5S Kaizen được biết đến là một trong những mô hình quản lý tinh gọn đang được áp dụng phổ biến, nhằm loại bỏ lãng phí không đáng có, thúc đẩy cải tiến liên tục các hoạt động của doanh nghiệp. Trong bài viết này, cùng SOM tìm hiểu và thảo luận về mô hình 5S Kaizen là gì cùng những lợi ích mà mô hình này mang lại nhé.
5S Kaizen là gì? Lợi ích của mô hình Kaizen
5S và Kaizen là hai mô hình song hành, có mối quan hệ đan xen với nhau. Nếu Kaizen tập trung vào quá trình cải tiến nhằm mang đến quy trình làm việc hiệu quả, thì 5S là cơ sở thúc đẩy cho quá trình cải tiến thông qua việc thiết lập một môi trường làm việc lý tưởng. Đó chính là lý do mà 2 thuật ngữ này thường xuất hiện chung với nhau trong nhiều bối cảnh.
Trong tiếng Nhật: “Kai” có nghĩa là thay đổi, “Zen” có nghĩa là tốt hoặc tốt hơn. Khi kết hợp lại, Kaizen được hiểu là “cải tiến liên tục”, hoặc tạm dịch là “thay đổi để tốt hơn”. Triết lý quản lý của Nhật Bản này tập trung vào việc:
- Xây dựng quy trình làm việc trơn tru bằng những cải tiến nhỏ, tạo ra thay đổi
Kaizen thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, khuyến khích nhân viên ở mọi cấp độ đóng góp vào những cải tiến gia tăng. Điều này dẫn đến một loạt các cải tiến nhỏ liên tục, thúc đẩy quá trình cải tiến tổng thể và mang đến thay đổi đáng kể cho tổ chức.
- Giảm lãng phí, tăng năng suất
Bằng cách loại bỏ tắc nghẽn và cải thiện quy trình làm việc, giảm các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, doanh nghiệp có thể tăng năng suất và đạt được mức sản lượng cao hơn với cùng một nguồn lực.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm/ dịch vụ
Doanh nghiệp tập trung vào việc cải thiện chất lượng bằng cách giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của các khiếm khuyết và sai sót, loại bỏ lãng phí trong các quy trình, thực hiện các kỹ thuật chống lỗi và liên tục tìm cách nâng cao chất lượng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ mang đến sản phẩm/ dịch vụ ngày càng chất lượng cho khách hàng.
- Xây dựng môi trường làm việc đồng lòng, đề cao tinh thần trách nhiệm và đội nhóm
Triết lý Kaizen khuyến khích sự tham gia và trao quyền cho nhân viên. Sự tham gia này không chỉ gia tăng tinh thần gắn kết của nhân viên mà còn khai thác được nhiều đề xuất, ý kiến, ý tưởng, năng lực sáng tạo của lực lượng lao động.
5S Kaizen là gì? Ý nghĩa của các chữ S trong tên gọi
Như đã đề cập, 5S là là một phần của triết lý Kaizen. Khi doanh nghiệp có một nơi làm việc chuẩn 5S sẽ thúc đẩy sự tập trung và tăng khả năng phát hiện vấn đề của đội ngũ, từ đó giúp tổ chức không ngừng đưa ra giải pháp cải tiến và nâng cao chất lượng. Hãy cùng SOM khám phá ý nghĩa và mục đích của từng chữ S trong mô hình này nhé
1. Seiri: sort – sàng lọc
Mục tiêu chính của giai đoạn này là loại bỏ những vật dụng không cần dùng đến, hạn chế tối đa việc chiếm dụng không gian lưu trữ, cản trở quá trình làm việc. Một lưu ý nhỏ là doanh nghiệp cần phân loại thật kỹ đâu là vật dụng cần thiết, đâu là vật dụng không cần thiết, đâu là vật dụng có khả năng tái sử dụng… để tránh trường hợp nhầm lẫn trong quá trình loại bỏ.
Không chỉ trong phạm vi vật dụng, ngay cả trong quy trình sản xuất, vận hành… doanh nghiệp cũng cân nhắc cắt bỏ các giai đoạn thừa trong quy trình, chẳng hạn như thời gian chờ đợi không cần thiết, tồn kho quá mức, sai sót, sản xuất thừa và chuyển động không cần thiết, để tối ưu hóa thời gian làm việc, và tránh phát sinh sự vụ không cần thiết, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
2.Seiton: set in order – sắp xếp
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần sắp xếp các công cụ theo đúng thứ tự và mục tiêu sử dụng. Mục đích của việc làm này là để đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, tránh lãng phí thời gian khi phải lục tung văn phòng chỉ để tìm một thiết bị nào đó. Sắp xếp, phân bổ dụng cụ ở đúng chỗ còn tạo được không gian làm việc thoải mái, thuận tiện hơn khi di chuyển, khiến cho quy trình làm việc được trôi chảy hơn.
3. Seiso: shine – sạch sẽ
Giai đoạn này tập trung vào việc thường xuyên vệ sinh sạch sẽ không gian văn phòng, nhà máy… Thông qua hoạt động này, các thiết bị, dụng cụ sẽ được bảo quản kỹ càng, tránh bị hao mòn, hư hại do các tác nhân bên ngoài như bụi bẩn, côn trùng, độ ẩm… Như vậy, sẽ giảm thiểu được nhu cầu sửa chữa, thay thế, kéo dài tuổi thọ của thiết bị.
Bên cạnh đó, một không gian làm việc gọn gàng, sáng bóng cũng mang đến tinh thần thoải mái và đảm bảo sức khỏe cho người lao động. Đừng để 8 tiếng làm việc của nhân viên kém năng suất chỉ vì lý do công ty của bạn không được vệ sinh sạch sẽ.
4. Seiketsu: standardize – tiêu chuẩn hóa
Đây là quá trình xây dựng các tiêu chuẩn, nguyên tắc, quy trình làm việc. Phương pháp làm việc được nhất quán, chuẩn hóa sẽ là cơ sở để nhân viên tuân thủ các quy chuẩn chung, nhằm đảm bảo chất lượng và tối ưu kết quả công việc.
Ví dụ: Ở tất cả các chi nhánh của công ty, nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng phải được trang bị các công cụ giống nhau, chẳng hạn như máy tính, điện thoại và phần mềm liên quan. Các công cụ và vị trí đặt để của chúng phải nhất quán ở tất cả các chi nhánh, điều này cho phép mọi nhân viên dễ dàng điều hướng và thực hiện công việc của mình, bất kể họ được chỉ định làm việc ở chi nhánh nào.
5. Shitsuke: sustain – duy trì
Đây là giai đoạn cuối cùng của mô hình 5S. Trọng tâm của giai đoạn là duy trì những quy trình đã xây dựng, đảm bảo các quy trình được thực hiện đúng, đầy đủ, chính xác và lâu dài. Để duy trì nhất quán, thường xuyên và liên tục các tiêu chuẩn này, đòi hỏi sự đồng lòng và nỗ lực cam kết thực hiện của toàn bộ nhân sự trong tổ chức. Và cũng chính hoạt động duy trì, mới thực sự phát huy được hết những lợi ích mà mô hình 5S Kaizen mang lại.
Hy vọng bài viết trên đã phần nào giúp bạn lý giải về khái niệm 5S Kaizen là gì và những tác động của mô hình này đối với doanh nghiệp.
Cho đến hiện tại, mô hình 5S Kaizen đã lan rộng trên toàn thế giới và được áp dụng ở hầu hết các lĩnh vực từ sản xuất, chăm sóc sức khỏe, dịch vụ cho đến phát triển phần mềm. Tuy nhiên, 5S Kaizen không phải là phương pháp duy nhất để gia tăng năng lực quản lý và phát triển doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm nhiều mô hình khác sẽ giúp bạn lựa chọn được phương thức quản lý phù hợp với vị thế của nhà quản trị và doanh nghiệp.
→ Có thể bạn quan tâm: Chương trình Thạc sĩ Quản Trị Kinh Doanh (EMBA) – nơi tổng hợp, cập nhật các mô hình mới và phù hợp với thực tiễn tại SOM.
