Kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ là kỹ năng mềm trong cuộc sống, mà còn là một yêu cầu tất yếu trong công việc. Đặc biệt với các nhà quản lý, lãnh đạo, họ cần có khả năng xử lý nhanh chóng và khéo léo các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành, gặp gỡ đối tác…
Bài viết dưới đây của SOM sẽ hướng dẫn bạn đọc quy trình giải quyết vấn đề phổ biến và phương pháp để cải thiện kỹ năng hiệu quả.
Problem solving skills – Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills) là kỹ năng thiên về lý tính, thường được dùng để xác định, phân tích, đánh giá và xử lý đa dạng bài toán khó nhằn trong công việc và cuộc sống. Một người có khả năng giải quyết vấn đề tốt là người đưa những giải pháp tối ưu nhất từ góc nhìn đa chiều, đồng thời không chịu bằng lòng với các phương án đầu tiên.
Vai trò của kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với các vị trí lèo lái, dẫn dắt công ty khi mỗi một ngày chậm trễ trong việc bóc tách, tháo gỡ vấn đề đều có thể trả giá bởi sự đảo chiều trong doanh thu. Chẳng hạn như giai đoạn khủng hoảng thời giãn cách, những bài toán mới đột ngột phát sinh, càng bế tắc và ở lâu trong ‘sương mù’, càng gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng tới tình trạng sức khỏe doanh nghiệp.
Bởi vậy kỹ năng giải quyết vấn đề đôi lúc có thể coi là ‘cứu cánh’ cho cả doanh nghiệp! Ngoài ra, không chỉ làm chủ, xử lý các vấn đề hiện tại, problem solving skills còn giúp nâng cao khả năng phán đoán tình huống, dự tính rủi ro. Từ đó, quản lý chuẩn bị các giải pháp đề phòng, nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả.
Quy trình giải quyết vấn đề trong công việc
Để có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt hơn, dưới đây là quy trình phổ biến được nhiều nhân sự áp dụng trong môi trường công việc:
1. Nhận định vấn đề đúng và mức độ ưu tiên
Không phải vấn đề nào cũng là vấn đề cần giải quyết. Trước khi đầu tư thời gian, công sức, thậm chí là tiền bạc vào xử lý, lãnh đạo cần xem xét kỹ hơn độ cần thiết và những ảnh hưởng mà vấn đề đó có thể gây nên. Nếu chúng không quan trọng, không có mức độ tác động thì không nên lãng phí sức lực vào.
Để nhận ra vấn đề nào cần giải quyết dễ dàng hơn, quản lý luôn cần một bản kế hoạch, theo dõi sát sao quá trình với các tiêu chí đánh giá. Thông qua đó, nhân sự sẽ nắm bắt kịp thời khi nào quy trình chệch hướng, hoặc yếu tố gì ảnh hưởng đến kết quả sau cùng, phát hiện chính xác vấn đề cần xử lý.
2. Phân tích vấn đề cần xử lý
Sau khi xác định việc cần xử lý, ta cần nhìn nhận đa dạng góc nhìn, và tìm hiểu sâu gốc câu chuyện. Từ đó, quản lý mới có thể ‘bắt đúng bệnh’, ứng dụng kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả.
Một số câu hỏi gợi ý giúp phân tích vấn đề hiệu quả:
- Mức độ khẩn cấp/quan trọng của công việc
- Nguồn lực thực hiện công việc gồm những ai, những gì
- Công việc có thuộc quyền hạn xử lý của mình không
- Yêu cầu của công việc là gì
- Những yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình/kết quả công việc
3. Đề ra mục tiêu:
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của kỹ năng giải quyết vấn đề là đặt mục tiêu – thứ bạn muốn đạt được sau cùng là gì. Có Mục tiêu sẽ giúp lãnh đạo có phương hướng giải quyết, đồng thời có tiêu chuẩn để đánh giá vấn đề đã được xử lý tốt hay chưa. Và đôi lúc bạn cũng cần đánh giá lại chính mục tiêu đặt ra, liệu đó có phải là mục tiêu khả thi trong thời gian, điều kiện, nguồn lực đang có lúc này hay đó chỉ là một mục tiêu ‘lý tưởng’ mà thôi!
4. Đưa ra giải pháp và đánh giá giải pháp:
Sau khi có vấn đề, biết được cội rễ và kết quả cần đạt được, nhân sự sẽ đưa một số hướng đi phù hợp. Để có những đánh giá khách quan và đa chiều, quản lý có thể cân nhắc họp nhóm/phòng/ban, thu nhận ý kiến và tổng hợp sẽ có nguồn tham khảo vững vàng nhất.
Tuy nhiên, đừng quá phụ thuộc vào góc nhìn bên ngoài. Trong nhiều điều kiện hoàn cảnh, việc trưng cầu ý kiến chỉ khiến vấn đề thêm rối, kéo dài thời gian và không đi đến đâu. Khi vấn đề phải xử lý nhanh và gấp, bản lĩnh và quyết đoán sẽ là các tố chất cần thiết khác biệt hóa lãnh đạo với các cấp thực thi!
5. Chọn lựa và xác định giải pháp:
Bước thứ 5 trong quy trình giải quyết vấn đề cũng là bước khó khăn nhất – đưa ra quyết định. Bạn sẽ dựa vào những tiêu chí nào để đưa ra lựa chọn cuối cùng?
Tùy vào kinh nghiệm, đặc thù vấn đề, doanh nghiệp, công ty, mỗi lãnh đạo sẽ có những hệ quy chiếu khác nhau để khoanh vùng giải pháp. Trong đại đa số trường hợp, một giải pháp phù hợp sẽ cần đáp ứng tối thiểu 3 tiêu chí sau:
- Hiệu quả – yếu tố bắt buộc và được đo lường trên thang đo riêng cho vấn đề cần giải quyết
- Khắc phục được vấn đề một cách dài lâu – không ưu tiên các phương án tạm bợ trừ khi đó là tình trạng khẩn cấp
- Khả thi – ưu tiên các phương án tốn ít nguồn lực và có thể triển khai ngay
Bên cạnh quan điểm, kiến thức và kinh nghiệm cá nhân, quản lý có thể mường tượng thử cách thực thi các giải pháp trong đầu; hoặc yêu cầu nhân sự đề xuất kế hoạch trình bày quy trình cụ thể. Dựa vào đó, lãnh đạo sẽ có cơ sở chi tiết và rõ ràng hơn để lựa chọn.
Cách thức được chọn sẽ là phương án thỏa mãn 3 tiêu chí trên ở mức độ cao nhất.
6. Thực thi:
Sau khi có giải pháp, quản lý sẽ phân chia nguồn lực và công việc, bắt tay vào giải quyết vấn đề ngay như kế hoạch đã chọn. Với các vấn đề bị chi phối bởi điều kiện ngoại cảnh (ví dụ đại dịch Covid, chiến tranh thương mại,…) các giải pháp đưa thực thi nên đi kèm kế hoạch B cho từng viễn cảnh cụ thể. Từ đó, giảm bớt sự bị động khi các vấn đề cũ phát sinh vấn đề mới!
7. Đánh giá kết quả:
Bước cuối cùng trong quy trình giải quyết vấn đề và ra quyết định sẽ là đánh giá hiệu quả của kế hoạch. Ví dụ như tất cả đã xử lý triệt để chưa, có tình huống nào phát sinh thêm không…
Đây là bước quan trọng giúp lãnh đạo và tổ chức rút ra bài học cho mình. Từ cách phòng ngừa rủi ro, những yếu tố tác động tiêu cực, đến lưu ý để tối ưu thời gian… sẽ được tích lũy đầy đủ, giúp kỹ năng giải quyết vấn đề của nhà quản lý ngày càng hoàn thiện.
Phương pháp tư duy giúp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc
Để vận dụng tốt quy trình phía trên, cũng như cải thiện tốt tư duy giải quyết vấn đề, dưới đây là 3 mô hình phổ biến, phù hợp đa số vấn đề trong công việc:
Sơ đồ Mindmap
Sơ đồ tư duy quá quen thuộc với môi trường học đường, nhưng ít được nhân sự áp dụng vào công việc. Lợi ích của mindmap là tối ưu thời gian, tăng trí nhớ, kích thích sáng tạo ý tưởng, luyện tập kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả. Bên cạnh đó, việc tổng hợp mọi thông tin dưới hình ảnh, màu sắc, được phân mảng rõ ràng sẽ giúp quản lý nắm bắt tình huống dễ dàng hơn.
Phương pháp Brainstorming
‘Một trăm cái đầu thì luôn tốt hơn một cái đầu’. Những góc nhìn đa chiều, những quan điểm khác biệt, những tư duy mới mẻ sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình phân tích vấn đề, lựa chọn giải pháp trong tổ chức. Đặc biệt, brainstorming là cái nôi của những ý tưởng đột phá, tưởng điên rồ nhưng lại vô cùng hiệu quả.
Tuy nhiên điểm trừ của phương pháp này đó là sự lệ thuộc vào người dẫn dắt. 100 cái đầu đi về 100 phương hướng khác nhau sẽ khiến buổi họp chẳng đi đến đâu. Người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt cần biết đặt mục tiêu định hướng cho buổi ‘bão não’, đồng thời tập trung toàn bộ lực lượng, trí óc, sự sáng tạo vào giải quyết các vấn đề vô cùng cụ thể!
Nguyên tắc IDEAL
Là mô hình rút gọn của quy trình nêu trên, IDEAL bao gồm:
- Identify: Nhận định vấn đề.
- Define: Xác định nguyên nhân.
- Explore: Tìm kiếm chiến lược, giải pháp khả thi.
- Action: Xây dựng kế hoạch và thực thi.
- Look and Learn: Xem lại quá trình, kết quả và học hỏi kinh nghiệm cho các trường hợp tương tự.
Nếu cảm thấy quy trình trên quá khó nhớ, nguyên tắc IDEAL được hệ thống bài bản và rút gọn thành cụm từ dễ đọc sẽ giúp lãnh đạo ứng dụng theo thứ tự dễ dàng và hiệu quả hơn.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng cho nhà quản trị, điều hành. Để nâng cao kỹ năng, nhân sự cần luyện tập thường xuyên cùng các giáo án bài bản giúp phát triển đúng hướng. Tham khảo bộ kỹ năng lãnh đạo cần thiết và khóa học EMBA giúp cải thiện chúng. Hoặc điền vào form bên dưới để được tư vấn lộ trình rèn luyện phù hợp.