PDCA là gì? Tại sao ai tiếp xúc với kiến thức quản lý doanh nghiệp đều phải biết đến mô hình PDCA? Trong bài viết dưới đây, trường SOM sẽ cùng bạn khám phá tất tần tật thông tin về mô hình PDCA để trả lời những câu hỏi trên.
Hãy cùng khám phá nhé!
PDCA là gì? Cách thức áp dụng và ví dụ về pdca trong doanh nghiệp
PDCA là gì?
Khái niệm
PDCA là mô hình nhằm cải tiến liên tục việc quản lý, vận hành và được cấu thành bởi các giai đoạn sau:
- Planning- Lập kế hoạch
- Doing- Triển khai
- Check- kiểm tra & rút kinh nghiệm
- Act- Điều chỉnh và cải tiến dựa trên kinh nghiệm đã đúc kết
Mỗi chữ cái đại diện cho 1 bước trong quy trình PDCA. Và 4 bước tạo thành 1 vòng lặp khép kín, hay còn gọi là vòng tròn PDCA, giúp nâng cao hiệu quả nhiều đầu việc khác nhau trong doanh nghiệp như quản trị nhân sự, sản xuất…. Hơn nữa, sau mỗi lần lặp lại, hiệu suất tăng dẫn đến tiêu chuẩn cũng tăng theo, khiến doanh nghiệp từng bước “leo dốc” và có được năng suất tốt nhất.
Theo thời gian, mô hình PDCA đẩy tiêu chuẩn và chất lượng công việc liên tục nâng cao
Khi nào thì áp dụng mô hình PDCA?
Một đặc điểm nổi bật của vòng tròn PDCA là tính linh hoạt. Không có bất kỳ giới hạn cụ thể nào nhưng trong bối cảnh doanh nghiệp, những trường hợp thường xuyên áp dụng PDCA có thể kể đến là:
- Phát triển sản phẩm/dịch vụ mới
- Tối ưu quy trình hoặc sản phẩm/dịch vụ hiện tại
- Xây dựng dự án cải tiến quy trình
- Truy tìm vấn đề còn tồn động trong doanh nghiệp và khắc phục
Ngoài các trường hợp kể trên, doanh nghiệp có thể sử dụng PDCA cho tất cả đầu việc nào hướng tới cải tiến. Đây cũng là lý do PDCA được áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, lĩnh vực khác nhau. Từ đó, nó trở thành mô hình kinh điển và được nhiều nhà lãnh đạo tận dụng để quản lý tổ chức của mình.
Cách thức áp dụng và ví dụ về PDCA trong doanh nghiệp
4 bước áp dụng mô hình PDCA
Nhìn chung, PDCA tương đối tinh giản và tổng quan cách thức áp dụng như sau:
Bước 1: Planning- Lập kế hoạch
Ở bước này, mục tiêu, thông tin và toàn bộ nguồn lực cho dự án sẽ được làm rõ và chuẩn bị cẩn thận. Với dự án càng lớn, việc chuẩn bị càng nhiều chi tiết và kiểm duyệt trước khi triển khai. Để chắc chắn, bạn cần trả lời một số câu hỏi dưới đây trước khi chuyển sang bước tiếp theo:
- Mục tiêu chính là gì?
- Vấn đề chính cần giải quyết là gì?
- Nguồn lực cần thiết là gì? Ví dụ: nhân sự, dự liệu, chi phí…
- Nguồn lực hiện có là gì? Và nguồn lực này đã đáp ứng đủ cho dự án hay chưa?
- Phương án tối ưu nhất để giải quyết vấn đề tại là gì?
- Trong những điều nào thì dự án được xem là thành công?
Bước 2: Doing- Triển khai kế hoạch
Các công việc đã hoạch định sẽ được thực hiện ở bước này. Song, nhiều biến số sẽ xuất hiện ảnh hưởng đến kế hoạch. Cho nên, bạn cần chuẩn bị trước để khắc phục rủi ro bất ngờ. Hoặc bạn có thể thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi triển khai toàn bộ hoạch để cắt giảm nguồn lực hao tổn.
Ngoài ra, sự phối hợp giữa các nhân sự rất quan trọng, tác động trực tiếp đến kết quả dự án. Vì vậy, tất cả thành viên triển khai vòng tròn PDCA cần hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và tiêu chuẩn cho từng đầu việc trả ra. Có như vậy, dự án mới được vận hành mượt mà và đúng tiến độ.
Bước 3: Check- Kiểm tra
Bước kiểm tra có lẽ là bước quan trọng nhất trong mô hình PDCA. Để tránh việc lặp lại lỗi và cải tiến ở những dự án sau, toàn bộ nhân sự cần ngồi xuống để kiểm định, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu.
Những vấn đề còn tồn động cần được phân tích, tìm ra nguyên nhân cốt lõi để loại bỏ hoặc xác định hướng điều chỉnh. Với những điểm tốt thì cần kế thừa trong kế hoạch mới.
Bước 4: Act- Thực hiện cải tiến
Dựa trên những đúc kết của bước 3, dự án tiếp tục được cải tiến. Nếu như, kết quả tốt ở tất cả các mặt và đạt được mục tiêu thì tiếp tục triển khai kế hoạch cũ. Song song đó, PDCA trở thành tiêu chuẩn mới và mỗi khi lặp lại kế hoạch phải thực hiện đủ, đúng các bước.
Ví dụ về PDCA trong doanh nghiệp
Lấy ví dụ về vòng tròn PDCA trong doanh nghiệp khi lập kế hoạch truyền thông, 4 bước sẽ diễn ra như sau:
- Plan- lập kế hoạch: Là doanh nghiệp mới, mục tiêu năm tiếp theo là cần gia tăng nhận thức thương hiệu. Tương ứng với nguồn lực tài chính, doanh nghiệp có khả năng tăng 15% mức độ nhận biết, bàn luận sau 4 giai đoạn triển khai.
- Do- triển khai: Mỗi giai đoạn, doanh nghiệp tuần tự hoàn thành tất cả đầu việc.
- Check- kiểm tra: Tổng kết và đánh giá từng giai đoạn thành báo cáo chi tiết.
- Act- cải tiến: Kế hoạch truyền thông mới kế thừa và tiếp tục điều chỉnh dựa trên báo cáo đã tổng hợp.
Lợi ích của mô hình PDCA
Không sai khi nói mô hình PDCA là 1 trong những bí quyết thành công của các nhà quản lý khi nó mang đến hàng loạt lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Hiệu quả tốt hơn: Các đầu việc đều được hoạch định rõ ràng, kiểm tra và có phương án cải tiến đã minh chứng cho cách mà vòng tròn PDCA mang đến hiệu quả tốt cho doanh nghiệp. Hơn nữa, sau mỗi lần cải tiến, chất lượng cũng sẽ gia tăng.
- Giải quyết các vấn đề tồn động: 4 bước của PDCA kết nối chặt chẽ giúp dự án nhanh chóng phát hiện vấn đề và điều chỉnh ngay. Như vậy, các lỗi sẽ không có cơ hội xuất hiện 2 lần và khuyết điểm cũng sẽ được khắc phục sớm.
- Hỗ trợ ra quyết định cho ban lãnh đạo: Nhờ thông tin ở từng bước của mô hình PDCA, nhà lãnh đạo dễ giám sát, nắm bắt tình hình và dẫn đến quyết định chuẩn xác, hợp lý hơn.
- Cải thiện quản lý rủi ro dự án: Rủi ro là chuyện tất yếu. Thế nhưng, thông qua PDCA, việc lập kế hoạch chi tiết và giám sát xuyên suốt sẽ giúp các nhà lãnh đạo giảm thiểu được rủi ro ở mức thấp nhất.
Tất cả thông tin kể trên là câu trả lời rõ ràng cho lý do tại sao nhiều doanh nghiệp đã ưu ái PDCA đến vậy. Được hoàn thiện từ 1950, đến nay, PDCA vẫn giữ được “phong độ” và có mặt trong nhiều chương trình đào tạo quản lý, quản trị kinh doanh.
Tuy nhiên, đây chỉ là một phần của kiến thức cần có để vận hành doanh nghiệp. Việc vận hành và quản lý doanh nghiệp cần nhiều hơn thế cả, nhất là ở bối cảnh nhiều biến động như hiện nay.
Vậy, những nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp nên bồi dưỡng thêm kiến thức bằng cách nào?
Khóa học Thạc sĩ quản trị kinh doanh chuyên nghiệp (EMBA) tại trường quản lý SOM
Chương trình đào tạo EMBA tại trường SOM hướng tới việc xây dựng tư duy và kỹ năng nhằm hoàn thiện năng lực lãnh đạo cho chủ doanh nghiệp, nhà quản lý thời đại mới. Ngoài kiến thức nền tảng, những nội dung mới liên tục được cập nhật giúp học viên tốt nghiệp tự tin dẫn dắt tổ chức “chinh chiến” thương trường.
Đội ngũ giảng viên của trường SOM đều là những chuyên gia giàu kinh nghiệm. Trong suốt quá trình học tập, học viên có thể bàn luận chủ đề thuộc giáo án và cả những góc nhìn mới nhằm giải quyết các khúc mắt hiện có của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, thời gian và hình thức học linh hoạt hỗ trợ học viên có được sự lựa chọn tốt nhất là 1 trong những ưu điểm khác của trường SOM. Học viên có thể chủ động sắp xếp lịch học trong tuần, cuối tuần và học trực tuyến, trực tiếp hoặc kết hợp cả 2.
→ Tìm hiểu thêm: khóa học Thạc sĩ quản trị kinh doanh chuyên nghiệp (EMBA)
Nếu như bạn muốn được tư vấn trực tiếp hoặc đăng ký khóa học EMBA thì hãy để lại thông tin bên dưới. Đội ngũ tư vấn SOM sẽ liên hệ lại sớm nhất để hỗ trợ bạn!
Có thể bạn quan tâm:
