thuật.
- Đảm bảo những giải pháp dự kiến vẫn khả thi ở thời điểm hiện tại và xứng đáng được doanh nghiệp đầu tư.
Bước 4: Lập kế hoạch business analytics
Kế hoạch phân tích kinh doanh là tài liệu chính thức hệ thống mục tiêu, công việc và thời gian từng hạng mục cần hoàn thiện. Các bên liên quan sẽ dựa vào đây để tiến hành và kiểm soát chất lượng từng đầu việc
Bản kế hoạch này cần thể hiện rõ các nội dung:
- Xác định phân loại, phạm vi dự án, phương án kỹ thuật, kết quả cần trả ra và tất cả các thông tin liên quan khác.
- Phân công trách nhiệm cho nhân sự ở từng đầu việc, gồm cả nhân sự thực hiện và nhân sự kiểm duyệt (trưởng bộ phận hoặc phòng/ban chuyên môn).
- Thống nhất thời hạn cho từng đầu việc nhỏ và kết quả cuối cùng của toàn dự án.
Bước 5: Làm rõ những yêu cầu cụ thể
Kế hoạch triển khai business analytics dừng lại ở tổng thể thế nên yêu cầu cho từng công việc cụ thể sẽ được làm rõ khi “bắt tay vào việc”. Nhân sự quản lý dự án có trách nhiệm chuyển thể mục tiêu lớn thành những yêu cầu cụ thể trước mỗi hạng mục được triển khai.
Việc tóm tắt thông tin và giúp nhân sự hiểu rõ yêu cầu một cách súc tích, rõ ràng là nền tảng quyết định thành bại của dự án. Vì một công việc “lệch nhịp” sẽ dẫn đến hiệu ứng domino, hàng loạt các công việc sau sẽ trì trệ thậm chí không thể tiếp tục triển khai.
Công việc ở bước này bao gồm:
- Liệt kê thông tin có tiềm năng sử dụng trong bối cảnh dự án.
- Phân tích thông tin trên và thiết lập yêu cầu chi tiết cho các hạng mục cần triển khai. Có thể hiểu, mục tiêu lớn phải được đặt cạnh những giới hạn thực tế để doanh nghiệp có thể sử dụng kết quả business analytics một cách tối ưu nhất. Giới hạn ở đây có thể là điểm cần hạn chế, những giải pháp không phù hợp đã được chứng minh qua dữ liệu trước đây.
- Xác nhận yêu cầu với nhân sự thực thi và đảm bảo kết quả phù hợp với doanh nghiệp.
Bước 6: Giám sát xuyên suốt quá trình vận hành kỹ thuật
Hệ thống kỹ thuật sẽ tiến hành phân tích dữ liệu dựa trên phương pháp đã chọn. Tuy nhiên, quá trình này cần được giám sát xuyên suốt, dự phòng cho những trường hợp bất thường có thể được xử lý kịp thời.
Các bên sẽ phối hợp với nhau để:
- Đảm bảo phương án kỹ thuật thõa được tất cả yêu cầu và thiết lập đầy đủ điều kiện/giả thiết lên hệ thống.
- Cập nhật thêm thông tin và dữ kiện thực tế nếu doanh nghiệp có những thay đổi ảnh hưởng đến mục tiêu đang phân tích.
- Nhân sự chủ chốt của dự án liên tục kết nối với nhân sự kỹ thuật để nắm tình hình, giải đáp về thông tin và phát hiện vấn đề từ sớm.
- Khi dữ kiện thay đổi, toàn bộ nhân sự phải nắm được thông tin. Và nếu vấn đề phát sinh thì nhân sự phụ trách cần đề xuất phương án dựa trên dữ kiện mới nhất.
- Thử nghiệm các kết quả trả ra. Thông thường, hệ thống sẽ trả ra nhiều giải pháp khả thi. Doanh nghiệp cần kiểm nghiệm những phương án này trên 1 mẫu nhỏ, đảm bảo lựa chọn phương án khả thi trước khi triển khai trên diện rộng.
Bước 7: Triển khai và giám sát các giải pháp business analytics đề xuất
Sau khi hệ thống kỹ thuật đã loại trừ các rủi ro và tổng kết các giải pháp khả thi thì bước 7 sẽ chính thức triển khai trên thực tế. Thế nhưng, giải pháp dù đã được thử nghiệm vẫn sẽ có sai số nhất định. Cho nên chuyên viên phân tích kinh doanh cần giám sát xuyên suốt và đưa ra những điều chỉnh kịp thời.
Bên cạnh đó, các phòng ban phải hiểu rõ những giải pháp này trước khi phối hợp triển khai.
Phòng kỹ thuật có thể đưa ra những giải pháp trong điều kiện hoàn hảo nhưng kết quả thực tế cần sự hợp lực của tất cả phòng/ban liên quan.
Những công việc cần thực hiện là:
- Giám sát, phân tích và đề xuất các điều chỉnh cần thiết khi giải pháp thay đổi không mang lại giá trị cho doanh nghiệp như dự kiến.
- Tổ chức đào tạo cho tất cả nhân sự liên quan về những điều chỉnh và định hướng thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai.
- Phối hợp với ban điều hành thấy được mức độ ảnh hưởng của giải pháp và cập nhật những thay đổi của doanh nghiệp, như cơ cấu, hệ thống công nghệ, nhằm tối ưu giải pháp đã đề xuất.
Bước 8: Đánh giá kết quả của các giải pháp
Business Analyst dựa trên số liệu để đưa ra giải pháp tối ưu. Tuy nhiên, việc tập trung quá mức vào số liệu, tiểu tiết và các công việc thực thi đôi khi khiến dự án đi lệch hướng, quên mất giá trị ban đầu. Vậy nên, việc đối chiếu lại toàn bộ dự án với mục tiêu ban đầu rất quan trọng. Công đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp thấy được hiệu quả sau cùng so với khoản đầu tư bỏ ra có xứng đáng hay không.
Bước đánh giá không phải là điểm kết của quy trình phân tích kinh doanh mà phải diễn ra liên tục sau đó. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước này, thay vào đó là liên tục tận dụng giải pháp trong thời gian dài. Trong khi, giải pháp sẽ “xuống cấp” theo từng giai đoạn sử dụng và doanh nghiệp cần sớm có kế hoạch tái thực hiện phân tích kinh doanh trước đó.
Các hạng mục công việc của bước đánh giá gồm:
- Đánh giá kết quả thực tế so với kế hoạch ban đầu theo định kỳ tuần/tháng..
- Cập nhật kết quả với tất cả phòng ban chịu trách nhiệm chính và cả các bên liên quan.
- Đề xuất những điều chỉnh cần thiết sau mỗi giai đoạn triển khai hoặc sáng kiến mới khi giải pháp không còn mang lại hiệu quả cao.
- Đề xuất thực hiện phân tích kinh doanh hoặc giải pháp phù hợp cho những vấn đề mới phát hiện khi đánh giá.
Hiện nay có nhiều cách tiến hành business analytics khác nhau. Thế nhưng không ít trong số đó thường tập trung vào giải pháp mà bỏ qua bước đánh giá hoặc xem nhẹ bước thiết lập định hướng. Những điểm mù này khiến cho quy trình phân tích kém hiệu quả và đội ngũ rất chật vật khi thực thi.
Với quy trình phân tích kinh doanh bên trên, doanh nghiệp có thể ứng dụng trong hầu hết các mục tiêu khác nhau như tìm kiếm giải pháp tăng trưởng doanh thu, thấu hiểu nguồn nhân lực, “thăm khám” sức khỏe tài chính… Trường quản lý SOM-AIT mong rằng tài liệu trên hữu ích và giúp doanh nghiệp của bạn vạch ra lộ trình phân tích dữ liệu dễ dàng hơn!
Có thể bạn quan tâm: