Cách thức quản lý dự án là yếu tố quyết định đến sự thành công của tập thể. Bởi thế, việc lựa chọn mô hình quản lý phù hợp rất quan trọng. Bài viết hôm nay SOM giới thiệu đến các cấp lãnh đạo phương pháp Agile management – giải pháp thay thế tối ưu cho các mô hình truyền thống.
Cùng tìm hiểu Agile project management, lợi ích và quy trình ứng dụng phương pháp này nhé.
Quản lý dự án Agile management là gì?
Agile trong tiếng Anh có nghĩa là sự nhanh nhẹn, linh hoạt. Do đó, các mô hình tuân theo triết lý Agile hướng đến cách tư duy thích ứng, và khả năng phản hồi nhanh với các sự thay đổi.
Ngày trước, Agile chỉ được ứng dụng trong lĩnh vực phát triển phần mềm, với mục tiêu linh hoạt cải tiến để rút ngắn quy trình sản xuất sản phẩm, đưa kết quả đến người tiêu dùng nhanh nhất. Nhưng hiện nay, Agile không chỉ liên quan đến phần mềm, mà còn hỗ trợ quá trình vận hành, quản lý… ở đa dạng ngành nghề như sản xuất, sales, marketing…
Trong đó phương pháp Agile management – Quản lý dự án Agile là một mô hình hiệu quả và tối ưu cho hầu hết quy mô doanh nghiệp. Dựa trên triết lý linh hoạt, Agile management không bắt buộc cố định một lộ trình quản lý cho mọi dự án, nhưng cần dựa trên 4 tôn chỉ sau:
- Con người là trọng tâm: sự hỗ trợ và tương tác giữa các nhân sự là yếu tố quyết định thành công hơn bất kể công cụ hay quy trình nào.
- Tập trung phát triển giá trị sản phẩm: tài liệu sản phẩm là cần thiết để chia sẻ cách nó được tạo ra và hướng dẫn sử dụng, nhưng ta cần tập trung tạo ra những phần mềm có giá trị trong việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, thay vì sa đà vào tài liệu.
- Phối hợp và làm việc với khách hàng quan trọng hơn hợp đồng: cần phối hợp, đồng hành, thấu hiểu để khai thác những gì họ cần thay vì các điều khoản trên giấy.
- Linh hoạt thích ứng với những thay đổi: không cần bám chặt kế hoạch ban đầu, Agile khuyến khích sáng tạo để đạt hiệu quả.
6 Lợi ích khi sử dụng phương pháp Agile project management
Triết lý Agile được lựa chọn trong quản lý dự án để giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề của các mô hình quản lý truyền thống. Trong đó, các lý do nổi bật mà nhiều lãnh đạo chọn phương pháp Agile management so với cách cũ, được khảo sát bởi VersionOne (2020) là:
1. Tính linh hoạt cao
Tồn tại trong thời đại 4.0 không ngừng biến động như hiện nay, các doanh nghiệp cần nhanh nhạy trong việc nhận ra các thay đổi, và linh hoạt thích nghi dễ dàng. Và một mô hình quản lý dự án họ Agile sẽ là giải pháp giúp tổ chức vận hành suôn sẻ và tích cực hơn. Dù đối diện sự thay đổi nào cũng có thể bình tĩnh và mang lại kết quả tốt đẹp.
2. Dễ dàng theo dõi dự án và xử lý kịp thời
Phương pháp Agile management sẽ chia nhỏ dự án thành các phần riêng biệt, giúp lãnh đạo dễ xác định phần nào cần sửa chữa khi xảy ra vấn đề. Đặc biệt, vì các phần không phụ thuộc lẫn nhau, nên khi điều chỉnh vận hành cũng không bị gián đoạn, đảm bảo tiến độ dự án.
Quá trình theo dõi cũng được thực hiện trong từng giai đoạn, giúp xử lý vấn đề kịp thời, không lãng phí thời gian đợi đến khi ra kết quả mới kiểm định.
3. Giảm rủi ro và chi phí
Nhờ theo dõi dự án thường xuyên, Agile project management giúp tổ chức có thể dự đoán được những rủi ro. Từ đó, đưa ra giải pháp phòng tránh kịp thời, giảm thiểu chi phí sửa chữa.
Chưa kể, việc linh hoạt giúp hoàn thành dự án nhanh còn tiết kiệm được nguồn lực thực hiện, tiết kiệm phí vận hành, lưu trữ…
4. Thúc đẩy sáng tạo
Với đặc tính nổi trội là linh hoạt, mô hình Agile thúc đẩy đổi mới và tạo điều kiện cho các nhân sự tự tin đề xuất cải thiện dự án. Điều này sẽ giúp tổ chức mở mang tư tưởng, tiếp cận các giải pháp đột phá, thậm chí trở thành tiên phong trong thị trường hoạt động.
Về nhân sự, Agile management kích thích sáng tạo, nhằm nâng cao kỹ năng, giúp họ vượt qua khỏi vòng an toàn, được đà thăng tiến.
5. Củng cố và duy trì quan hệ hợp tác
Agile project management tin tưởng tính hợp tác của các đối tượng liên quan trong dự án (cấp trên – cộng sự – khách hàng) sẽ là nền tảng thành công. Do đó, mô hình sẽ tạo môi trường cho các nhân sự tương tác, giao lưu nhiều hơn, tăng độ hiểu ý, cải thiện tốc độ làm việc.
Ngoài ra, phương pháp này còn giúp người dùng được đóng góp ý kiến, từ đó doanh nghiệp có thể trao đổi, xây dựng mối quan hệ với khách hàng chặt chẽ hơn. Cũng như hiểu chính xác những gì họ cần, mang đến các sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu, khiến họ trở thành khách hàng trung thành dễ dàng.
6. Cải thiện hiệu suất dự án
Hạn chế rủi ro, không ngại biến động, nhân sự đồng lòng – tất cả sẽ góp phần nâng cao hiệu suất dự án bao gồm:
- Thời gian sản xuất, trả kết quả ra thị trường nhanh chóng.
- Chất lượng sản phẩm cải thiện, làm hài lòng khách hàng.
- Chi phí, công sức và thời gian được sử dụng tối ưu.
Cách triển khai mô hình Agile project management
Như đã đề cập phía trên, áp dụng phương pháp Agile Management, tổ chức sẽ chia dự án thành nhiều nhiệm vụ nhỏ. Làm như vậy sẽ giúp giải quyết nhanh chóng dù xảy ra vấn đề gì ở bất kỳ giai đoạn nào.
Bên cạnh đó, một đặc tính của mô hình này là tính lặp. Dự án sẽ thực hiện với các phân đoạn lặp đi lặp lại, có đầy đủ các bước ở mỗi phần. Điều này cho phép tổ chức thực hiện phần mới song song với phần cũ, mà không bị phụ thuộc.
7 bước cơ bản của quy trình Agile management:
- Xác định tầm nhìn dự án
- Xây dựng lộ trình dự án
- Lập kế hoạch theo giai đoạn
- Phân tích yêu cầu dự án, cấp trên và khách hàng
- Phân bổ nhân sự, công việc và tiến hành triển khai
- Đánh giá lại, kiểm thử và điều chỉnh.
- Bàn giao cho khách hàng
Agile management mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là tính linh hoạt trong quản lý dự án cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để ứng dụng tốt phương pháp này, nó lại phụ thuộc vào tư duy linh hoạt và năng lực thích ứng của nhà lãnh đạo. Bởi sử dụng Agile đồng nghĩa với doanh nghiệp phải thay đổi về cách làm việc, quy trình, văn hóa…
Do đó các nhà lãnh đạo cần trau dồi cách quản lý sự thay đổi trước khi đưa mô hình này vào tổ chức của mình. Trong trường hợp cần tư vấn bất cứ điều gì, hãy chia sẻ cho SOM tại form bên dưới, chúng tôi sẽ sắp xếp đội ngũ liên hệ giải đáp ngay nhé.