Trong bối cảnh thị trường thay đổi liên tục và dòng chảy công nghệ như vũ bão, các tổ chức buộc phải thay đổi và thích ứng nhanh chóng để tồn tại. Những sáng kiến thay đổi liên tục được đề ra và cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh thất thoát hoặc chống đối. Và đây chính là lúc ngành Business analysis (phân tích kinh doanh) thể hiện vai trò quan trọng của mình.
Các BA không chỉ là người phân tích dữ liệu đơn thuần, mà còn là cầu nối giữa các bên liên quan với các nhóm giải pháp, đảm bảo những thay đổi được thực hiện trơn tru và phù hợp chiến lược của tổ chức. Cụ thể thế nào, hãy cùng SOM tham khảo trong bài viết sau!
Quản trị thay đổi là gì?
Trước khi đi sâu vào vai trò của BAs, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm “quản trị thay đổi – risk management”. Quản trị thay đổi là quá trình nâng cấp hệ thống, nhằm điều chỉnh hoặc biến đổi mục tiêu, quy trình vận hành của một tổ chức. Việc quản lý thay đổi hiệu quả giúp tổ chức dễ dàng chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái kỳ vọng, đảm bảo sự thích ứng và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động.
→ Có thể bạn quan tâm: Quản trị thay đổi là gì? Vai trò của quản trị thay đổi trong tổ chức
5 Vai trò của business analysis trong quản trị thay đổi
Nhà Phân Tích Kinh Doanh đóng vai trò then chốt trong quá trình thực hiện các sáng kiến thay đổi. Trách nhiệm của họ thường bao gồm 5 phạm trù dưới đây.
1. Các chuyên gia phân tích kinh doanh là cầu nối giữa các bên liên quan
Nhà Phân Tích Kinh Doanh (BAs) đóng vai trò quan trọng như là cầu nối giao tiếp giữa các bên liên quan và các nhóm giải pháp. Họ không chỉ đơn thuần truyền đạt thông tin mà còn đảm bảo rằng mọi người tham gia vào quá trình thay đổi đều có cùng một tầm nhìn và mục tiêu. Họ giúp ngăn ngừa sự hiểu lầm và xung đột, tạo ra sự đồng thuận và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận. Nhờ vậy, BAs góp phần quan trọng vào việc thực hiện các thay đổi một cách suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa sự phối hợp và hợp tác trong tổ chức.
2. Business analysis giúp đánh giá đúng tác động của các sáng kiến thay đổi
Nhà Phân Tích Kinh Doanh (BAs) đánh giá tác động của các thay đổi đề xuất lên nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức, bao gồm quy trình, công nghệ và con người. Công việc này không chỉ dừng lại ở việc xác định những ảnh hưởng tiềm tàng mà còn bao gồm việc nhận diện các rủi ro và thách thức có thể phát sinh.
Bằng cách phân tích kỹ lưỡng, BAs có thể đưa ra cái nhìn toàn diện về những hệ quả mà các thay đổi mang lại, giúp tổ chức chuẩn bị và ứng phó một cách hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện một cách thông suốt và ít gặp trở ngại, đồng thời tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu rủi ro cho tổ chức.
3. Quản lý rủi ro nhờ ngành phân tích kinh doanh
Nhà Phân Tích Kinh Doanh (BAs) có vai trò quan trọng trong việc xác định, đánh giá và phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro liên quan đến các thay đổi đề xuất. Bằng cách chủ động xử lý các rủi ro từ sớm, họ góp phần vào việc thực hiện thay đổi một cách suôn sẻ hơn. Nhờ vậy, họ có thể chuẩn bị tốt hơn cho các thay đổi, đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
4. Xây dựng các mô hình dữ liệu dựa vào business analysis
Các business analyst sử dụng mô hình dữ liệu để phân tích tác động tiềm tàng của các thay đổi lên các phòng ban của công ty. Công tác này giúp hiểu rõ tác động của quá trình thay đổi đến kho lưu trữ dữ liệu. Từ đó, BAs sẽ dự đoán và đánh giá những thay đổi có thể xảy ra, đảm bảo rằng mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu chính xác và toàn diện. Điều này không chỉ giúp tổ chức chuẩn bị tốt hơn cho những thay đổi mà còn tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu, đảm bảo rằng luồng thông tin luôn mạch lạc và hiệu quả.
5. Phác họa các sơ đồ quy trình nhờ phân tích dữ liệu kinh doanh
Sơ đồ quy trình là một công cụ vô cùng quý giá mà chuyên gia phân tích kinh doanh (BAs) sử dụng. Nó giúp các bên liên quan hình dung rõ ràng trạng thái hiện tại và tương lai của tổ chức khi nâng cấp quy trình, từ đó nhận diện các khu vực cần cải thiện và tối ưu hóa.
Bằng cách tạo ra các sơ đồ quy trình chi tiết, BAs có thể làm nổi bật những ưu và nhược trong quy trình hiện tại, đồng thời đưa ra các đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc này không chỉ giúp cho quá trình thay đổi diễn ra mượt mà hơn mà còn đảm bảo rằng các quy trình trong tương lai sẽ hoạt động tối ưu.
4 Lợi ích của business analysis trong quản trị thay đổi
Với những vai trò quan trọng đã nêu ở phần trước, có thể thấy những chuyên gia phân tích kinh doanh có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc quản lý thay đổi tổ chức. Những lợi ích mà họ mang lại có thể bao gồm:
1. Giảm sự chống đối nội bộ khi thay đổi
BAs giỏi trong việc đạt được sự đồng thuận của các bên liên quan và chủ động giải quyết các mối quan ngại thông qua giao tiếp và lắng nghe tích cực. Điều này giúp giảm thiểu sự kháng cự đối với thay đổi, làm cho quá trình chuyển đổi từ các quy trình và hệ thống cũ sang mới diễn ra mượt mà hơn.
2. Tối ưu hiệu quả của sáng kiến thay đổi nhờ business analysis
Với kỹ năng phân tích xuất sắc, BAs nhận diện cơ hội để tối ưu hóa quy trình và thu hẹp khoảng cách. Họ giúp cải thiện hiệu quả tổng thể của tổ chức, dẫn dắt các công ty và đội ngũ của họ đạt được các mục tiêu dài hạn một cách hiệu quả.
3. Phân tích dữ liệu kinh doanh để tiết kiệm chi phí chuyển đổi
BAs có khả năng xác định và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn từ sớm trong quá trình thay đổi. Họ đưa ra các khuyến nghị phù hợp với mục tiêu của tổ chức, giúp giảm thiểu việc phải làm lại và hướng dẫn tổ chức thực hiện thay đổi một cách tiết kiệm chi phí nhất.
4. Cải thiện sự hài lòng của các bên liên quan
Thông qua sự gắn kết liên tục và giao tiếp hiệu quả, BAs đảm bảo rằng các bên liên quan cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Họ sử dụng ý kiến của các bên liên quan để phát triển các giải pháp giải quyết trực tiếp các điểm đau của họ, từ đó dẫn đến sự hài lòng và chấp nhận cao hơn.
Nhìn chung, các BAs mang lại những lợi ích to lớn trong các sáng kiến quản lý thay đổi của tổ chức. Để chuyển đổi thành công, các lãnh đạo doanh nghiệp nên xây dựng một bộ phận phân tích kinh doanh chuyên sâu, đồng thời tự mình trang bị những kiến thức phân tích phù hợp. Chỉ như vậy, lãnh đạo mới hiểu rõ hiệu quả cũng như những khúc mắc trong suốt quá trình thay đổi và dần cải thiện chúng tốt hơn.
→ Có thể bạn quan tâm: Khóa học phân tích dữ liệu kinh doanh cho cấp quản lý
