Một Operations Manager (quản lý vận hành) thành công không chỉ là người điều phối các hoạt động hàng ngày mà còn phải nắm vững một loạt kỹ năng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là 10 kỹ năng quan trọng mà bất kỳ Operations Manager nào cũng cần có để quản lý tốt một doanh nghiệp. Hãy cùng SOM tham khảo để bước trang bị cho bản thân những kinh nghiệm cần thiết nhé:
Operation manager là gì?
Operations Manager (quản lý vận hành) là người chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Vai trò này tập trung vào việc đảm bảo rằng tất cả các quy trình nội bộ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, từ quản lý nhân sự, nguồn lực đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Nói cách khác, Operations Manager đảm bảo rằng công ty có thể hoạt động trơn tru và đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra.
Vai trò cụ thể của một Operations Manager bao gồm:
- Quản lý quy trình
- Quản lý nguồn lực
- Quản lý nhân sự
- Đảm bảo chất lượng
- Lập kế hoạch và phân tích
- Giải quyết vấn đề
Những kỹ năng quản trị vận hành cần có của operation manager
1. Kỹ năng giao tiếp – một trong những kỹ năng cơ bản của operation manager
Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của sự thành công trong vai trò operation manager. Khả năng giao tiếp khéo léo bao gồm truyền đạt mục tiêu, yêu cầu, và cả việc tạo điều kiện cho các kênh thông tin mở giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Một operation manager cần biết cách điều chỉnh thông điệp của mình tùy theo đối tượng, từ đội ngũ công nhân sản xuất đến ban lãnh đạo cấp cao. Chẳng hạn, trong việc triển khai một quy trình sản xuất mới, việc diễn đạt rõ ràng từng bước sẽ giúp tránh những sai sót không đáng có và tăng tính hiệu quả.
2. Khả năng lãnh đạo đội nhóm
Lãnh đạo không chỉ là quản lý công việc, mà còn là khả năng truyền cảm hứng và hướng dẫn đội ngũ đạt được các mục tiêu chung. Một operation manager giỏi sẽ luôn biết cách khuyến khích đội ngũ làm việc và thúc đẩy tinh thần tập thể. Ví dụ, trong những giai đoạn chuyển đổi quan trọng của doanh nghiệp, khả năng lãnh đạo sẽ giúp điều phối quá trình thay đổi mà không gây ra quá nhiều gián đoạn.
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề khi quản trị vận hành
Operation manager phải đối mặt với nhiều thách thức hàng ngày đòi hỏi sự giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Kỹ năng này không chỉ dừng lại ở việc phát hiện vấn đề mà còn đòi hỏi sự phân tích nguyên nhân gốc rễ và phát triển các giải pháp khả thi. Trong trường hợp phát sinh sự cố về dây chuyền sản xuất, operation manager cần phải xác định chính xác nguyên nhân (ví dụ như vấn đề về thiết bị hay nguồn cung ứng) và nhanh chóng tìm ra giải pháp, như thay đổi lịch trình sản xuất hoặc gọi đội bảo trì.
4. Quản lý ngân sách cho dự án
Quản lý ngân sách là kỹ năng không thể thiếu, đặc biệt là khi nguồn tài chính của tổ chức có giới hạn. Một operation manager phải biết cách lên kế hoạch chi tiêu, dự báo và kiểm soát chi phí để đảm bảo hoạt động nằm trong giới hạn tài chính. Kỹ năng này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn tránh được những chi phí phát sinh không mong muốn. Việc dự trù và quản lý ngân sách cho việc bảo trì thiết bị có thể giúp tránh những hư hỏng đột ngột, tiết kiệm được chi phí sửa chữa lớn.
5. Phân chia thời gian hiệu quả khi quản trị vận hành
Operation manager phải xử lý nhiều công việc cùng lúc và quản lý nhiều dự án. Do đó, kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ. Kỹ năng này đòi hỏi khả năng ưu tiên công việc, đặt ra các thời hạn hợp lý và đảm bảo rằng thời gian được sử dụng hiệu quả. Ví dụ, việc triển khai một dự án sản xuất mới thường phải phối hợp giữa nhiều bộ phận, và việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp đảm bảo các bộ phận không bị chồng chéo lịch trình.
6. Operation manager giỏi cần có khả năng phân tích và quản lý rủi ro
Khả năng phân tích rủi ro giúp operation manager dự đoán và đối phó với các mối nguy có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Kỹ năng này đòi hỏi một tư duy nhạy bén và khả năng đánh giá các kịch bản xấu nhất. Chẳng hạn, trong ngành sản xuất, nếu nguồn cung ứng nguyên vật liệu gặp vấn đề, operation manager phải có khả năng đánh giá tác động của sự thiếu hụt này lên dây chuyền sản xuất và lập kế hoạch dự phòng, như tìm nhà cung cấp thay thế.
7. Quản lý nhân sự thông minh
Một operation manager không chỉ quản lý công việc mà còn quản lý con người. Điều này bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Quản lý nhân sự tốt sẽ giúp xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả và duy trì tinh thần làm việc cao. Khả năng quản lý nhân sự giúp đánh giá và phân công nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng của từng nhân viên, từ đó tăng năng suất làm việc và đạt được mục tiêu công ty.
8. Kỹ năng ra quyết định khi quản trị dự án
Ra quyết định là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của operation manager. Việc ra quyết định không chỉ dừng lại ở việc chọn một phương án hành động, mà còn liên quan đến khả năng đánh giá lợi và hại của từng lựa chọn và đưa ra quyết định phù hợp với chiến lược dài hạn của tổ chức. Kỹ năng này đòi hỏi sự dứt khoát và sự tự tin trong việc chấp nhận những rủi ro có tính toán.
9. Kỹ năng phân tích dữ liệu
Trong thời đại số, khả năng phân tích dữ liệu đã trở thành một yếu tố then chốt giúp cải thiện hiệu suất hoạt động cho hầu hết mọi vị trí trong doanh nghiệp, và operation manager cũng không ngoại lệ. Quản lý vận hành cần thành thạo việc thu thập và phân tích dữ liệu để ra quyết định dựa trên thông tin chính xác. Chẳng hạn, việc phân tích dữ liệu sản xuất có thể giúp phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình và đưa ra các cải tiến để nâng cao hiệu quả.
10. Kỹ năng quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến việc theo dõi và điều phối dòng chảy của nguyên vật liệu, thông tin và tài chính từ nhà cung cấp đến khách hàng. Operation manager nên trang bị khả năng tối ưu hóa chuỗi cung ứng để đảm bảo hoạt động diễn ra trơn tru, giảm thiểu chi phí và đảm bảo thời gian giao hàng. Chẳng hạn, trong bối cảnh kinh tế bị gián đoạn do đại dịch, khả năng quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động mà không gặp phải tình trạng đứt gãy nguồn cung.
Một operation manager thành công phải có khả năng kết hợp và áp dụng nhiều kỹ năng khác nhau để đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra hiệu quả. Từ giao tiếp, lãnh đạo, đến phân tích rủi ro và quản lý chuỗi cung ứng, những kỹ năng này không chỉ giúp đảm bảo hoạt động trơn tru mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức trong tương lai. Muốn trở thành một operation manager, hãy kiên trì trau dồi những kỹ năng cần thiết thông qua các khóa học, tài liệu, và chia sẻ của những người đi trước nhé!
→ Có thể bạn quan tâm: Chương trình thạc sỹ chuyên sâu cho cấp quản lý
