Đối với doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên không chỉ đơn thuần là yếu tố đánh giá, mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công. Khái niệm “quản trị hiệu suất” (performance management) không chỉ đơn giản là quá trình quản lý hiệu suất của nhân viên, mà nó còn là một hệ thống phức tạp, có thể ảnh hưởng sâu sắc đến mọi khía cạnh của tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu tầm quan trọng của việc quản trị hiệu suất cũng như mô hình phổ biến nhất hiện tại.
Mô hình quản trị hiệu suất là gì?
Mô hình quản trị hiệu suất (Performance Management) là một hệ thống bao gồm các quy trình và phương pháp giúp nhà quản lý đo lường và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên trong tổ chức. Quản trị hiệu suất bao gồm các bước từ thiết lập mục tiêu đến khen thưởng và phát triển nhân viên. Mô hình này giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược thông qua việc nâng cao hiệu suất của các cá nhân và đội nhóm.
Tại sao quản trị hiệu suất lao động lại quan trọng?
Để đạt được các mục tiêu của tổ chức, nhân viên cần phải làm việc đúng như mong đợi. Họ có thể đạt được mục tiêu đó vì lý do họ phải làm hoặc họ muốn làm. Một tổ chức có quy trình quản trị hiệu suất hiệu quả thường đạt được mục tiêu nhờ vào việc nhân viên chủ động đóng góp cho thành công chung – không chỉ để nhận được đánh giá tốt. Quản trị hiệu suất cũng ảnh hưởng đến các quy trình tổ chức khác như lập kế hoạch chiến lược, phát triển nhân viên và kế hoạch thừa kế.
Theo nghiên cứu của Gallup, các tổ chức thành công có sự gắn kết cao của nhân viên và đạt được mức tăng 240% trong các kết quả kinh doanh liên quan đến hiệu suất. Phòng Nhân sự (HR) đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện những nhiệm vụ này để các quản lý trong tổ chức có thể thực hiện các đánh giá hiệu suất một cách thành công và hiệu quả.
Lợi ích của performance management – quản trị hiệu suất
Thiết lập một quy trình quản trị hiệu suất hiệu quả là công việc không hề dễ dàng. Tuy nhiên, những lợi ích mà nó mang lại hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực. Một hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả sẽ giúp:
- Theo dõi sự phát triển của nhân viên, xác định điểm mạnh và điểm cần cải thiện
- Cho phép quản lý đưa ra quyết định dựa trên thông tin thực tế về mục tiêu của nhân viên. Đơn giản hóa việc tạo ra quy trình đánh giá công bằng, đảm bảo rằng mọi người đều được đối xử công bằng trong các cuộc trò chuyện một kèm một.
- Tạo nền tảng cho một quy trình đào tạo vững chắc. Các quản lý có thể can thiệp để cải thiện hiệu suất và dựa vào hiệu suất trong quá khứ để cung cấp coaching chủ động.
- Giúp nhân viên duy trì sự gắn kết trong công việc, từ đó cải thiện năng suất và đóng góp của nhân viên
Mô hình quản trị hiệu suất phổ biến
Có nhiều phương pháp khác nhau để quản lý hiệu suất. Tuy nhiên, nhiều phương pháp trong số này đã trải qua thất bại cũng như thành công. Thách thức thực sự nằm ở việc chọn một hệ thống quản trị hiệu suất phù hợp với nhu cầu độc đáo của tổ chức.
Không có khung nào là ưu việt; thay vào đó, hiệu quả của một quy trình quản trị hiệu suất phụ thuộc vào khả năng đáp ứng các mục tiêu cụ thể của tổ chức. Ví dụ, nếu một công ty nhắm đến sự tăng trưởng ổn định mỗi quý nhưng lại dựa vào các đánh giá hàng năm, có thể họ sẽ thấy sự bùng nổ hiệu suất vào phút cuối trước khi đánh giá, cho thấy sự không phù hợp giữa quy trình và kết quả. Một hệ thống quản trị hiệu suất được thiết kế tốt không chỉ giúp đạt được mục tiêu mà còn tạo động lực cho nhân viên trong suốt cả năm.
Thông thường, các công ty sẽ sử dụng quá trình quản trị hiệu suất gồm 5 bước chính như sau:
Giai đoạn lên kế hoạch
Trong giai đoạn này, các mục tiêu rõ ràng và kỳ vọng về hiệu suất được thiết lập. Các nhà quản lý và nhân viên cùng nhau xác định những mục tiêu cá nhân phù hợp với các mục tiêu tổ chức. Việc này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ điều gì được mong đợi từ họ mà còn tạo ra sự liên kết giữa công việc hàng ngày của họ với chiến lược tổng thể của công ty. Ví dụ, nếu tổ chức đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu 20% trong năm, các mục tiêu cá nhân của nhân viên có thể bao gồm việc đạt được một số lượng khách hàng mới nhất định hoặc cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng.
Giai đoạn giám sát
Các nhà quản lý liên tục theo dõi hiệu suất và tiến độ của nhân viên trong giai đoạn này. Họ cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ khi cần thiết, giúp nhân viên vượt qua những thách thức và giữ vững động lực. Việc giám sát này có thể bao gồm các cuộc họp định kỳ, đánh giá hiệu suất giữa kỳ, hoặc thậm chí là các công cụ công nghệ để theo dõi tiến trình công việc. Mục tiêu là phát hiện và giải quyết các vấn đề ngay khi chúng phát sinh, thay vì chờ đến các đánh giá chính thức.
Giai đoạn học hỏi và phát triển
Tại đây, nhân viên và nhà quản lý hợp tác để phát triển kỹ năng và kiến thức cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu của dự án và mục tiêu đã đề ra. Điều này có thể bao gồm việc tham gia các khóa đào tạo, workshop, hoặc các chương trình mentoring. Cả hai bên đều cần xác định các kỹ năng còn thiếu và lên kế hoạch cải thiện để đảm bảo nhân viên sẵn sàng cho các nhiệm vụ trong tương lai.
Giai đoạn phản hồi
Phản hồi là yếu tố quan trọng trong quá trình quản trị hiệu suất. Trong giai đoạn này, nhà quản lý cung cấp phản hồi thường xuyên và kịp thời về hiệu suất của nhân viên. Điều này không chỉ giúp nhân viên nhận biết những gì họ làm tốt mà còn chỉ ra những khu vực cần cải thiện. Các cuộc thảo luận về phản hồi nên được thực hiện một cách cởi mở và xây dựng, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi nhận và chia sẻ ý kiến.
Giai đoạn khen thưởng
Khi một dự án hoàn thành hoặc một mục tiêu được đạt được, việc công nhận và thưởng cho những nỗ lực của nhân viên là điều rất quan trọng. Giai đoạn này không chỉ nhằm khuyến khích những hành vi tích cực mà còn tăng cường sự gắn bó và lòng trung thành của nhân viên với tổ chức. Phần thưởng có thể là tiền thưởng, khen thưởng công khai, hoặc các cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Việc công nhận này giúp củng cố tinh thần làm việc và thúc đẩy nhân viên tiếp tục phấn đấu cho những thành công trong tương lai.
Tại sao quản trị hiệu suất thất bại?
Hệ thống quản trị hiệu suất có thể gặp phải những vấn đề tương tự như bất kỳ sáng kiến nào khác trong tổ chức. Tuy nhiên, những hệ quả có thể nghiêm trọng hơn nhiều.
Một trong những lý do chính khiến quản trị hiệu suất thất bại là thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo. Nếu lãnh đạo truyền đạt, trực tiếp hoặc gián tiếp, rằng các hoạt động quản trị hiệu suất không đáng giá thời gian của họ, các quản lý và nhân viên khác cũng sẽ theo đó. Thiếu sự cam kết từ lãnh đạo sẽ khiến nhân viên không hiểu rõ vai trò của quản trị hiệu suất trong sự phát triển của họ.
Thêm vào đó, việc đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng không rõ ràng có thể làm giảm sự tự tin của tập thể. Nếu nhân viên không hiểu rõ về công việc của mình, họ sẽ cảm thấy bối rối và dễ dàng tìm cách hoàn thành công việc mà không thực sự quan tâm đến chất lượng.
Ngoài ra, cơ chế đánh giá không đồng nhất và tần suất phản hồi không đều cũng là những lý do phổ biến khiến quản trị hiệu suất không đạt yêu cầu.
Tóm lại, quản trị hiệu suất (performance maanagement) không chỉ là một quy trình mà còn là một chiến lược giúp tổ chức trở nên nhạy bén, tập trung vào nhân viên và khách hàng. Bằng cách chú trọng đến hiệu suất của nhân viên và thực hiện các đánh giá thường xuyên, cung cấp phản hồi chân thành và coaching định hướng, tổ chức sẽ đạt được những kết quả tốt hơn và nhân viên sẽ có cơ hội phát triển trong một môi trường làm việc tích cực.
→ Có thể bạn quan tâm: Củng cố tư duy quản trị hiệu suất thông qua chương trình thạc sỹ EMBA quốc tế tại SOM
