Trong bối cảnh công việc ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi sự linh hoạt cao, việc quản lý hiệu quả dự án là một thách thức lớn đối với các tổ chức. Để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp Kanban. Vậy bảng Kanban là gì? Đâu là cách sử dụng và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp? Hãy cùng SOM tìm hiểu ngay trong bài viết này!
Bảng Kanban là gì?
Bảng Kanban hay Kanban Board là một phương pháp quản lý công việc tính trực quan, giúp đội nhóm theo dõi tiến độ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Bằng cách sử dụng các bảng và thẻ để minh họa công việc đang thực hiện, đã hoàn thành, và còn tồn đọng. Mô hình này giúp tăng cường sự minh bạch và khả năng kiểm soát thông qua các nguyên tắc quan trọng như:
- Trực quan hóa quy trình làm việc: Biểu diễn các công việc dưới dạng thẻ trên bảng, giúp mọi người dễ dàng theo dõi tiến độ.
- Giới hạn công việc đang làm (WIP): Đặt ra giới hạn về số lượng công việc đang thực hiện nhằm tránh tình trạng quá tải và đảm bảo tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ.
- Quản lý luồng công việc: Theo dõi quy trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, giúp nhận diện và khắc phục các nút thắt kịp thời.
- Liên tục cải tiến: Khuyến khích đánh giá và tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả cao hơn theo thời gian.
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Kanban Board
Các bước triển khai thông thường bao gồm:
1. Xác định quy trình công việc hiện tại
- Vẽ sơ đồ quy trình: Tạo một sơ đồ đơn giản thể hiện các bước công việc từ khi bắt đầu đến lúc hoàn thành.
- Xác định các cột: Mỗi cột trên bảng Kanban là gì? Mỗi cột sẽ đại diện cho một giai đoạn trong quy trình, chẳng hạn như: Việc cần làm, Đang thực hiện, Hoàn thành.
- Đặt trạng thái cho công việc: Mỗi nhiệm vụ sẽ có các trạng thái khác nhau như: Mới, Đang xem xét, Bị chặn, Hoàn tất.
2. Tạo bảng Kanban
Bảng Kanban là gì? Bảng Kanban, hay còn gọi là Kanban board, là một bảng hiển thị các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một dự án hoặc quy trình làm việc. Để tạo được bản công việc này, cần thực hiện các bước sau:
- Chọn công cụ: Bạn có thể sử dụng các nền tảng trực tuyến như Trello, Asana, hoặc tạo bảng thủ công trên bảng trắng.
- Thiết lập các cột: Đặt các cột tương ứng với các giai đoạn công việc đã xác định.
- Tạo thẻ nhiệm vụ: Mỗi thẻ sẽ đại diện cho một nhiệm vụ cụ thể, ghi rõ tên công việc, người phụ trách và hạn chót.
3. Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)
- Thiết lập giới hạn: Đặt giới hạn về số lượng thẻ trong mỗi cột để tránh tình trạng quá tải và đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả.
4. Bắt đầu vận hành
- Di chuyển thẻ công việc: Khi nhiệm vụ hoàn thành một giai đoạn, hãy di chuyển thẻ sang cột kế tiếp.
- Cập nhật thường xuyên: Đảm bảo thông tin trên các thẻ luôn được cập nhật để tất cả thành viên đều nắm rõ tiến độ.
- Họp đánh giá: Thường xuyên tổ chức các buổi họp để đánh giá quy trình và tìm cách cải thiện.
10 Lợi ích hàng đầu của bảng Kanban đối với doanh nghiệp
Dưới đây là 10 lợi ích mà Kanban mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
1. Trực quan hóa dữ liệu
Kanban như một tấm bản đồ trực quan, giúp các thành viên dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án. Mỗi nhiệm vụ và quy trình thực hiện đều được thể hiện rõ ràng trên bảng, giúp mọi người nắm bắt được tình hình chung và kịp thời hỗ trợ nhau. Nhờ đó có thể giảm thiểu rủi ro, phát hiện các điểm tắc nghẽn kịp thời, nâng cao hiệu quả làm việc và hoàn thành dự án một cách nhanh chóng và chất lượng.
2. Cải thiện hiệu quả công việc
Hình dung Kanban như một tấm bảng điều khiển, giúp bạn nhìn thấy toàn bộ quá trình làm việc của dự án một cách rõ ràng. Nhờ đó, những điểm nghẽn trong dự án sẽ lộ diện ngay lập tức. Bạn sẽ biết chính xác đâu là vấn đề, và cần làm gì để mọi việc trơn tru hơn.
Với phương pháp này, mỗi thành viên trong nhóm đều nắm rõ công việc của mình, những gì đang chờ xử lý và những gì đã hoàn thành. Nhờ đó, mọi người sẽ chủ động hơn trong công việc, không còn tình trạng bị quên, bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Kết quả là, công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp bạn và cả nhóm đạt được nhiều thành quả hơn.
3. Nâng cao năng suất
Khi hiệu quả công việc được cải thiện, năng suất cũng theo đó tăng lên. Mô hình giúp tăng năng suất bằng cách tập trung vào hoàn thành nhiệm vụ thay vì chỉ chú trọng vào giai đoạn bắt đầu dự án. Hai chỉ số chính cần theo dõi là thời gian chu kỳ (cycle time) – đo thời gian một nhiệm vụ hoàn thành trong quy trình, và thông lượng (throughput) – đo số lượng nhiệm vụ được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Khi các nhiệm vụ được xử lý nhanh hơn, số lượng nhiệm vụ hoàn thành cũng sẽ nhiều hơn.
4. Ngăn ngừa tình trạng quá tải
Phương pháp quản lý truyền thống thường đẩy toàn bộ công việc đã lên kế hoạch trước đó cho đội nhóm thực hiện, dù số lượng và năng lực nhân sự không đủ sức hoàn thành. Kanban khắc phục điều này bằng cách sử dụng hệ thống kéo (pull system) – chỉ khi đội nhóm có đủ khả năng xử lý, nhiệm vụ mới được kéo vào quy trình.
Phương pháp này còn đặt ra giới hạn công việc đang xử lý (work in progress limits, hay còn gọi là giới hạn WIP). Khi đạt đến giới hạn WIP, không có tác vụ mới nào được kéo vào quy trình hiện hữu, cho đến khi có một tác vụ khác đã được hoàn thành và được loại bỏ. Điều này đảm bảo rằng đội nhóm không rơi vào trạng thái quá tải và không phải bắt đầu nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
5. Tăng cường sự tập trung của đội nhóm
Không phủ nhận lợi ích của việc đa nhiệm – có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ; nhưng trên thực tế, việc phân tán sự chú ý vào nhiều nhiệm vụ cùng lúc không thực sự mang lại hiệu quả. Điều này thậm chí còn gây lãng phí thời gian, do não bộ buộc phải khởi động và tiếp nhận lại thông tin mỗi lần chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác.
Với giới hạn WIP, đội nhóm chỉ được phép tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn mà không bị xao nhãng bởi nhiều công việc khác.
6. Giảm thiểu lãng phí
Loại bỏ lãng phí là nguyên tắc cốt lõi của quản lý tinh gọn (lean management), vốn là nền tảng của hệ thống sản xuất Toyota – nơi Kanban được phát triển. Lãng phí được định nghĩa là bất kỳ hành động nào tiêu tốn tài nguyên mà không mang lại giá trị cho doanh nghiệp và khách hàng. Với Kanban, các nhiệm vụ mất nhiều thời gian chờ đợi và không cần thiết sẽ được giảm thiểu, từ đó giúp quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn.
Có thể bạn quan tâm:
- 7 lãng phí trong sản xuất và cách tối thiểu hóa thiệt hại
- Muda là gì? Ví dụ và cách xử lý các lãng phí trong doanh nghiệp
7. Tăng tính linh hoạt
Tính linh hoạt là một trong những ưu điểm nổi bật nhất của phương pháp Kanban. Không giống như một số phương pháp quản lý dự án truyền thống, Kanban không đặt ra những quy tắc quá cứng nhắc. Nó cho phép các đội ngũ làm việc có thể điều chỉnh và tùy biến quy trình làm việc của mình một cách linh hoạt để phù hợp với từng dự án, từng ngữ cảnh cụ thể và luôn đáp ứng được những thay đổi không ngừng của thị trường.
8. Khuyến khích tinh thần hợp tác
Phương pháp này khuyến khích sự hợp tác thường xuyên giữa các thành viên trong đội nhóm. Các buổi họp nhanh hàng ngày (Standup Meetings) và các buổi đánh giá chiến lược giúp mọi người trao đổi thông tin, thảo luận ý tưởng, và cùng nhau tìm ra cách cải thiện quy trình làm việc.
9. Cải thiện văn hóa doanh nghiệp
Khi tất cả các thành viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến và hợp tác, văn hóa doanh nghiệp trở nên tích cực hơn. Mô hình khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần tự chủ trong công việc, tạo nên một môi trường làm việc đầy hứng khởi và năng động, nơi mọi người đều hướng tới mục tiêu chung là cải thiện chất lượng và năng suất.
10. Tăng khả năng dự đoán
Bạn có thể dự đoán tiến độ công việc chính xác nhờ theo dõi dữ liệu lịch sử và kiểm soát quá trình làm việc bằng giới hạn WIP. Điều này giúp bạn đưa ra thông tin phản hồi, quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, cải thiện khả năng dự đoán thời gian hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao sự tin tưởng của cấp quản lý và khách hàng.
Qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về Kanban là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Nó không chỉ là một công cụ quản lý dự án mà còn là một phương pháp để cải thiện quy trình làm việc và văn hóa doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp có thể đạt được những kết quả vượt trội. Hãy bắt đầu với một quy trình đơn giản và dần dần cải tiến để phù hợp với nhu cầu của bạn nhé!
Nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ và mô hình quản lý doanh nghiệp, đăng ký ngay khóa học EMBA – Thạc sĩ quản trị doanh nghiệp dành cho các nhà quản lý – nơi cung cấp hệ thống kiến thức quản trị được đánh giá cao và ưa chuộng nhất tại Việt Nam.
