Từ khi nào mà vai trò của nhà quản lý bị ‘thoái hóa’ xuống thành cả ngày chạy theo nhân viên để giải quyết vấn đề, xử lý điểm nóng?! Đây có lẽ là vấn đề chung của nhiều quản lý hiện tại, dù ở doanh nghiệp nhỏ hay lớn mà đôi lúc chính nhà quản lý cũng không nhận ra. Có lẽ đã đến lúc các quản lý tạm thời gạt bỏ những tôn chỉ cũ và xây dựng cho mình một hệ thống, một phương pháp quản trị doanh nghiệp theo hướng bài bản, chuyên nghiệp hơn.
Cùng tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây nhé!
Phương pháp Quản trị doanh nghiệp theo mục tiêu
Quản lý theo mục tiêu (MBO – Management by Objectives) là phương pháp quản lý xoay quanh việc thiết lập mục tiêu cho từng cá nhân, bộ phận. Các quản lý và nhân viên sẽ trao đổi để thống nhất các mục tiêu trong từng giai đoạn và giám sát, đánh giá, điều chỉnh công việc dựa vào mục tiêu đó.
MBO có thể vận hành tốt với bất kỳ quy mô nào, miễn là các quy trình thủ tục được nắm vững và các nhà quản lý có sự kiên nhẫn với việc khởi đầu hoạt động của hệ thống. Các bước thực hiện MBO sẽ diễn ra lần lượt như sau:
Bước 1 – Xác định mục tiêu của tổ chức:
Trước hết, quản lý cần xác định được mục tiêu của tổ chức trong từng chu kỳ, có thể là 3, 6, 12 tháng. Việc xác định mục tiêu nên được thực hiện trong các cuộc họp chiến lược quy tụ đầy đủ quản lý các cấp.
Bước 2 – Xác định mục tiêu của nhân viên
Dựa vào mục tiêu lớn của công ty, quản lý cần trao đổi và thống nhất mục tiêu của nhân viên cần thực hiện trong chu kỳ. Mục tiêu của nhân viên phải liên kết chặt chẽ và đóng góp vào mục tiêu chung của toàn tổ chức.
Bước 3 – Theo dõi liên tục tiến độ
Theo dõi liên tục tiến độ thực hiện mục tiêu của nhân viên để đảm bảo kiểm soát, điều phối công việc tốt, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng nhân viên chệch hướng, không đạt được mục tiêu.
Bước 4 – Đánh giá hiệu suất
Vào cuối chu kỳ công việc, quản lý sẽ đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên nguyên tắc so sánh các kết quả công việc nhân viên đạt được so với mục tiêu cam kết ban đầu.
Bước 5 – Cung cấp phản hồi, khen thưởng
Quản lý cần cung cấp các phản hồi công việc thích hợp để giúp nhân viên cải tiến hiệu suất, đồng thời có căn cứ để công ty tiến hành khen thưởng nhân viên.
→ Tham khảo chi tiết về ứng dụng MBO trong doanh nghiệp
Phương pháp quản lý dựa trên kết quả
Quản lý theo kết quả RBM (Result based management) là một phương thức quản lý mà thông qua đó nhà quản lý xác định các kết quả cần đạt được một cách cụ thể, rõ ràng và dài hạn, định hướng tất cả các nỗ lực và hoạt động vào việc đạt được các kết quả.
Nhìn chung, quản trị theo kết quả cũng xoay quanh việc đề ra những “đích đến” cụ thể như MBO. Tuy nhiên, phương pháp quản trị này yêu cầu sự phân tích chặt chẽ hơn về cả chiến lược lẫn cách thức thực thi, cụ thể gồm 2 phần: mục đích (the objectives – the Os) và key results (the KRs). Nó có nghĩa là lãnh đạo không chỉ đưa ra đích đến mà còn phải vạch rõ quá trình đạt được đích đó qua những thông số cụ thể.
Với RBM, quản lý phải trả lời 4 câu hỏi quan trọng, đó là: Tại sao chúng ta phải đầu tư thời gian, công sức? Chúng ta mong muốn đạt được những kết quả gì từ những sự đầu tư này? Lợi ích cuối cùng cần được tạo ra? Tiến trình đầu tư như thế nào để hiệu quả? Theo cách hiểu thông thường, phương pháp quản trị RBM sẽ bao gồm 5 hoạt động cơ bản:
Bước 1 – Lập kế hoạch:
Quản lý xác định các kết quả mong đợi và quyết định những gì cần làm và cách thức làm để đạt được các kết quả mong đợi đó. Từ đó, quản lý cũng phải thống nhất những mục tiêu và các yêu cầu năng lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ nhằm đạt các kết quả mong đợi.
Bước 2 – Tổ chức thực hiện:
Quản lý chỉ đạo các cá nhân, bộ phận, tổ chức thực hiện các hoạt động đã được phân công nhằm đạt được các kết quả mong đợi theo tiến độ đã xác định.
Bước 3 – Giám sát thực hiện:
Quản lý tiến hành theo dõi liên tục những gì đang được thực hiện có đúng như đã dự kiến chưa và đưa ra những phản hồi liên tục.
Bước 4 – Đánh giá kết quả:
Quản lý tiến hành các đánh giá để đo lường các kết quả trong một giai đoạn thực hiện, bao gồm những thành tích, sự tiến triển và những vấn đề. Các đánh giá này sẽ là cơ sở cho giai đoạn tiếp theo của chu trình, những bài học kinh nghiệm và đề ra các giải pháp nhằm cải tiến hoạt động quản lý.
Bước 5 – Xem xét lại kết quả:
Quản lý xem xét những gì đã đạt được và chẩn đoán những thiếu sót trong kết quả thực hiện cũng như trong lập kế hoạch. Từ cơ sở đó, quản lý xác định những gì cần được bổ sung, điều chỉnh cần thiết nếu kết quả không đạt theo đúng kế hoạch.
→ Tham khảo: KPI và OKR – các cách đo lường hiệu quả công việc phổ biến trong doanh nghiệp
Phương pháp quản trị theo quy trình
Quản lý theo quy trình (MBP là Management by Process) là mô hình quản trị bán sát vào quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Cụ thể, quản lý xác định các bước để thực hiện công việc, rồi xây dựng quy trình, kế hoạch kiểm soát quy trình, kế hoạch kiểm tra thử nghiệm. MBP đo lường năng suất theo kế hoạch kiểm soát quá trình và kế hoạch kiểm tra thử nghiệm.
Các bước thực hiện của phương pháp quản trị MBP sẽ diễn ra theo 4 bước cụ thể dưới đây:
Bước 1 – Thiết kế quy trình làm việc:
Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp, chuẩn hoá quy trình thành các bản mô tả, xác định đối tượng tham gia vào quy trình, kiểm tra quy trình và chuẩn hoá các tài liệu liên quan.
Bước 2 – Mô hình hóa quy trình:
Chuyển hoá các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu thành hình ảnh, bao gồm các bước định tuyến với công việc và người tham gia được xác định rõ ràng.
Bước 3 – Triển khai quy trình:
Sau khi đã hoàn tất 2 giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, quản lý sẽ cho nhân viên áp dụng quy trình làm việc vào thực tế.
Bước 4 – Đánh giá quy trình:
Quản lý đánh giá quy trình qua các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs). Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính. Chúng gồm nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ)/ nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện/ nhóm chỉ số về chi phí.
Mỗi quy trình quản lý có ưu nhược riêng, cần nhiều thời gian để hiểu và thử nghiệm để có thể thực hành nhuần nhuyễn. Các lãnh đạo cần ngâm cứu chi tiết cách thực thực hiện từng phương pháp, tham khảo những case study từ các tổ chức/công ty khác và thử nghiệm ngắn hạn lên tổ chức của mình để quyết định cách thức quản lý hiệu quả nhất.
Có thể bạn quan tâm:
