Quản trị thay đổi chưa bao giờ là việc dễ dàng, bởi nó không chỉ tác động đến quy trình mà còn ảnh hưởng đến con người trong tổ chức. Nhằm hỗ trợ quá trình này, Giáo sư John P. Kotter đã giới thiệu mô hình 8 bước của kotter, được xem như một phương pháp chuẩn mực giúp các nhà quản lý dẫn dắt tổ chức vượt qua rào cản và đạt được mục tiêu thay đổi bền vững. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình cũng như lợi ích và cách áp dụng nó vào thực tiễn.
1. Định nghĩa mô hình 8 bước của Kotter
Mô hình 8 bước của Kotter là một quy trình gồm 8 giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn tập trung vào một khía cạnh quan trọng trong việc tạo ra và duy trì sự thay đổi trong tổ chức. Theo Kotter, một kế hoạch thay đổi thành công không thể thiếu sự cam kết và hợp tác từ toàn bộ tổ chức, từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên. Mô hình này giúp đảm bảo mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ lý do thay đổi, tham gia và đóng góp cho quá trình.
Cụ thể 8 bước thay đổi của Kotter
Tạo cảm giác cấp bách
Kotter cho rằng một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản trị thay đổi là khiến mọi người nhận thức rõ vấn đề hiện tại và sự cần thiết của việc thay đổi. Vì vậy, lãnh đạo cần tạo ra lý do chính đáng và cảm giác cấp bách để thay đổi. Thông qua truyền thông nội bộ, các nhà quản lý cần giải thích rõ ràng tại sao thay đổi là cần thiết và những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra nếu không thay đổi.
Hình thành liên minh dẫn dắt
Để thay đổi diễn ra suôn sẻ, tổ chức cần một nhóm lãnh đạo có tầm ảnh hưởng và uy tín để dẫn dắt và truyền cảm hứng cho các thành viên khác. Liên minh này bao gồm các quản lý và nhân viên có kinh nghiệm, có kỹ năng lãnh đạo và sự tin cậy từ mọi người trong tổ chức. Việc xây dựng nhóm này giúp gia tăng sự ủng hộ và cam kết đối với kế hoạch thay đổi.
Xây dựng tầm nhìn và chiến lược
Sau khi xác định lý do cần thay đổi và thành lập đội ngũ lãnh đạo, bước tiếp theo là tạo ra một tầm nhìn rõ ràng cho tương lai. Tầm nhìn giúp mọi người hiểu rõ định hướng của tổ chức sau khi thay đổi thành công và cần đi kèm với chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đó.
Truyền đạt tầm nhìn
Một tầm nhìn rõ ràng là chưa đủ nếu không được truyền đạt hiệu quả đến toàn bộ tổ chức. Trong bước này, các nhà quản lý cần xây dựng thông điệp dễ hiểu và sử dụng các kênh truyền thông nội bộ như email, cuộc họp và bảng tin để truyền tải đến nhân viên, giúp họ cảm thấy hứng thú và cam kết với tầm nhìn mới.
Trao quyền cho nhân viên
Để thay đổi diễn ra thuận lợi, các rào cản như quy định lỗi thời, thủ tục phức tạp hoặc nguồn lực không đủ cần được loại bỏ, và nhân viên cần được trao quyền để chủ động tham gia vào quá trình thay đổi. Các nhà quản lý cần cung cấp tài nguyên và sự hỗ trợ cần thiết, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và giải quyết các vấn đề.
Tạo ra các thắng lợi ngắn hạn
Việc đạt được những thành công nhỏ trong thời gian ngắn không chỉ tạo động lực mà còn chứng minh tính khả thi của kế hoạch thay đổi. Các nhà quản lý có thể đặt ra các mục tiêu nhỏ và tổ chức các buổi khen thưởng để công nhận những nỗ lực ban đầu của nhân viên, giúp duy trì tinh thần hứng khởi.
Duy trì nỗ lực
Thay đổi cần phải được duy trì liên tục để có thể trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Ở bước này, các nhà quản lý phải tiếp tục thực hiện các thay đổi, duy trì sự cam kết của nhân viên, và không ngừng cải thiện quy trình cho đến khi đạt được mục tiêu cuối cùng.
Tích hợp thay đổi vào văn hóa tổ chức
Để thay đổi trở nên bền vững, nó phải trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Các giá trị, quy trình mới cần được lồng ghép vào công việc hàng ngày, được nhấn mạnh trong các buổi đánh giá, khen thưởng, và cả khi tuyển dụng. Điều này đảm bảo rằng tổ chức đã thực sự “sống” với thay đổi.
Lợi ích khi áp dụng mô hình 8 bước của Kotter trong quản trị sự thay đổi
Việc áp dụng mô hình 8 bước của Kotter có thể mang lại nhiều lợi ích:
- Cải thiện khả năng thích nghi: Mô hình của Kotter giúp tổ chức dễ dàng thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài, đồng thời tăng cường khả năng phản hồi nhanh chóng.
- Tăng cường cam kết của nhân viên: Nhờ vào sự tham gia của mọi người từ các bước đầu tiên, nhân viên cảm thấy gắn kết và chủ động hơn trong quá trình thay đổi.
- Đảm bảo sự thành công bền vững: Khi các bước được thực hiện đầy đủ và nhất quán, mô hình giúp tổ chức duy trì thay đổi lâu dài và đạt được mục tiêu.
Ưu và nhược điểm của mô hình 8 bước của Kotter trong quản trị sự thay đổi
Giống như mọi metrix khác, mô hình 8 bước của Kotter trong quản trị sự thay đổi có cả ưu và nhược điểm, bao gồm:
Ưu điểm:
- Mô hình dễ hiểu và dễ triển khai, phù hợp với nhiều loại hình tổ chức.
- Tăng cường tính minh bạch và truyền cảm hứng cho nhân viên tham gia vào thay đổi.
- Đảm bảo sự nhất quán trong toàn bộ quá trình thay đổi.
Nhược điểm:
- Quá trình thay đổi theo 8 bước có thể mất nhiều thời gian và đòi hỏi cam kết cao từ lãnh đạo.
- Nếu không thực hiện đầy đủ hoặc bỏ qua các bước, mô hình có thể mất hiệu quả.
- Tính linh hoạt của mô hình có thể bị hạn chế trong các tổ chức nhỏ, nơi vai trò và chức năng không rõ ràng.
Ví dụ về mô hình 8 bước của Kotter
Để hiểu thêm về mô hình này, bạn có thể tham khảo case study ở NetApp – một công ty công nghệ có trụ sở tại Hoa Kỳ, chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp về quản lý và lưu trữ dữ liệu cho các tổ chức và doanh nghiệp trên nền tảng đám mây và các hệ thống lưu trữ dữ liệu truyền thống.
Doanh nghiệp này đã sử dụng mô hình 8 bước của Kotter để tái cấu trúc tổ chức, đạt được sự phát triển vượt bậc trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt. Quá trình này được thực hiện với sự chuẩn bị chi tiết cho từng bước, giúp đảm bảo tính bền vững của các thay đổi.
Tạo cảm giác khẩn cấp: Để thúc đẩy nhân viên và ban lãnh đạo, NetApp nhấn mạnh sự cần thiết phải tăng trưởng thị phần nhanh chóng và cải thiện hiệu quả hoạt động trong một thị trường ngày càng khó khăn. Họ giải thích rằng nếu không thay đổi, công ty sẽ khó tồn tại, đặc biệt khi đối mặt với các công ty công nghệ khác đang phát triển mạnh.
Thiết lập liên minh dẫn dắt: NetApp tập hợp một đội ngũ lãnh đạo từ các phòng ban khác nhau để đảm bảo thay đổi được lan tỏa toàn diện và nhận được sự ủng hộ. Đội ngũ này không chỉ bao gồm các nhà lãnh đạo cấp cao mà còn có đại diện từ các nhóm khác nhau để đảm bảo quan điểm đa chiều và sự ủng hộ rộng rãi từ nội bộ công ty.
Xây dựng tầm nhìn thay đổi: Đội ngũ lãnh đạo đã xây dựng một tầm nhìn rõ ràng, bao gồm các mục tiêu cụ thể như cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng trưởng doanh thu và tinh gọn quy trình. Tầm nhìn này giúp nhân viên hiểu rõ lý do thay đổi và những lợi ích mà họ sẽ đạt được trong tương lai.
Truyền tải tầm nhìn: NetApp liên tục giao tiếp tầm nhìn này qua các buổi họp và tài liệu nội bộ, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều hiểu và ủng hộ. Họ sử dụng nhiều kênh khác nhau để chia sẻ tầm nhìn, từ các buổi họp toàn công ty đến các hội thảo nhóm, khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến.
Loại bỏ các rào cản: Công ty tập trung loại bỏ các quy trình và quy định cũ kỹ, lạc hậu và hỗ trợ nhân viên trong việc chuyển đổi. Ví dụ, họ tổ chức các buổi huấn luyện để giúp nhân viên thích nghi với công nghệ mới và cách tiếp cận mới trong quy trình làm việc.
Tạo ra các chiến thắng ngắn hạn: Để duy trì động lực, NetApp liên tục đặt ra và kỷ niệm các cột mốc ngắn hạn, như hoàn thành một dự án hoặc đạt được một mục tiêu doanh thu nhất định. Điều này giúp củng cố niềm tin của nhân viên vào quá trình thay đổi và tạo động lực cho các bước tiếp theo.
Củng cố những cải tiến: Sau khi đạt được các thành tựu ngắn hạn, NetApp tiếp tục tập trung vào cải tiến liên tục, không chỉ dừng lại ở những chiến thắng ban đầu. Họ thiết lập các mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn) để duy trì đà phát triển và tránh việc trở lại các quy trình cũ.
Cắm rễ thay đổi vào văn hóa: Để đảm bảo các thay đổi được duy trì lâu dài, NetApp tích hợp chúng vào văn hóa doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên duy trì và phát huy các thói quen mới. Bằng cách liên tục truyền thông và khen thưởng những hành động phù hợp với tầm nhìn mới, công ty đã giúp thay đổi ăn sâu vào nền văn hóa của họ
Nhờ quá trình áp dụng mô hình Kotter, NetApp đã đạt được những thành tựu quan trọng, bao gồm tăng trưởng doanh thu và tăng giá trị vốn hóa thị trường.
Nhìn chung, mô hình 8 bước của Kotter là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức thực hiện thay đổi hiệu quả và bền vững. Mặc dù có một số hạn chế, nhưng với sự cam kết cao và thực hiện đúng cách, mô hình này có thể mang lại những lợi ích dài hạn, giúp tổ chức không chỉ đạt được mục tiêu thay đổi mà còn xây dựng được văn hóa đổi mới. Việc nắm rõ các mô hình cùng kiến thức quản trị thay đổi sẽ giúp lãnh đạo lèo lái con thuyền doanh nghiệp thành công giữa thị trường đầy biến động hiện tại.
Có thể bạn quan tâm:
