Đàm phán là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong môi trường kinh doanh, xuất hiện trong mọi hoạt động từ thương lượng lương bổng với nhân viên cho đến thảo luận về các hợp đồng mua bán, hợp tác. Nắm vững các hình thức đàm phán và trau dồi kỹ năng thương lượng sẽ giúp bạn đạt được lợi thế cạnh tranh, tạo dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả và tối ưu, thúc đẩy thành công cho doanh nghiệp.
Trong bài viết này, SOM sẽ giúp bạn hiểu kỹ hơn về các chiến lược đàm phán trong kinh doanh và những lời khuyên đàm phán hữu ích. Cùng tìm hiểu nhé!
Đàm phán là gì?
Đàm phán là một quá trình tương tác giữa hai hoặc nhiều bên nhằm đi đến thỏa thuận chung dựa trên sự trao đổi thông tin, đưa ra đề xuất và thực hiện thương lượng. Kỹ năng đàm phán đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hợp tác, giải quyết tranh chấp và đạt được mục tiêu chung.
Một số ví dụ về đàm phán trong kinh doanh:
- Thương lượng hợp đồng: Các bên liên quan thảo luận và thống nhất các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng trước khi ký kết. Chẳng hạn như thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, bảo hành,…
- Thương lượng giá cả: Người mua và người bán trao đổi để đi đến mức giá hợp lý cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Giải quyết tranh chấp: Khi xảy ra mâu thuẫn, các bên có thể sử dụng phương thức đàm phán để tìm kiếm giải pháp chung.
2 phương pháp đàm phán trong kinh doanh phổ biến
Nhìn chung có 2 phương pháp đàm phán phổ biến, gồm: đàm phán phân tán và đàm phán tích hợp. Dưới đây là mô tả về từng phương pháp đàm phán và các mẹo để tận dụng tối đa từng phương pháp.
1. Đàm phán phân phối
Đàm phán phân phối (còn gọi là đàm phán phân tán, đàm phán “thắng – thua”), nghĩa là phương thức thương lượng tập trung vào việc phân chia lợi ích cố định giữa các bên. Trong phương pháp này, chỉ có một bên đạt được mong đợi, bên còn lại sẽ không đạt được thỏa thuận như kỳ vọng. Một cuộc đàm phán phân phối thường chỉ tập trung thảo luận một vấn đề duy nhất.
Ví dụ: Doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp muốn có nhiều tính năng phần mềm với giá thấp nhất, nhà cung cấp muốn cung cấp ít tính năng nhưng với giá cao nhất. Đây là ví dụ điển hình của hình thức đàm phán phân phối.
Một số mẹo để thành công trong đàm phán phân phối:
- Thông thường, đàm phán phân phối có thể dẫn đến căng thẳng do mâu thuẫn lợi ích giữa các bên, trao đổi thẳng thắn, nhưng lịch sự, kiên trì và quyết đoán là cách để bảo vệ lợi ích của bạn.
- Kiểm soát hướng đàm phán bằng cách chủ động đưa ra lời đề nghị có lợi cho bạn trước.
- Đặt mục tiêu đàm phán cao và tuyệt nhiên không chia sẻ mức sẵn sàng chấp nhận tối thiểu để đạt được kết quả tốt nhất có thể.
2. Đàm phán tích hợp
Đàm phán tích hợp, hay còn gọi là đàm phán cùng có lợi. Chiến lược đàm phán trong kinh doanh này hướng đến sự hợp tác, chia sẻ lợi ích và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, mang lại lợi ích lâu dài cho tất cả các bên tham gia. Khác với đàm phán phân phối, đàm phán tích hợp có thể giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc.
Một số trường hợp đàm phán tích hợp thường diễn ra trong thực tế có thể kể đến như sau:
- Hợp tác kinh doanh: Các doanh nghiệp cùng đàm phán để hợp tác sản xuất, phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Giải quyết tranh chấp: Các bên liên quan cùng ngồi lại đàm phán để tìm kiếm giải pháp chung cho mâu thuẫn.
- Ký kết hợp đồng: Các bên thương lượng các điều khoản hợp đồng để đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên.
Để thành công với phương pháp đàm phán tích hợp, bạn có thể áp dụng một số phương thức sau:
- Tạo dựng mối quan hệ hợp tác bền vững: Thay vì cạnh tranh, các bên cùng chung tay giải quyết vấn đề, tạo nền tảng cho sự hợp tác lâu dài và hiệu quả.
- Mở rộng lợi ích: Tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ, khai thác tối đa tiềm năng và tạo ra giá trị vượt trội cho tất cả các bên.
- Gia tăng sự hài lòng và cam kết: Giải pháp cùng có lợi giúp các bên đều cảm thấy thỏa mãn và cam kết thực hiện các thỏa thuận được đề ra.
- Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới: Môi trường hợp tác thúc đẩy các bên cùng chia sẻ ý tưởng, kiến thức và kinh nghiệm, tạo ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả.
4 chiến lược đàm phán trong kinh doanh thường gặp
Hiểu rõ các chiến lược và chiến thuật trong đàm phán, vận dụng chúng một cách thông minh và linh hoạt sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt được mục tiêu trong kinh doanh.
1. Chiến lược đàm phán theo nguyên tắc
Đàm phán nguyên tắc là một phương pháp thương lượng tiên tiến, hướng đến việc xây dựng giải pháp dựa trên lợi ích và nguyên tắc chung, tạo ra kết quả cùng có lợi cho tất cả các bên tham gia. Phương pháp này đóng vai trò như một công cụ hiệu quả để giải quyết xung đột một cách bền vững, góp phần thúc đẩy sự hợp tác và phát triển trong môi trường kinh doanh.
Bốn trụ cột cốt lõi của đàm phán nguyên tắc:
- Lợi ích chung: Tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp mang lại lợi ích cho tất cả các bên, hướng đến mục tiêu chung.
- Tập trung vào lợi ích: Xác định và thấu hiểu động cơ, lợi ích và nhu cầu của các bên tham gia, tạo nền tảng cho sự đồng thuận.
- Tách biệt cảm xúc khỏi vấn đề: Giữ bình tĩnh và tập trung vào giải quyết vấn đề, không bị chi phối bởi cảm xúc cá nhân, xung đột tính cách, tập trung vào tính hợp lý và hiệu quả trong quá trình đàm phán.
- Tính khách quan: Sử dụng các tiêu chí khách quan như tỷ giá thị trường, ý kiến chuyên gia, luật pháp, tiêu chuẩn ngành… để đánh giá và đưa ra quyết định, tạo dựng sự tin tưởng và công bằng cho tất cả các bên.
2. Chiến lược đàm phán nhóm
Đàm phán nhóm là một công cụ quan trọng trong các giao dịch kinh doanh lớn, nơi tập hợp nhiều chuyên gia cùng chung tay để đạt được thỏa thuận tối ưu cho các bên liên quan.
Hiệu quả của đàm phán nhóm phụ thuộc vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên, mỗi người đảm nhiệm một vai trò riêng biệt, góp phần tạo nên thành công cho cuộc đàm phán:
- Trưởng nhóm: Thuyền trưởng dẫn dắt con tàu, đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên tổng hợp ý kiến và phân tích chuyên môn. Là người nắm giữ trọng trách định hướng chiến lược, tạo dựng niềm tin và sự ủy quyền cho các thành viên trong nhóm.
- Chuyên gia phân tích: Theo dõi sát sao nhóm đối phương, ghi chép cẩn thận và phân tích thông tin thu thập được, cung cấp dữ liệu và đánh giá khách quan, hỗ trợ trưởng nhóm đưa ra quyết định sáng suốt.
- Chuyên gia xây dựng mối quan hệ: Tạo dựng cầu nối, vun đắp mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên nhóm đối phương, góp phần tạo dựng bầu không khí đàm phán cởi mở, thân thiện, thúc đẩy quá trình đàm phán và hợp tác hiệu quả.
- Thư ký: Ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung thảo luận trong suốt quá trình đàm phán; lưu trữ tài liệu, đảm bảo thông tin được lưu giữ và truy cập dễ dàng.
- Chuyên gia phản biện/phê bình: Phân tích kỹ lưỡng các phương án, chỉ ra điểm yếu, rủi ro tiềm ẩn trong thỏa thuận, góp phần hoàn thiện kế hoạch, đưa ra giải pháp tối ưu và hạn chế rủi ro cho nhóm.
- Chuyên gia xây dựng giải pháp: Lập kế hoạch, đề xuất các giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của nhóm. Đồng thời tính toán chi phí, lợi ích, đánh giá hiệu quả của từng phương án đề xuất.
Nhìn chung, một thành viên có thể đảm nhiệm đồng thời nhiều vai trò, tùy thuộc vào năng lực và yêu cầu cụ thể của cuộc đàm phán. Vai trò của từng thành viên có thể linh hoạt điều chỉnh dựa trên diễn biến và tình huống thực tế của quá trình thương lượng.
3. Chiến lược đàm phán nhiều bên
Đàm phán nhiều bên là một hình thức thương lượng có hơn hai bên tham gia để đi đến một thỏa thuận chung. Một ví dụ về chiến lược đàm phán nhiều bên là cuộc thương lượng giữa các lãnh đạo bộ phận trong một công ty lớn. Dưới đây là một số thách thức của đàm phán nhiều bên:
- BATNA biến động: BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) là giải pháp thay thế tốt nhất cho thỏa thuận được thương lượng. Khi có nhiều bên tham gia, BATNA của mỗi bên có thể thay đổi, khiến việc đi đến thỏa thuận chung trở nên khó khăn hơn. Mỗi bên nên đánh giá BATNA của mình ở từng giai đoạn để hiểu rõ kết quả của thỏa thuận đề xuất.
- Hình thành liên minh: Các bên tham gia có thể liên kết với nhau, tạo thành các liên minh. Những liên minh này khiến cho quá trình thương lượng trở nên phức tạp hơn. Các liên minh có thể đồng ý với một số điều khoản cụ thể để giúp tất cả các bên đạt được thỏa thuận.
- Quản lý quy trình: Quản lý quá trình đàm phán giữa nhiều bên có thể dẫn đến thiếu quản trị và thông tin sai lệch. Để tránh vấn đề này, mọi người tham gia nên chọn một người lãnh đạo sẵn sàng hợp tác với các bên khác để đạt được thỏa thuận.
Đàm phán nhiều bên là một quá trình phức tạp với nhiều thách thức. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hợp tác hiệu quả, các bên tham gia có thể đạt được thỏa thuận chung có lợi cho tất cả.
4. Chiến lược đàm phán đối đầu
Đàm phán đối nghịch là một phương thức thương lượng mà bên nào chủ động hơn sẽ đạt được thỏa thuận có lợi cho mình.
Ví dụ về chiến lược đàm phán đối nghịch:
- Thương lượng cứng rắn: Một bên kiên quyết đòi hỏi theo ý mình và không chịu nhượng bộ.
- Hứa hẹn tương lai: Hứa hẹn lợi ích trong tương lai để đổi lấy nhượng bộ hiện tại. Nên yêu cầu cam kết bằng văn bản để chống lại chiến thuật này.
- Mất hứng thú: Giả vờ không còn muốn đàm phán để tạo áp lực cho đối phương.
Đàm phán đối nghịch chỉ mang đến lợi ích một chiều, do đó có khả năng gây tổn hại cho mối quan hệ giữa các bên. Nên sử dụng các chiến thuật này một cách thận trọng và kết hợp với các phương thức đàm phán khác để đạt được kết quả tốt nhất.
Tóm lại, kỹ năng đàm phán thực sự rất quan trọng đối với nhà lãnh đạo. Chiến lược đàm phán thông minh, kỹ năng thuyết phục hiệu quả giúp bạn đạt được mục tiêu, xây dựng mối quan hệ hợp tác và tạo dựng uy tín, sức ảnh hưởng trong tổ chức.
Để củng cố nền tảng kiến thức và phát triển thêm bộ kỹ năng lõi khi đảm đương vai trò lãnh đạo, CEO, tìm hiểu ngay: Khóa học quản lý doanh nghiệp EMBA
EMBA (Executive Master of Business Administration) là chương trình thạc sĩ cho nhà quản lý có kinh nghiệm, giúp bạn hệ thống hóa kiến thức, rèn luyện kỹ năng thực tế và nâng tầm khả năng lãnh đạo theo quy mô lớn và cách thức chuyên nghiệp hơn. Thông qua chương trình, người học sẽ có cơ hội tiếp cận với nhiều kiến thức chuyên sâu, bồi dưỡng thêm nhiều kỹ năng quản trị từ các giáo sư, nhà quản Lý, nhà tư vấn hàng đầu trong nhiều lĩnh vực.
Liên hệ ngay để được tư vấn!
Có thể bạn quan tâm:
- 5 chiến thuật đàm phán trong kinh doanh
- 5 kỹ năng đàm phán thuyết phục để xác lập niềm tin
