Việc tuân thủ cẩn trọng các thỏa thuận, giảm thiểu rủi ro và giữ thông tin bí mật giữa các bên là chiến lược đàm phán an toàn. Tuy nhiên, những việc này đôi khi lại không xây dựng được niềm tin với đối phương, và có thể khiến chúng ta bỏ lỡ những cơ hội tiềm năng. Vì thế, việc xây dựng niềm tin nhanh chóng là một kỹ năng rất quan trọng. Áp dụng năm kỹ năng đàm phán thuyết phục dưới đây để thiết lập niềm tin trong quá trình thương lượng.
1. Sử dụng ngôn từ thông minh – Kỹ năng đàm phán thuyết phục giúp xây dựng niềm tin trong đàm phán
Trước khi hiểu kỹ hơn về sức mạnh của ngôn từ trong việc xây dựng niềm tin trong kinh doanh. Cùng SOM tham khảo ví dụ dưới đây:
Cách đây vài năm, một hãng hàng không đang nghiên cứu áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình bán vé. Họ mời các công ty tư vấn tham gia đấu thầu dự án này. Tại buổi họp khởi động với các nhà tư vấn tiềm năng, các giám đốc điều hành của hãng hàng không đã giới thiệu về hệ thống hiện tại và nêu rõ nhu cầu cũng như mong đợi của họ.
Sau phần trình bày, một cuộc trao đổi diễn ra giữa các giám đốc điều hành và các nhà tư vấn. Một đại diện của công ty tư vấn X, người không có kinh nghiệm làm việc trong ngành hàng không, nhận ra rằng họ không hiểu ngôn ngữ chuyên ngành của lĩnh vực này. Họ cảm thấy cần được giải thích chuyên sâu các thuật ngữ này. Hầu hết mọi người trong buổi họp, kể cả các nhà điều hành của hãng hàng không, đều ngạc nhiên khi nhìn thấy đại diện của công ty X lại thể hiện sự thiếu hiểu biết, thiếu sự quan tâm về thương hiệu trước khi tham gia đấu thầu. Công ty X thực sự đã mắc phải một sai lầm lớn, làm lung lay lòng tin của thương hiệu đối với công ty, một câu hỏi vô hại và họ bị loại ra khỏi cuộc chơi đến bất ngờ.
Trong các cuộc đàm phán, việc nắm bắt được ngôn ngữ của đối tác là kỹ năng thương lượng quan trọng nhất. Điều này không chỉ liên quan đến việc am hiểu các thuật ngữ chuyên ngành, mà còn là thấu hiểu được các sắc thái và hàm ý văn hóa đằng sau những gì thương hiệu chia sẻ. Bằng cách tìm hiểu về lịch sử, văn hóa và quan điểm của đối phương, bạn sẽ thể hiện được thái độ mong muốn hợp tác, đây cũng là bước quan trọng trong việc xây dựng lòng tin.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu cuộc đàm phán có thể giảm thiểu tối đa những sai sót không mong muốn. Cần truyền đạt cho đối phương hiểu rằng, bạn hiểu sâu sắc những quan điểm, nhu cầu và lợi ích của họ. Đừng quên bày tỏ thông điệp: “mặc dù đã có tìm hiểu, nhưng sai sót hoặc hiểu nhầm là điều không thể tránh khỏi”, để cả hai bên xem xét đó như là một phần tự nhiên của quá trình học hỏi và sẵn lòng nỗ lực để tìm hiểu sâu hơn về nhau.
2. Đạt được sự tin cậy trong đàm phán bằng cách quản trị danh tiếng cá nhân
Nếu bạn đã có danh tiếng tốt, điều này có thể giúp bạn vượt qua mọi trở ngại trong đàm phán. Ngược lại, nếu bạn có danh tiếng xấu, có thể làm hỏng cơ hội giao dịch ngay từ đầu. Các nhà đàm phán thông minh hiểu rằng danh tiếng không chỉ đơn thuần là việc bạn là ai, mà còn là một công cụ quan trọng để mở khóa cho cánh cửa hợp tác giữa các bên.
Để tận dụng danh tiếng như một chiến lược đàm phán trong kinh doanh, bạn có thể giới thiệu bên thứ ba cho đối tác để minh chứng cho năng lực của mình. Nếu cần thiết, bên thứ ba có thể tiếp xúc với đối tác trước khi bắt đầu thương lượng, hoặc thậm chí đóng vai trò trung gian trong quá trình thương thảo.
Bạn cũng có thể đưa ra các bằng chứng khác về sự thành công của mình, chẳng hạn như việc được xuất hiện trên các phương tiện truyền thông, những thành tựu đã đạt được trong các dự án hợp tác trước đây, các khách hàng lớn mà bạn đã từng có cơ hội hợp tác. Điều này sẽ giúp tăng thêm độ tin cậy và sự tôn trọng từ phía đối tác của bạn.
3. Biến sự phụ thuộc vào đối tác thành công cụ xây dựng niềm tin trong đàm phán
Việc phụ thuộc vào đối tác đôi khi là yếu tố thiết yếu để xây dựng sự tin cậy, thỏa hiệp. Chúng ta có thể giảm bớt cảm giác không thoải mái khi phụ thuộc vào người khác bằng cách đặt niềm tin vào đối phương nhiều hơn. Nhất là khi không có nhiều sự lựa chọn, và cả hai bên đều nhận ra sự cần thiết của nhau để đạt được mục tiêu, mức độ tin tưởng giữa các bên sẽ theo đó mà tăng cao.
Bạn có thể kích hoạt quá trình xây dựng lòng tin này bằng cách đề cập đến những lợi ích mà bạn có thể mang lại, và nhấn mạnh vào những tổn thất có thể xảy ra nếu không đạt được thỏa thuận. Kỹ năng thuyết phục này đặc biệt hữu ích khi mọi giải pháp thay thế đều gây ra sự tốn kém hoặc rủi ro nhất định. Tóm lại, những tình huống mà nhà đàm phán cảm thấy không còn cách nào khác để đạt được sự đồng thuận, thì việc tin tưởng vào “kẻ thù” của mình là quyết định tất yếu.
4. Đơn phương nhượng bộ – Cách xây dựng niềm tin trong đàm phán không nên bỏ qua
Thông thường các cuộc đàm phán thường có sự tính toán, cả hai bên đều cân nhắc mỗi lần đối phương đưa ra điều kiện. Tuy nhiên, nếu muốn đầu tư xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và lâu dài, đừng nên toan tính thiệt hơn quá nhiều. Đôi khi nhượng bộ đơn phương cũng là cách để gia tăng sự tin cậy giữa các bên, bởi nó thể hiện bạn đánh giá cao mối quan hệ và thật sự muốn đồng hành phát triển với đối tác.
Kỹ năng đàm phán này không yêu cầu bên còn lại cũng phải nhượng bộ hay đổi lại lợi ích gì khác. Bởi lẽ, bạn hoàn toàn đã cân nhắc đến các tổn thất về chi phí hoặc rủi ro mà bạn có thể chấp nhận, nhưng lại mang đến lợi ích cho bên còn lại. Tuy vậy, cần lên kế hoạch cẩn thận để chứng tỏ năng lực của bạn, việc nhượng bộ chỉ là cách bạn thể hiện sự tôn trọng, đánh giá cao giá trị của đối phương.
5. Đạt được sự tin cậy trong đàm phán bằng cách giải thích rõ các mong đợi
Thường khi bắt đầu đàm phán với một người mới, bạn có thể đối mặt với sự đánh giá tiêu cực về động cơ và ý định của mình. Họ có thể nghĩ rằng bạn tham lam, hoặc cảm thấy điều khoản bạn đưa ra không công bằng. Dù thực tế, lập trường bạn đưa ra chỉ đơn thuần là vì hạn chế về mặt ngân sách hoặc những thỏa thuận mang tính chất cam kết, bảo mật.
Theo các nhà tâm lý học, mọi người thường nhìn nhận bản thân mình từ góc độ tích cực, trong khi nhìn nhận người khác từ góc độ tiêu cực, nhất là khi có xung đột xảy ra. Vì vậy, việc cung cấp lý lẽ thuyết phục cho hành động của mình và giải thích rõ ràng về các yêu cầu cho đối phương là vô cùng quan trọng. Một lời đề nghị không được giải thích có thể làm suy giảm hoặc phá hủy sự tin tưởng trong quá trình đàm phán. Ngược lại, một lời đề nghị được giải thích một cách hợp lý có thể giữ vững và nâng cao sự tin cậy.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kỹ năng đàm phán thuyết phục hiệu quả. Tuy nhiên, không có chiến lược và chiến thuật trong đàm phán nào là “hoàn hảo” cho tất cả mọi tình huống. Việc áp dụng chiến thuật nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: mục tiêu đàm phán, phong cách của đối tác, lợi ích của các bên. Điều quan trọng là bạn cần linh hoạt sử dụng các chiến thuật một cách thông minh để tăng khả năng thương lượng thành công.
Có thể bạn quan tâm:
- 4 chiến lược đàm phán trong kinh doanh
- 5 kỹ năng đàm phán thuyết phục trong thương lượng
- Hiểu về value claiming trong đàm phán thương lượng