Lập kế hoạch kinh doanh là một bước không thể thiếu để khởi đầu và duy trì sự phát triển bền vững cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đặt ra câu hỏi: “Lập kế hoạch kinh doanh bắt đầu từ đâu?”
Trong thế giới kinh doanh đầy thách thức, việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết giúp bạn định hướng con đường và ra quyết định chính xác, từ đó đạt được mục tiêu mong muốn. Bài viết này sẽ giới thiệu hai bước cơ bản nhất để bắt đầu lên kế hoạch, từ việc xác định loại kế hoạch cho đến việc lựa chọn công cụ phù hợp.
2 Bước cơ bản để bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh
Bước 1: Xác định loại kế hoạch
Kế hoạch kinh doanh không phải lúc nào cũng có một công thức cố định. Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ loại kế hoạch mà mình muốn triển khai. Tùy vào mục tiêu, nguồn lực và thời gian, bạn sẽ chọn lựa giữa kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, cũng như loại kế hoạch hoạt động phù hợp.
Lập kế hoạch kinh doanh dài hạn hay ngắn hạn
Nếu hỏi các nhà quản lý lâu năm, lập kế hoạch kinh doanh bắt đầu từ đâu khi chưa có kinh nghiệm, câu trả lời là xác định loại hình kế hoạch, mục tiêu và thời gian dự tính để đạt được mục tiêu đó. Từ đấy, chia giai đoạn để đo lường và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Một kế hoạch dài hạn giúp doanh nghiệp định hướng phát triển trong tương lai, thường kéo dài từ hai đến năm năm, tùy vào ngành nghề kinh doanh. Các doanh nghiệp lớn, có hoạt động ổn định thường cần một tầm nhìn dài hạn để đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày góp phần đạt được mục tiêu tổng thể.
Ví dụ, các ngành xây dựng, khách sạn hoặc sản xuất thường lên kế hoạch dài hạn lên đến 4-5 năm. Ngược lại, các công ty trong ngành công nghệ, với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, chỉ có thể xây dựng kế hoạch dài hạn trong khoảng 2-3 năm.
Ngược lại, kế hoạch ngắn hạn thường tập trung vào các mục tiêu cụ thể trong vòng một năm trở lại. Những kế hoạch này liên quan trực tiếp đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, từ việc phân bổ nguồn lực cho các dự án nhỏ, đến việc tối ưu hóa quy trình làm việc của từng phòng ban. Các giám đốc phòng ban hay các nhà quản lý cấp trung là những người chịu trách nhiệm lập và thực hiện các kế hoạch này, nhằm đảm bảo các hoạt động trong ngắn hạn luôn hỗ trợ cho mục tiêu dài hạn.
Lập kế hoạch kinh doanh thường trực hay kế hoạch sử dụng một lần
Kế hoạch hoạt động là những chiến lược chi tiết, nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu của doanh nghiệp có thể thực hiện được trong thực tế. Loại kế hoạch này có thể chia thành hai nhóm chính: kế hoạch thường trực và kế hoạch sử dụng một lần.
Kế hoạch thường trực là những kế hoạch được sử dụng nhiều lần trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Chúng bao gồm các quy định, chính sách, và quy trình mà nhân viên tuân thủ. Ví dụ, một công ty có thể có chính sách tuyển dụng rõ ràng, hoặc quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng. Ưu điểm của loại kế hoạch này là nó mang lại tính nhất quán, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian cho việc ra quyết định.
Kế hoạch sử dụng một lần thường liên quan đến các dự án cụ thể hoặc các sự kiện chỉ diễn ra một lần. Các kế hoạch này có thể bao gồm việc triển khai một chiến dịch tiếp thị mới, hoặc xây dựng một dự án mới. Mặc dù chỉ áp dụng cho từng tình huống riêng lẻ, nhưng các kế hoạch này cần chi tiết và cụ thể để đảm bảo thành công. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc lập kế hoạch sử dụng một lần giúp họ tập trung vào từng dự án một cách tối ưu nhất, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả hoạt động.
→ Có thể bạn quan tâm: Quy trình lập kế hoạch khởi nghiệp tối ưu từ ý tưởng đến triển khai
Bước 2: Xác định công cụ lập kế hoạch – 3 công cụ lập kế hoạch kinh doanh chính
Sau khi xác định loại kế hoạch phù hợp, bước tiếp theo là lựa chọn công cụ để xây dựng kế hoạch. Công cụ tốt không chỉ giúp bạn sắp xếp thông tin một cách rõ ràng, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Dưới đây là ba công cụ lập kế hoạch kinh doanh phổ biến và hiệu quả:
1. Phân tích SWOT
Mô hình SWOT là viết tắt của các cụm từ:
- Strengths – Điểm mạnh
- Weaknesses – Điểm yếu
- Opportunities – Cơ hội
- Threats – Thách thức
Phân tích SWOT là một công cụ hữu ích cho việc đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Nó giúp bạn nhận diện rõ ràng các yếu tố nội tại (điểm mạnh và điểm yếu) cũng như các yếu tố bên ngoài (cơ hội và thách thức). Từ đó, bạn có thể xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp để tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro. Ưu điểm của SWOT là tính đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhược điểm là nó chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan mà không đưa ra giải pháp cụ thể.
2. Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Porter
Mô hình này tập trung vào việc phân tích cạnh tranh trong ngành kinh doanh, giúp bạn hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh của mình, từ đó lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Mô hình đánh giá qua năm yếu tố:
- Sự cạnh tranh trong ngành
- Sự đe dọa của sản phẩm thay thế
- Quyền lực của nhà cung cấp
- Quyền lực của khách hàng
- Rào cản gia nhập ngành
Ưu điểm của mô hình Porter là giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, nhược điểm là nó không phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các ngành không có sự cạnh tranh mạnh.
3 Lập kế hoạch SMART
Mô hình SMART được thể hiện qua 5 yếu tố sau:
- Specific – Cụ thể
- Measurable – Đo lường được
- Achievable – Có thể đạt được
- Relevant – Liên quan
- Time-bound – Có thời hạn
SMART là một trong những công cụ lập kế hoạch phổ biến nhất, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Khi áp dụng SMART, doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể, dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng các mục tiêu đều có thể đo lường và đạt được trong thời gian quy định. Ưu điểm của SMART là nó phù hợp với mọi loại kế hoạch, từ ngắn hạn đến dài hạn. Tuy nhiên, nhược điểm là đòi hỏi bạn phải có khả năng thiết lập mục tiêu chính xác và thực tế.
→ Có thể bạn quan tâm: EMBA – Chương trình thạc sĩ hàng đầu châu Á: Nơi cập nhật các mô hình, kiến thức, kinh nghiệm quản lý tiên tiến trên thế giới.
Hy vọng bài viết đã giải đáp được thắc mắc của bạn về việc lập kế hoạch kinh doanh bắt đầu từ đâu. Tóm lại, việc xây dựng kế hoạch đòi hỏi sự kỹ lưỡng ngay từ đầu, từ việc xác định loại kế hoạch đến chọn công cụ phù hợp; mỗi giai đoạn đều quan trọng để giúp doanh nghiệp vững bước đối mặt với thách thức và phát triển bền vững trong tương lai.
