Kanban và Scrum là 2 phương pháp quản lý dự án thường được sử dụng khi đòi hỏi sự linh hoạt thay đổi theo mô hình Agile. 2 phương pháp này giúp đội nhóm tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất và hoàn thành dự án hiệu quả hơn. Vậy Kanban hay Scrum ứng dụng tốt hơn? Câu trả lời là mỗi phương pháp lại có ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với các loại dự án khác nhau. Hãy cùng SOM khám phá chi tiết hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Ưu và nhược điểm của Kanban là gì?
Đây là phương pháp quản lý công việc linh hoạt, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình công việc thông qua các bảng trực quan. Phương pháp này cho phép nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ và thực hiện thay đổi khi cần mà không bị giới hạn bởi thời gian cố định.
→ Có thể bạn quan tâm: Kanban là gì? Sử dụng ra sao? Lợi ích là gì?
Ưu điểm của Kanban là gì?
- Linh hoạt trong việc thay đổi: Cho phép thay đổi nhiệm vụ liên tục mà không cần tuân thủ một khung thời gian cố định. Điều này giúp nhóm dễ dàng thêm hoặc điều chỉnh công việc bất cứ lúc nào, việc triển khai trở nên đơn giản và ít gây gián đoạn.
- Cải thiện tính minh bạch: Bảng Kanban cung cấp cái nhìn tổng quan và trực quan về luồng công việc, giúp cả nhóm có thể theo dõi tiến độ công việc dễ dàng.
- Tối ưu hóa thời gian: Kanban chú trọng vào việc tối ưu hóa thời gian hoàn thành từng công việc (cycle time), từ đó giúp tăng năng suất và giảm thời gian trì trệ.
Nhược điểm:
- Thiếu sự tập trung: Vì không có sự phân chia công việc theo từng giai đoạn cụ thể, các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn trong việc duy trì sự tập trung.
- Khó quản lý tiến độ: Khi công việc không được phân chia theo từng mốc thời gian cố định, đôi khi có thể khó theo dõi tiến độ và kiểm soát deadline.
- Thiếu cấu trúc rõ ràng: Kanban không yêu cầu các vai trò cụ thể, điều này có thể khiến việc quản lý và phân công trách nhiệm trở nên lỏng lẻo.
Ưu và nhược điểm của mô hình Scrum là gì?
Mô hình Scrum hoạt động theo nguyên tắc các nhóm làm việc trong các chu kỳ ngắn nhất định gọi là Sprint. Mỗi Sprint thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần và đều có mục tiêu rõ ràng. Với mô hình này, các cuộc họp định kỳ sẽ được tổ chức thường xuyên để đảm bảo tiến độ công việc được duy trì và liên tục cải tiến.
→ Có thể bạn quan tâm: Mô hình Scrum là gì? Khi nào sử dụng? Các ứng dụng
Ưu điểm:
- Cấu trúc rõ ràng: Mô hình Scrum có các vai trò cụ thể như Scrum Master, Product Owner và nhóm phát triển, cùng với các cuộc họp định kỳ như sprint planning, daily standup và sprint retrospective, giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình.
- Tăng cường tính cộng tác: Phương pháp này khuyến khích sự tương tác và giao tiếp liên tục giữa các thành viên trong nhóm, từ đó tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.
- Tập trung vào kết quả: Mỗi sprint có thời gian cố định và một mục tiêu cụ thể, giúp nhóm tập trung vào việc hoàn thành công việc trong khoảng thời gian giới hạn.
Nhược điểm:
- Cứng nhắc: Mô hình Scrum yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình như lập kế hoạch sprint, không cho phép thêm công việc mới vào giữa sprint, khiến dự án thiếu tính linh hoạt, nhất là trong các tình huống cần sự thay đổi nhanh chóng.
- Đòi hỏi nhiều tài nguyên: Phương pháp này yêu cầu nhiều thời gian cho các cuộc họp thường xuyên và liên tục, điều này có thể làm tăng chi phí và thời gian của dự án.
So sánh điểm giống và khác nhau giữa Kanban và Scrum
Những điểm giống nhau giữa Scrum và Kanban là gì?
Kanban và Scrum đều có những đặc điểm sau:
- Cả hai phương pháp đều chia nhỏ các công việc lớn và phức tạp thành những phần nhỏ hơn để hoàn thành theo từng giai đoạn.
- Đều tập trung vào cải tiến liên tục và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Mục tiêu chung là cải thiện hiệu suất làm việc và khuyến khích sự tham gia tích cực của các thành viên.
Những điểm khác nhau giữa mô hình Scrum và Kanban là gì?
| Tiêu chí | Kanban | Scrum |
| Tính linh hoạt | Có thể thường xuyên thay đổi các nhiệm vụ, tùy thuộc tiến độ của dự án. Cho phép thêm nhiệm vụ mới bất cứ lúc nào nếu có khả năng. | Chú trọng vào việc lập kế hoạch, bắt đầu bằng việc lên kế hoạch sprint và kết thúc với việc đánh giá sau mỗi sprint. Không thể thêm nhiệm vụ mới vào giữa sprint. |
| Yếu tố quản lý công việc | Dùng biểu đồ để theo dõi tiến độ làm việc của nhóm theo thời gian. | Tập trung vào tốc độ hoàn thành trong suốt quá trình sprint. |
| Vai trò | Không có vai trò cố định, khuyến khích mọi thành viên đều có thể lãnh đạo. | Yêu cầu mỗi thành viên có vai trò cụ thể, như Scrum master, Product Owner, và đội phát triển. |
| Lập kế hoạch | Không có quy trình lập kế hoạch, đề cao tính linh hoạt trong quá trình triển khai dự án. | Có quy trình lập kế hoạch chặt chẽ cho mỗi sprint. |
| Thời gian hoàn thành | Không có khung thời gian cố định, chỉ cần đáp ứng hạn chót hoàn thành của dự án. | Mỗi sprint có khung thời gian cố định (thường là 2-4 tuần). |
| Tính dễ sử dụng | Thường cho phép nhiều đội cùng dùng chung bảng Kanban. | Chỉ có một nhóm duy nhất sở hữu sprint backlog. |
| Nhân sự | Dự án có thể bị ảnh hưởng nếu thành viên rời khỏi đội nhóm giữa chừng. | Có thể duy trì tiến độ ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự. |
| Quy mô triển khai | Thích hợp cho nhóm nhỏ. | Có thể áp dụng cho nhóm lớn hơn, thường từ 5-9 người. |
Vậy Kanban hay Scrum tốt hơn?
Thực tế, không có phương pháp nào là tốt hơn hoàn toàn. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần chọn phương pháp phù hợp với bối cảnh và yêu cầu của dự án.
Khi nào nên ứng dụng phương pháp Kanban?
- Khi dự án cần sự linh hoạt và thường xuyên thay đổi các yêu cầu.
- Khi nhóm muốn cải thiện quy trình làm việc liên tục và theo dõi tiến độ dễ dàng.
- Khi công việc không cần giới hạn thời gian cố định hoặc không yêu cầu kế hoạch cụ thể trước.
- Khi nhóm làm việc có nhiều nhiệm vụ ưu tiên và cần tập trung vào việc giảm thời gian hoàn thành từng công việc.
- Khi không cần nhiều cuộc họp hoặc sự quản lý chặt chẽ về vai trò của từng thành viên.
Khi nào nên ứng dụng mô hình Scrum?
- Khi dự án có yêu cầu rõ ràng về thời gian và cần chia thành các giai đoạn cụ thể.
- Khi nhóm cần tập trung vào việc lập kế hoạch và cam kết hoàn thành một lượng công việc nhất định trong mỗi sprint.
- Khi công việc có tính chất phức tạp và cần quản lý theo từng chu kỳ thời gian cố định.
- Khi cần nhiều cuộc họp thường xuyên để theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Khi dự án yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên.
- Khi nhóm cần học hỏi và cải tiến từ các nhiệm vụ trước để cải thiện chất lượng công việc trong những lần tiếp theo.
Tóm lại, cả Kanban và Scrum đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, và không có phương pháp nào là “tốt nhất”. Điều quan trọng là hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của dự án để lựa chọn phương pháp phù hợp. Chúc doanh nghiệp và dự án của bạn lựa chọn được mô hình quản lý phù hợp và triển khai thành công!
→ Có thể bạn quan tâm: EMBA – Chương trình thạc sĩ quản trị kinh doanh – Nơi hệ thống hóa kiến thức quản lý và cập nhật các mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại nhất hiện nay.
