Trong quá trình hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ, một trong những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt là lãng phí, hay còn gọi là “Muda” trong tiếng Nhật. Đây là những hoạt động tiêu tốn nguồn lực nhưng không tạo ra giá trị. Hiểu rõ về Muda và biết cách loại bỏ nó sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí và tăng năng suất.
Lãng phí (Muda) là gì?
Đây là một khái niệm thuộc phương pháp quản lý Lean (Lean Management), có nguồn gốc từ hệ thống sản xuất Toyota. Muda được hiểu là bất kỳ hoạt động nào trong quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ mà không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc cho doanh nghiệp.
Có 7 loại Muda được xác định bao gồm:
- Sản xuất quá mức
- Chờ đợi
- Vận chuyển
- Dư thừa quy trình
- Tồn kho
- Thừa động tác
- Sản phẩm lỗi
Một loại lãng phí thứ tám liên quan đến việc không sử dụng hết tiềm năng của nhân viên cũng được thêm vào sau này.
→ Có thể bạn quan tâm: 7 Lãng phí trong sản xuất và cách tối thiểu hóa thiệt hại
2. Tại sao cần phải loại bỏ lãng phí trong doanh nghiệp?
Các yếu tố dư thừa làm tăng chi phí sản xuất, kéo dài thời gian hoàn thành công việc và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu của việc loại bỏ Muda là nhằm đảm bảo tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp đều tạo ra giá trị, cụ thể:
- Giảm chi phí vận hành: Loại bỏ các hoạt động không mang lại giá trị giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và chi phí.
- Tăng năng suất: Tối ưu hóa quy trình và loại bỏ các bước dư thừa giúp giảm thời gian làm việc và tăng hiệu quả sản xuất.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Việc tập trung vào các hoạt động giá trị giúp đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đạt tiêu chuẩn cao hơn.
3. Các loại lãng phí thường gặp, ví dụ cụ thể và giải pháp loại bỏ
1. Muda do sản xuất quá mức
Loại tiêu hao này xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất nhiều hơn nhu cầu của khách hàng hoặc sản xuất với tốc độ quá nhanh so với khả năng tiêu thụ.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một nhà máy sản xuất ô tô đã chế tạo thêm 500 chiếc xe để dự phòng cho nhu cầu tăng cao, nhưng không bán được và phải lưu kho trong thời gian dài, điều này chiếm dụng không gian doanh nghiệp và tiêu tốn chi phí lưu trữ.
- Công ty sản xuất thiết bị điện tử sản xuất số lượng lớn mạch điện tử dựa trên dự đoán thay vì nhu cầu thực tế, dẫn đến tồn kho cao và nguy cơ lỗi thời của sản phẩm.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Một công ty viễn thông gửi hàng loạt thông báo qua email cho khách hàng mặc dù nhiều người không yêu cầu hoặc không quan tâm đến thông tin đó, dẫn đến phung phí tài nguyên hệ thống và nhân sự.
- Một ngân hàng mở thêm nhiều chi nhánh tại các khu vực chưa có đủ lượng khách hàng, hoang phí chi phí vận hành và nhân sự.
Cách xử lý:
- Áp dụng Just-In-Time (JIT) để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, tránh dư thừa sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Lập kế hoạch sản xuất chính xác dựa trên phân tích nhu cầu thị trường thay vì dự đoán cảm tính.
2. Muda do chờ đợi
Mô hình này xảy ra khi người lao động, máy móc hoặc quy trình phải chờ đợi mà không thể hoạt động ngay lập tức.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một dây chuyền sản xuất trong nhà máy bị đình trệ vì một công đoạn bị trục trặc hoặc máy móc cần bảo trì đột xuất, gây ra sự chờ đợi cho các công nhân khác.
- Các công nhân phải chờ đợi nguyên liệu từ kho vì hệ thống cung ứng không kịp thời, dẫn đến việc sản xuất bị ngừng trệ.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Khách hàng phải chờ đợi lâu tại các quầy giao dịch ngân hàng do thiếu nhân viên hoặc quy trình xử lý giấy tờ quá phức tạp.
- Nhân viên trong một công ty bảo hiểm phải chờ đợi dữ liệu từ bộ phận khác để tiếp tục quy trình xử lý yêu cầu bồi thường của khách hàng, gây ra sự chậm trễ và không hiệu quả.
Cách xử lý:
- Tự động hóa các quy trình để giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các bước công việc.
- Tái cấu trúc lịch làm việc và cải tiến quy trình phối hợp giữa các bộ phận nhằm giảm thời gian chờ đợi không cần thiết.
3. Muda do vận chuyển
Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp phải di chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm hoặc thông tin quá nhiều lần giữa các khu vực.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử phải di chuyển sản phẩm qua nhiều khu vực để hoàn thành các giai đoạn sản xuất khác nhau, gây tốn kém thời gian và nhân lực.
- Nguyên liệu từ kho chính cần phải được vận chuyển đến các phân xưởng sản xuất ở nhiều vị trí khác nhau trong cùng một nhà máy, tạo ra sự lãng phí lớn về thời gian và công sức.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Một bệnh viện có quy trình chuyển bệnh nhân qua nhiều phòng khám khác nhau, làm tăng thời gian điều trị và tạo ra sự khó chịu cho bệnh nhân.
- Trong một công ty bảo hiểm, tài liệu hồ sơ phải chuyển qua nhiều bộ phận để được phê duyệt, dẫn đến sự chậm trễ trong quy trình xử lý yêu cầu.
- Cách xử lý:
- Tái bố trí không gian làm việc để tối ưu hóa luồng vận chuyển hàng hóa và nguyên liệu, giảm thiểu khoảng cách di chuyển.
- Số hóa quy trình làm việc để hạn chế việc chuyển tài liệu qua lại giữa các bộ phận, đẩy nhanh tốc độ xử lý.
4. Muda do dư thừa quy trình
Loại tiêu hao này xảy ra khi quy trình có quá nhiều bước không cần thiết, không tạo ra giá trị cho khách hàng.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một dây chuyền sản xuất có nhiều bước kiểm tra chất lượng quá mức, mặc dù sản phẩm đã đạt yêu cầu từ lần kiểm tra đầu tiên.
- Một công ty chế biến thực phẩm yêu cầu phải đóng gói sản phẩm hai lần, khiến quy trình kéo dài mà không cải thiện chất lượng sản phẩm.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Một công ty phải qua nhiều bước phê duyệt từ cấp trên trước khi thực hiện một dự án nhỏ, gây tốn thời gian và tài nguyên nhân sự.
- Nhân viên phải điền vào nhiều mẫu biểu không cần thiết trước khi hoàn thành một công việc, khiến quy trình trở nên phức tạp và mất nhiều thời gian hơn.
Cách xử lý:
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ các bước không cần thiết và chỉ tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Áp dụng công nghệ tự động hóa và số hóa quy trình để giảm bớt các bước thủ công không cần thiết.
5. Muda do tồn kho
Hao tốn này xảy ra khi doanh nghiệp dự trữ quá nhiều nguyên liệu, sản phẩm hoặc tài liệu mà không sử dụng kịp thời, dẫn đến lãng phí về chi phí lưu trữ, bảo quản và nguy cơ hao mòn.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một công ty sản xuất xe máy lưu trữ quá nhiều phụ tùng trong kho vì dự đoán nhu cầu tăng cao, nhưng do thị trường thay đổi, số lượng tồn kho không tiêu thụ được, gây ra chi phí lưu kho lớn.
- Các sản phẩm bị lỗi không được xử lý kịp thời và bị lưu giữ trong kho, làm tăng chi phí lưu trữ và giảm khả năng tái sử dụng nguyên liệu.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Một công ty dịch vụ lưu giữ quá nhiều tài liệu giấy mà không số hóa, tốn không gian lưu trữ và tăng chi phí bảo quản.
- Các công ty tư vấn tài chính giữ lại hàng loạt báo cáo và tài liệu đã lỗi thời, không còn sử dụng, gây ra tình trạng rối loạn và khó tìm kiếm thông tin.
Cách xử lý:
- Áp dụng mô hình sản xuất theo nhu cầu (Make to Order) để chỉ sản xuất và lưu trữ những gì cần thiết.
- Số hóa tài liệu và áp dụng công nghệ quản lý tài liệu để giảm thiểu việc lưu trữ giấy tờ và hồ sơ không cần thiết.
6. Muda do thừa động tác
Xảy ra khi nhân viên thực hiện những động tác không cần thiết hoặc không tối ưu, làm mất thời gian và công sức. Điều này có thể là do thiết kế công việc không hiệu quả hoặc do không tối ưu hóa các bước trong quy trình làm việc.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một công nhân phải di chuyển nhiều lần qua lại giữa các khu vực trong nhà máy để lấy công cụ, vật liệu, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và năng lượng không cần thiết.
- Trong quá trình lắp ráp thiết bị điện tử, nhân viên phải thực hiện quá nhiều động tác thủ công như siết ốc vít hoặc kiểm tra từng chi tiết nhỏ mà không có công cụ hỗ trợ tự động, khiến quá trình sản xuất bị kéo dài.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Nhân viên trong một nhà hàng phải di chuyển nhiều lần qua lại giữa bếp và khu vực phục vụ để lấy thực phẩm, đồ dùng, dẫn đến thời gian và công sức. Thiết kế bếp không hợp lý khiến công việc bị gián đoạn và chậm trễ.
- Một công ty bảo hiểm yêu cầu nhân viên phải tìm kiếm thông tin khách hàng trên nhiều hệ thống khác nhau, khiến quá trình xử lý hồ sơ trở nên phức tạp và mất nhiều thời gian không cần thiết.
Cách xử lý:
- Thiết kế lại không gian làm việc để đảm bảo nhân viên có thể tiếp cận dễ dàng với các công cụ, nguyên liệu cần thiết, giảm thiểu việc di chuyển không cần thiết.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ tự động và tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp nhân viên giảm thiểu những động tác thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức.
- Đào tạo và cải tiến quy trình làm việc nhằm xác định và loại bỏ các bước hoặc động tác thừa, giúp tăng năng suất và hiệu quả.
7. Muda do sản phẩm lỗi
Xảy ra khi sản phẩm bị lỗi hoặc không đạt chất lượng yêu cầu, dẫn đến việc phải sửa chữa, thay thế hoặc loại bỏ. Điều này không chỉ gây tiêu tốn nguyên liệu mà còn làm mất thời gian, công sức và có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một công ty sản xuất đồ gia dụng phát hiện rằng một lô sản phẩm nồi cơm điện có lỗi về chức năng tự động ngắt nhiệt, khiến hàng nghìn sản phẩm phải thu hồi để sửa chữa hoặc thay thế, làm tăng chi phí sản xuất và vận chuyển.
- Trong ngành dệt may, một lô vải bị lỗi màu hoặc chất lượng vải không đồng đều khiến sản phẩm quần áo bị loại bỏ, gây ra thiệt hại lớn về nguyên liệu và công sức của nhân viên.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Một công ty du lịch lữ hành bán các gói tour du lịch, nhưng do lỗi trong quy trình đặt chỗ hoặc sai thông tin hành trình, khách hàng không nhận được dịch vụ đúng cam kết. Công ty phải đền bù chi phí cho khách hàng và mất thêm thời gian để sửa chữa lỗi này.
- Một công ty viễn thông cung cấp dịch vụ kết nối internet, nhưng do sự cố kỹ thuật, khách hàng không nhận được tốc độ mạng như đã cam kết. Công ty phải bồi thường và sửa chữa sự cố này, gây tiêu tốn thời gian và nguồn lực kỹ thuật.
Cách xử lý:
- Áp dụng hệ thống kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt để phát hiện sớm các lỗi trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, giúp giảm thiểu nguy cơ sản phẩm lỗi đến tay khách hàng.
- Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra chất lượng và cách xử lý các lỗi phát sinh kịp thời trước khi chúng gây ra những hao phí lớn hơn.
- Sử dụng công nghệ tự động hóa để giảm thiểu sai sót thủ công trong sản xuất và dịch vụ, từ đó đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ luôn ở mức cao nhất.
8. Muda do không khai thác hết năng lực nhân sự
Trường hợp này xảy ra khi tài năng, kỹ năng, hoặc tiềm năng của nhân viên không được khai thác hoặc phát huy hết. Điều này có thể dẫn đến giảm năng suất, mất động lực làm việc, và giảm hiệu quả chung của tổ chức.
Ví dụ lãng phí trong sản xuất:
- Một công ty sản xuất điện tử có nhân viên kỹ thuật giỏi về phân tích dữ liệu nhưng lại chỉ được giao nhiệm vụ đơn giản như kiểm tra sản phẩm thủ công. Tài năng về kỹ thuật và khả năng phân tích của nhân viên này không được tận dụng, không tối ưu hóa được năng lực và cơ hội cải tiến quy trình sản xuất.
- Trong một nhà máy chế tạo ô tô, nhân viên vận hành máy móc có kinh nghiệm được giao nhiệm vụ lặp đi lặp lại, trong khi khả năng đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình không được lắng nghe hoặc khuyến khích.
Ví dụ trong dịch vụ:
- Một nhà hàng thuê một đầu bếp tài năng với nhiều năm kinh nghiệm nhưng lại chỉ giao cho họ nhiệm vụ chuẩn bị các món ăn đơn giản, thay vì để họ tham gia vào việc sáng tạo món ăn mới hoặc cải tiến quy trình làm việc trong bếp.
- Trong một công ty dịch vụ khách hàng, nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt bằng nhiều ngôn ngữ, nhưng chỉ được sử dụng để giải quyết các cuộc gọi đơn giản bằng một ngôn ngữ, trong khi họ có thể hỗ trợ hiệu quả hơn trong việc chăm sóc khách hàng quốc tế.
Cách xử lý:
- Phân công công việc phù hợp với kỹ năng: Đảm bảo nhân viên được giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực và chuyên môn của họ. Đánh giá kỹ năng của từng người và sắp xếp họ vào các vị trí có thể tận dụng tối đa tiềm năng.
- Đào tạo và phát triển: Cung cấp cơ hội cho nhân viên học hỏi, nâng cao kỹ năng, và tham gia vào các dự án thách thức hơn. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy có giá trị mà còn thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.
- Khuyến khích đóng góp ý kiến: Tạo ra môi trường khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng và sáng kiến để cải thiện quy trình làm việc. Những người có kỹ năng cao thường có những giải pháp sáng tạo, giúp giảm thiểu tiêu tốn vô ích và tăng hiệu quả công việc.
Muda là kẻ thù của hiệu quả và lợi nhuận. Việc loại bỏ 8 loại lãng phí này là một hành trình không ngừng nghỉ, đòi hỏi sự quyết tâm từ toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên, kết quả đạt được sẽ giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt, thích ứng và bền vững hơn trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.
Việc loại bỏ lãng phí chỉ là một phần trong bức tranh lớn của quản trị doanh nghiệp. Để đưa doanh nghiệp đến thành công bền vững, các nhà lãnh đạo cần trang bị cho mình một hệ thống kiến thức toàn diện về quản trị. Khóa EMBA – Thạc sĩ quản trị kinh doanh dành cho các nhà quản lý tại SOM sẽ giúp bạn làm điều đó. Chúc bạn thành công.
