Quản lý/vận hành dự án là một trong những lĩnh vực rất năng động, thú vị, và thu hút rất nhiều bạn trẻ hiện tại. Từ những vị trí điều phối chương trình, tổ chức sự kiện thời sinh viên, nhiều bạn có cơ hội chứng tỏ được giá trị của bản thân, từ đó mong muốn được theo đuổi ngành nghề này lâu dài và đạt tới những đỉnh cao của sự nghiệp – giám đốc vận hành.
Nếu bạn cũng là một trong số những người trẻ nhiệt huyết ấy, hãy cùng tham khảo lộ trình thăng tiến trong lĩnh vực vận hành dự án để chuẩn bị cho bản thân những kế hoạch chỉn chu nhất nhé!
Điều phối dự án (Project Coordinator)
Project Coordinator là giai đoạn đầu tiên trong lộ trình. Vị trí này thường được các công ty tuyển dụng để giám sát các giai đoạn nhất định của dự án.
Họ thường phụ trách các nhiệm vụ nhỏ lẻ khác nhau liên quan đến việc triển khai dự án, như lập ngân sách, lập kế hoạch, tổ chức, lưu giữ hồ sơ và xử lý luồng thông tin từ Project Manager đến nhân viên. Điều phối viên dự án cũng sẽ theo dõi tiến độ chung của nhân viên và cập nhật thường xuyên cho giám đốc dự án về tiến độ của từng bộ phận.
Để đảm nhận vị trí này, bạn không nhất thiết phải có một văn bằng cử nhân, nhưng lại cần chứng tỏ được các tố chất cần thiết để điều hành một dự án. Chúng bao gồm kỹ năng giám sát dự án, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân bố thời gian, làm việc linh hoạt, chịu áp lực tốt, cùng một tinh thần trách nhiệm cao. Sau 1 – 2 năm kinh nghiệm ở vị trí này, bạn có thể luân chuyển lên chức vụ cao hơn – project manager.
Quản lý dự án (Project manager)
Trong khi Project Coordinator thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày cần thiết để giữ cho dự án đi đúng hướng, thì Project Manager phụ trách phát triển bản phác thảo đầy đủ cho dự án.
Họ là người chủ trì trong việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, giám sát tiến độ dự án từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc của một dự án. Họ có vai trò chính là phân chia công việc tới các thành viên một cách hợp lý, đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, đúng yêu cầu và tiến độ đã đề ra, đồng thời đề ra phương án giải quyết khi có vấn đề.
Điều này kéo dài từ giai đoạn lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu ban đầu cho đến khi hoàn thành dự án và bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra, họ còn phải thiết lập ngân sách, ước tính các nguồn lực cần thiết và vạch ra thời gian hoàn thành. Nhìn chung, Project manager sẽ là người chịu trách nhiệm mấu chốt trong sự thành bại của dự án.
Vì là người quản lý chung của dự án nên ngoài những kỹ năng điều phối thông thường, project managers phải là những người có thêm kỹ năng lập kế hoạch, giải quyết vấn đề, tinh thần trách nhiệm cao, và những mối quan hệ hữu ích để đưa ra những giải pháp hiệu quả khi dự án có vấn đề phát sinh.
Để có thể trở thành manager của một dự án, bạn cần có ít nhất 2 – 3 năm kinh nghiệm điều phối dự án. Đồng thời, hồ sơ của bạn cũng nên trình bày những dự án thực tế bạn đã hoàn thiện được trước đó.
Chuyên viên quản lý dự án/Giám đốc quản lý dự án (Senior Project Manager/Project Director)
Ở nhiều công ty với số lượng dự án lớn sẽ có vị trí Project Dirctors. Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm quản lý chung các dự án. Không chỉ là xây dựng chiến lược và kế hoạch triển khai dự án, các Project Directors còn chịu trách nhiệm xây dựng đội ngũ, phân chia dự án.
Trong khi Project manager đảm bảo dự án trơn tru bằng cách giám sát bằng nguồn lực có sẵn thì project directors chính là người xây nên nguồn lực đó. Không chỉ xây dựng đội ngũ, họ còn tham gia vào những vấn đề phát lý, những đối tác liên quan trực tiếp và gián tiếp tới các dự án của công ty. Họ đảm bảo điều kiện để các project manager chạy dự án hiệu quả nhất.
Trong trường hợp dự án quá lớn và liên quan đến những gương mặt quan trọng, Project Director sẽ đứng ra trực tiếp làm việc, đàm phán với khách hàng về tiến độ, chất lượng, khối lượng, chi phí phát sinh của dự án, đốc thúc thanh toán đúng hạn.
Để trở thành Project Directors, bạn cần có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc tại các dự án ở cấp quản lý. Đồng thời, bạn phải ít nhiều có “tên tuổi” và các mối quan hệ giá trị trong lĩnh vực bạn đang ứng tuyển. Ngoài ra, vị trí này có mức đãi ngộ cao và yêu cầu nhiều, nên nếu CV của bạn có một tấm bằng cử nhân của ngành nghề liên quan thì sẽ nâng cao cơ hội ứng tuyển hơn.
Quản lý vận hành – Operation Manager
Operation Manager là cấp thăng tiến tiếp theo. Khi lên tới vị trí này, thứ bạn cần quản lý không chỉ là dự án mà là toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp, tổ chức. Họ có trách nhiệm quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo các đường lối, chính sách, giá trị cốt lõi.
Tuỳ thuộc vào quy mô, cơ cấu hoạt động của từng doanh nghiệp mà Operation Manager sẽ chịu trách nhiệm quản lý các khâu, các bộ phận khác nhau. Đó có thể là nhân sự, tài chính, kỹ thuật, sản xuất, truyền thông…Họ cũng có thể đảm nhận đồng thời nhiều nhiệm vụ khác nhau như: theo dõi báo cáo tài chính, phân tích chi phí, kiểm soát ngân sách, phân công nhiệm vụ cho nhân viên,…
Với vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, Operation Manager cần đảm bảo có các kỹ năng quan trọng để quản lý và vận hành doanh nghiệp hiệu quả, thêm nhiều năm kinh nghiệm quản lý dự án. Thông thường, sau khi làm việc tại vị trí chuyên viên (senior project manager) từ 3 năm trở lên, bạn có thể tìm kiếm cơ hội việc làm Operation Manager, hoặc cân nhắc ứng tuyển vào vị trí này tại một công ty khác.
Cũng giống như những vị trí cấp cao khác, cơ hội được chọn của bạn sẽ có hơn nếu có một CV với những dự án lớn trơn tru, cùng các tấm bằng bậc cao như MBA.
Giám đốc vận hành – Director of Operation/COO (Chief of Operation)
COO hay Chief Operating Officer là một vị trí quản lý cấp cao trong một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trực tiếp về việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ở một số doanh nghiệp lớn, tập đoàn, COO còn có thể được gọi với nhiều tên chức danh khác nhau như: executive vice president of operations; operation director, v.v.
Một COO thường thực hiện các công việc sau:
- Phối hợp với các quản lý cấp cao để đưa ra những chiến lược vận hành hiệu quả trong tương lai
- Chuyển đổi đổi chiến lượng thành các hoạt động thực thi cụ thể.
- Giám sát hoạt động của doanh nghiệp và năng suất của nhân viên.
- Xây dựng văn hóa hòa nhập cao đảm bảo các thành viên có giúp doanh nghiệp hiện thực các mục tiêu đã đề ra.
- Đảm bảo hiệu quả các hoạt động tuyển dụng, onboarding, v.v.
- Đảm bảo việc tuân thủ các quy định kinh doanh của quốc gia, địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động.
Công việc của COO không chỉ xoay quanh việc quản lý dự án hay vận hành doanh nghiệp. COO cần phối hợp với CEO trong việc thiết lập và thúc đẩy tầm nhìn của doanh nghiệp, đề xuất các chiến lược vận hàng và các cấp tuyển dụng.
Operation Manager là người trực tiếp thực hiện các kế hoạch, chính sách đã được phê duyệt. Trong khi đó, Operation Director có chức năng lên kế hoạch, xây dựng chính sách, đề xuất các phương án, chương trình, thủ tục,… để hoàn thành các mục tiêu chung đã đặt ra. Vì thế, vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm dày dặn, hệ thống kiến thức chuẩn chỉnh, sâu sắc.
Để đảm nhận vai trò là một COO ứng viên phải có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động, thông thường vị trí này đòi hỏi đến 15 năm kinh nghiệm.
Về học vấn, những người nhắm tới vị trí COO thường tham gia các khóa học quản lý cấp cao quốc tế từ các trường quốc tế uy tín.
Mục tiêu của họ không chỉ là bằng cấp và kiến thức chuyên sâu, mà còn là những mối quan hệ cực kì giá trị từ những thành viên khác trong khóa học. Rất nhiều những vị trí lãnh đạo cấp cao, bao gồm COO được giới thiệu trực tiếp thông qua các mối quan hệ uy tín từ những khóa học này.
→ Tìm hiểu về chương trình đào tạo thạc sĩ quản lý cấp cao top đầu châu Á tại AIT
Trên đây là lộ trình thăng tiến thường thấy trong lĩnh vực quản lý dự án. Để đạt được đỉnh cao trong ngành, bạn cần đầu tư rất nhiều năm học tập và làm việc, cải thiện bản thân.
Để tăng cơ hội thành công trong nghề, hãy cố gắng vẽ ra mục tiêu cụ thể, hoàn thành các chương trình giáo dục liên quan, tận dụng mọi cơ hội để trau dồi trải nghiệm, xây dựng rộng các mối quan hệ, và tập thương hiệu cá nhân cho chính mình! Chúc các bạn thành công!
