Sẽ không là nói quá khi cho rằng doanh nghiệp luôn gặp vô số những trở ngại bất ngờ trong hầu hết mọi giai đoạn của quá trình chuyển đổi số. Và việc có một đội ngũ business analyst với các kiến thức IT lẫn kinh doanh sành sõi sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những vấn đề này.
Trong nhiều trường hợp, các nhà phân tích kinh doanh chính là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp giữa một rừng công ty đang chuyển đổi nửa vời. Tại sao lại như thế? Hãy cùng tham khảo những vai trò không thể thay thế của một business analyst trong quá trình chuyển đổi số ở bài viết sau:
1. Các business analyst là nhân tố chủ chốt khi xây dựng chiến lược chuyển đổi số.
Trước khi bắt tay chuyển đổi thì ban lãnh đạo nào cũng sẽ đau đầu với những câu như: khi nào thì cần chuyển đổi số? Tại sao phải chuyển đổi số? Chuyển đổi số ở những khâu nào? Phân chia ngân sách vào đâu? Phòng ban nào cần tập trung nhất?
Tất cả những quyết định này chắc chắn không dựa trên cảm xúc hoặc “thấy người ta làm thì làm theo”. Chúng phải là một chiến lược được đúc kết sau một quá trình phân tích tình hình kỹ lưỡng, từ bối cảnh thị trường, mục tiêu dài hạn, văn hóa, nguồn lực của công ty,…Và người phân tích những điều này chính là các chuyên gia business analyst, với những số liệu phức tạp họ thu được sau một quá trình dày công tích góp.
Hơn nữa, các chuyên gia phân tích kinh doanh cũng chính là người chịu trách nhiệm trong việc thuyết phục các phòng ban chung tay chuyển đổi, dựa trên những con số “biết nói”. Đồng thời, họ là người quyết định và đưa ra những thông tin, yêu cầu cần thiết để quá trình chuyển đổi được triệt để và tối ưu.
2. Các nhà phân tích kinh doanh sẽ phát triển và giám sát kế hoạch thực thi chuyển đổi số
Khi lập kế hoạch cho một dự án chuyển đổi số, một tầm nhìn xa và rộng về kế hoạch tất nhiên là điều quan trọng nhất. Nhưng nếu không có một kế hoạch thực thi logic và chỉn chu thì tầm nhìn này cũng sớm “gãy”.
Đây chính là lúc các chuyên viên phân tích kinh doanh thể hiện vai trò của mình một cách triệt để. Với hiểu biết cặn kẽ về doanh nghiệp, tầm nhìn chiến lược trong kinh doanh và khả năng phân tích, dự đoán tình hình, các business analyst là những người phù hợp nhất để phác thảo một chiến lược thực thi cụ thể cho toàn công ty.
Bản phác thảo này phải bao gồm khung thời gian hoạt động dự tính (timeline), mục tiêu chuyển đổi trong từng khâu, từng phòng ban, các hoạt động cần làm, và thứ tự thực hiện các hoạt động đó. Nhìn chung, bản phác thảo chiến lược thực thi sẽ giống như một bản đồ chỉ đường cho nhân viên khác đi đến cái đích của quá trình chuyển đổi số.
Chưa hết, business analyst cũng là người “trung hòa” các sáng kiến đi ngược với chiến lược kinh doanh – một trong những rủi ro nghiêm trọng nhất của chuyển đổi số. Những sáng kiến này có thể được nảy ra trong quá trình thực hiện chuyển đổi, kéo theo đó là hàng loạt hoạt động “lệch hướng” ban đầu. Lúc này, business analyst phải nhanh chóng phát hiện được sự “trật chìa” này và lèo lái các hoạt động quay về đúng tiến trình đề ra.
Nhìn chung, các nhà phân tích kinh doanh là những người mang lại trật tự cho sự hỗn loạn trong bối cảnh chuyển đổi. Họ chính là chỗ dựa và nguồn lực quan trọng cho các nhân viên khác trước những thay đổi bất ngờ hoặc mớ kiến thức chuyển đổi “khó nuốt”.
3. Là đầu mối “giao tiếp” giữa phòng ban kinh doanh và kỹ thuật thông quan việc phân tích dữ liệu kinh doanh
Việc giao tiếp kém hiệu quả, hiểu lầm ý nhau giữa nhóm phòng ban phân tích kinh doanh và phòng ban kỹ thuật (IT) là vấn đề muôn thuở ở nhiều tổ chức. Khi thực hiện chuyển đổi số, những trắc trở này lại càng “sâu sắc” hơn khi ai cũng có cái lý của mình, và vì “dân kinh doanh thì làm gì hiểu ngôn ngữ kỹ thuật” và ngược lại.
Lúc này, chúng ta cần những nhân tố vừa hiểu về chiến lược kinh doanh, vừa nắm bắt được các thuật ngữ và yêu cầu kỹ thuật để làm trung gian giao tiếp giữa các bên. Người này phải biết cách kể chuyện bằng dữ liệu bằng những hình ảnh trực quan để củng cố kiến thức cho các phòng ban (data visualization). Họ phải hiểu và truyền đạt nhu cầu của phòng ban kinh doanh đến các nhân viên kỹ thuật hiệu quả, đồng thời hỗ trợ phòng ban IT giải quyết những nhu cầu đó bằng các giải pháp công nghệ khả thi.
→ Có thể bạn quan tâm: 3 kỹ năng cần có của một business analyst
Ngần ấy vai trò tất nhiên sẽ gây rất nhiều áp lực và đòi hỏi những kỹ năng đa dạng, bao gồm chuyên môn IT, khả năng phân tích chiến lược kinh doanh và giao tiếp xã hội xuất sắc. Và không ai khác ngoài chính những business analyst sành sỏi mới đủ sức cáng đáng điều này.
4. Các business analyst thúc đẩy thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả của tất cả các bên liên quan
Quá trình chuyển đổi số tất nhiên không chỉ có sự tham gia của phòng ban kinh doanh và kỹ thuật đã nêu trên. Nó là một quy trình toàn diện lâu dài, với sự tham gia của rất nhiều bên liên quan, bao gồm tất cả những phòng ban nội bộ của tổ chức lẫn những bên thứ 3 liên quan như, cơ quan pháp lý, đối tác, và đặc biệt là khách hàng.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không ý thức được điều này và chỉ tập trung vào bộ phận kỹ thuật khi bắt đầu chuyển đổi số. Họ bỏ quên nhiều nhân tố khác nằm trong phạm vi ảnh hưởng bởi công nghệ mới đang được triển khai. Do vậy mà nhiều bên liên quan sẽ không bắt kịp tốc độ, không có tiếng nói và không tiếp nhận kịp các hệ quả chuyển đổi.
Điều này khiến các giải pháp đề ra không không tối ưu, thiếu hiệu quả đối với một nhóm nào đó và khiến họ chống đối. Khi đó thì doanh nghiệp lại phải vừa làm vừa sửa, hoặc đập đi xây lại, gây tốn kém kha khá thời gian và tiền bạc. Vì thế, doanh nghiệp phải có các nhà phân tích kinh doanh lành nghề để đảm bảo quá trình tiếp nhận thông tin và hợp tác của tất cả các bên được toàn diện, hạn chế thất thoát.
Một business analyst giỏi sẽ biết cách bắt đầu từ cơ sở thiết kế lấy người dùng làm trung tâm. Họ liên tục đặt các câu hỏi chi tiết giúp xác định và giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào của người dùng – nhóm người “thụ hưởng” quan trọng nhất của dự án. Từ đó, họ sẽ phân tích và vẽ ra các nhu cầu kinh doanh thiết yếu của dự án chuyển đổi số rồi thiết lập các tiêu chí thực bắt buộc. Chỉ như vậy, các bên liên quan mới có khả năng áp dụng và hưởng lợi từ giải pháp chuyển đổi một cách tối ưu.
→ Có thể bạn quan tâm: Làm chuyên viên phân tích kinh doanh là làm gì?
Tóm lại là,các nhà phân tích kinh doanh có thể thu hút các bên liên quan một cách hiệu quả, thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm khác nhau, giúp giảm biên độ sai sót, tự động hóa các quy trình, giảm thiểu nguy cơ và lỗi do con người liên quan đến các chương trình kỹ thuật, đồng thời duy trì sự linh hoạt và tập trung của các bên liên quan…
Vì thế, trước khi bắt tay vào chuyển đổi số, hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp của bạn đang sở hữu một business analyst giàu kinh nghiệm, hoặc chính bạn phải nắm rõ tư duy chuyển đổi số cần thiết. → Có thể bạn quan tâm: Khóa học trau dồi tư duy chuyển đổi số cho lãnh đạo
