Một điều tất yếu để trở thành một nhà phân tích kinh doanh giỏi (Business Analysts – BAs) chính là vận dụng thông minh các công cụ – phần mềm để tối ưu quy trình. Có rất nhiều công cụ phục vụ đa dạng khía cạnh khác nhau của một dự án phân tích kinh doanh.
Cho dù bạn đang giải mã yêu cầu, quản lý quan hệ khách hàng, tối ưu hóa tài nguyên hay trực quan hóa dữ liệu, sẽ luôn có một công cụ thiết kế để bổ sung cho chuyên môn của bạn và thúc đẩy sự nghiệp của bạn phát triển. Trong bài viết này, SOM sẽ cung cấp cho bạn danh sách các công cụ và phần mềm cần thiết giúp tăng hiệu quả và độ chính xác của dữ liệu, từ đó tạo ra những thông tin chi tiết có giá trị. Cùng tham khảo nhé!
1. Công cụ để business analyst quản lý yêu cầu dự án
Quản lý yêu cầu là cốt lõi của bất kỳ sáng kiến phân tích kinh doanh nào. Để đảm bảo rằng chúng ta đang thu thập, tài liệu hóa và theo dõi yêu cầu dự án một cách đúng đắn, việc sử dụng phần mềm phù hợp có thể giúp tổ chức và giữ vững các nhu cầu và mục tiêu của các bên liên quan và doanh nghiệp.
Các phần mềm phổ biến nhất cho business analyst để quản lý yêu cầu
- Confluence (Atlassian): Nền tảng cộng tác để sắp xếp tài liệu và tổ chức yêu cầu dự án và thúc đẩy giao tiếp trong đội ngũ. Confluence tích hợp với JIRA và các phần mềm khác để cung cấp các mẫu và bản thiết kế tiêu chuẩn cho dự án.
- IBM Engineering Requirements Management DOORS: IBM Engineering Requirements Management DOORS (thường được gọi tắt là DOORS) là một công cụ quản lý yêu cầu mạnh mẽ do IBM phát triển. DOORS được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý các yêu cầu phức tạp của dự án, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp có tính chất phức tạp và đòi hỏi cao như hàng không vũ trụ, quốc phòng, ô tô, và công nghệ thông tin.
Một vài phần mềm khác:
- Jama Connect: Giải pháp quản lý yêu cầu thời gian thực, cộng tác và truy xuất nguồn gốc.
- Helix RM: Giải pháp quản lý yêu cầu tích hợp, cung cấp cái nhìn toàn diện về yêu cầu dự án.
- Visure Requirements: Công cụ đa dụng cho kỹ thuật và quản lý yêu cầu với tính truy xuất nguồn gốc mạnh mẽ.
2. Phần mềm để quản lý khách hàng cho chuyên gia phân tích kinh doanh (CRM)
CRM là các công cụ giúp doanh nghiệp quản lý và phân tích tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng. BAs có thể sử dụng CRM để hiểu hành vi và sở thích của khách hàng, đảm bảo giải pháp chúng ta xây dựng mang lại giá trị lớn nhất.
Các phần mềm để quản lý dữ liệu khách hàng khi phân tích kinh doanh
- Salesforce: Salesforce là một nền tảng Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) hàng đầu thế giới, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý và phân tích tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng. Salesforce cung cấp một loạt các công cụ và dịch vụ nhằm tối ưu hóa các hoạt động bán hàng, dịch vụ khách hàng, tiếp thị và nhiều lĩnh vực khác.
- Microsoft Dynamics 365: Microsoft Dynamics 365 là một bộ ứng dụng kinh doanh dựa trên đám mây, được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Phần CRM của Dynamics 365 giúp doanh nghiệp quản lý và phân tích tương tác với khách hàng, từ đó cải thiện các hoạt động bán hàng, dịch vụ khách hàng và tiếp thị.
Các công cụ CRM khác:
- HubSpot: Phần mềm inbound marketing và bán hàng giúp xây dựng và quản lý quan hệ khách hàng.
- Zoho CRM: Giải pháp CRM trên nền tảng đám mây với các công cụ tự động hóa bán hàng và tiếp thị.
- SAP CRM: Một phần của SAP Business Suite, tập trung vào quản lý quan hệ khách hàng và thúc đẩy lợi nhuận.
3. Phần mềm để hoạch định tài nguyên doanh nghiệp khi phân tích dữ liệu kinh doanh (ERP)
Các công cụ ERP tích hợp các quy trình và chức năng kinh doanh khác nhau, giúp BAs hiểu cách các hệ thống khác nhau hoạt động cùng nhau. Khi xem xét quản lý rủi ro, tối ưu hóa quy trình và các đội ngũ bị ảnh hưởng, phần mềm này giúp BAs hình dung các kết nối đó.
Phần mềm ERP phổ biến để hoạch định tài nguyên doanh nghiệp:
- SAP ERP: SAP ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp phần mềm toàn diện do SAP phát triển, được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh chính. SAP ERP bao gồm nhiều mô-đun chức năng như tài chính, kế toán, sản xuất, quản lý nhân sự, chuỗi cung ứng và nhiều lĩnh vực khác.
- Oracle ERP Cloud: oracle ERP Cloud là một giải pháp phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) dựa trên đám mây do Oracle phát triển. Hệ thống này cung cấp một bộ ứng dụng toàn diện giúp các tổ chức quản lý tài chính, quản lý nhân sự, chuỗi cung ứng, quản lý dự án và các quy trình kinh doanh khác trên một nền tảng duy nhất.
Các công cụ khác:
- Microsoft Dynamics GP: Giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Infor CloudSuite: Giải pháp đám mây cho các ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm sản xuất và y tế.
- NetSuite: Hệ thống ERP trên nền tảng đám mây cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
4. Trí tuệ Kinh doanh và Trực quan hóa Dữ liệu
Công cụ Trí tuệ Kinh doanh (BI – Business Intelligence) và Trực quan hóa Dữ liệu giúp doanh nghiệp phân tích và trực quan hóa dữ liệu một cách hiệu quả, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.
Các phần mềm trí tuệ kinh doanh và trực quan hóa dữ liệu phổ biến nhất
- Tableau: Tableau là một công cụ trực quan hóa dữ liệu hàng đầu được thiết kế để biến dữ liệu phức tạp thành các biểu đồ, bảng điều khiển (dashboard), và báo cáo tương tác dễ hiểu. Được sử dụng rộng rãi bởi các nhà phân tích, doanh nghiệp, và tổ chức, Tableau giúp người dùng khám phá và hiểu dữ liệu của mình mà không cần phải có kỹ năng lập trình phức tạp.
- Power BI (Microsoft): Power BI là một dịch vụ phân tích kinh doanh do Microsoft phát triển, giúp biến dữ liệu phức tạp thành các báo cáo và bảng điều khiển (dashboard) trực quan, tương tác. Được thiết kế để hỗ trợ việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, Power BI là công cụ phổ biến trong các doanh nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới.
Một vài công cụ khác:
- QlikView/Qlik Sense: Công cụ cho khám phá dữ liệu và trực quan hóa tự phục vụ.
- Looker: Nền tảng dữ liệu hiện đại cho phép người dùng khám phá, phân tích và chia sẻ dữ liệu.
- SAP BusinessObjects: Bộ công cụ trí tuệ kinh doanh, báo cáo và khám phá dữ liệu.
5. Phần mềm để mô hình hóa quy trình trong business analysis
Mô hình hóa và thiết kế quy trình kinh doanh là một phần lớn trong công việc của BA. BAs cần đảm bảo rằng các luồng công việc hiệu quả, rõ ràng và dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan.
Phần mềm cho mô hình hóa và thiết kế quy trình khi phân tích dữ liệu kinh doanh
- Draw.io: Draw.io là một công cụ trực tuyến cho phép người dùng tạo ra các biểu đồ, sơ đồ, và các loại hình vẽ khác một cách dễ dàng và linh hoạt. Được phát triển dựa trên nền tảng web, Draw.io cung cấp một giao diện đơn giản và trực quan, cho phép người dùng kéo và thả các phần tử để xây dựng các sơ đồ và biểu đồ theo ý muốn của mình.
- Bizagi: Bizagi là một nền tảng quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management – BPM) giúp các tổ chức tự động hóa, quản lý và tối ưu hóa các quy trình hoạt động của họ. Bizagi cung cấp một loạt các công cụ và tính năng để thiết kế, triển khai, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh từ đơn giản đến phức tạp.
Một vài công cụ khác
- Aris (Software AG): Nền tảng toàn diện cho mô hình hóa quy trình, phân tích và mô phỏng.
- Signavio: Nền tảng quản lý và mô hình hóa quy trình tập trung vào tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
6. Phần mềm để các business analyst quản lý dự án hiệu quả
Công cụ quản lý dự án là cần thiết cho bất kỳ BA nào. Các phần mềm này giúp theo dõi tiến độ dự án, đảm bảo các nhiệm vụ được nhìn thấy và hoàn thành đúng thời hạn, giữ cho các thành viên trong đội ngũ được liên kết và truyền đạt các thay đổi đối với dự án và nhiệm vụ.
Phần mềm bạn nên sử dụng cho quản lý dự án
- JIRA (Atlassian): JIRA là một công cụ quản lý dự án phổ biến được phát triển bởi Atlassian, được sử dụng rộng rãi trong các dự án phát triển phần mềm và quản lý công việc. JIRA giúp tổ chức theo dõi, quản lý, và báo cáo về tiến độ của các công việc và dự án, cũng như tạo ra một quy trình làm việc cụ thể để phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
- Microsoft Project: Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án phổ biến được phát triển bởi Microsoft. Nó cung cấp các công cụ và tính năng cho việc lập kế hoạch, quản lý, và theo dõi tiến độ của các dự án từ các dự án nhỏ đến các dự án lớn và phức tạp.
Một vài công cụ phổ biến khác
- Monday.com: Hệ điều hành công việc giúp các đội ngũ lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác trên các dự án.
- Asana: Công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ giúp các đội ngũ tổ chức công việc và đạt được mục tiêu.
- Trello: Công cụ đơn giản, trực quan để tổ chức nhiệm vụ và dự án.
Các Nhà Phân Tích Kinh Doanh có thể hưởng lợi rất nhiều từ một loạt các phần mềm và công cụ được thiết kế để nâng cao năng lực, giao tiếp và hiệu quả của họ. Những công cụ này không chỉ đơn giản hóa mà còn tối ưu hiệu quả của quy trình phân tích kinh doanh. Nếu muốn tiến xa trong lĩnh vực này, hãy luyện tập tư duy ứng dụng công cụ phù hợp trong mọi nhiệm vụ suốt dự án!
Có thể bạn quan tâm:
- Khóa học về Phân tích kinh doanh hàng đầu khu vực châu Á
- Các chứng chỉ cho business analyst
