Đều là quản trị đội nhóm, nhưng quản trị dự án và quản trị vận hành có những khác biệt đáng kể về trách nhiệm và mục tiêu. Bài viết này sẽ phân tích nhiệm vụ của một giám đốc dự án so với giám đốc vận hành, từ đó chỉ ra sự khác biệt và những kỹ năng cần cải thiện để thăng tiến từ vai trò giám đốc dự án lên giám đốc vận hành. Cùng SOM tham khảo nhé!
Tóm lược về vai trò của quản trị dự án
Quản trị dự án tập trung vào việc đạt được mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Nhiệm vụ của một nhà quản lý dự án bao gồm:
- Xác định phạm vi dự án: Giám đốc dự án phải làm rõ các mục tiêu, yêu cầu, và phạm vi của dự án để tránh sai lệch trong quá trình thực hiện.
- Lập kế hoạch chi tiết: Việc lập kế hoạch là bước thiết yếu bao gồm việc phân bổ nguồn lực, lên lịch trình và định rõ các mốc thời gian quan trọng.
- Quản lý nhóm dự án: Nhóm dự án thường bao gồm các thành viên từ nhiều phòng ban khác nhau. Điều này đòi hỏi giám đốc dự án phải quản lý sự phân bổ công việc và tạo sự liên kết giữa các thành viên.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ: Quản lý dự án đòi hỏi theo dõi sát sao từng bước của dự án, đảm bảo tiến độ không bị trễ và điều chỉnh khi cần thiết.
- Giao tiếp với các bên liên quan: Giám đốc dự án thường xuyên báo cáo tình hình tiến độ cho các bên liên quan, đồng thời xử lý những thay đổi hoặc rủi ro phát sinh.
Bản chất của quản trị dự án
Vai trò của quản lý dự án mang tính tạm thời; một nhóm dự án là sự hợp tác ngắn hạn. Một nhóm dự án sẽ bao gồm những người từ các phòng ban khác nhau và thậm chí là từ nhiều địa điểm trong tổ chức. Mặc dù công việc của quản lý dự án tương tự, các thành viên của nhóm dự án thường báo cáo không chỉ cho quản lý dự án mà còn cho quản lý của phòng ban mà họ trực thuộc. Khi ưu tiên của các phòng ban thay đổi, sự ổn định của nhóm dự án có thể bị ảnh hưởng.
Hiểu hơn về quản trị vận hành
Để thăng tiến lên vị trí Giám đốc quản trị vận hành, bạn cần hiểu rõ những nội dung sau:
Operation manager – nhà quản trị vận hành là gì?
Operation Manager (Giám đốc vận hành) là người chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động hàng ngày của một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi quy trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ được thực hiện hiệu quả.
Vai trò của operation manager
Vai trò của giám đốc vận hành có phạm vi trách nhiệm rộng hơn so với quản lý dự án. Trong khi vai trò quản lý dự án chỉ mang tính chất tạm thời, giám đốc vận hành đảm nhận vai trò dài hạn và liên tục.
Cụ thể, quản lý vận hành là một chức năng liên tục trong tổ chức, chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động vận hành luôn diễn ra, chẳng hạn như các hoạt động trong phòng kế toán hoặc quản lý nhân sự, những bộ phận cần thiết cho tổ chức bất kể dự án nào đang được triển khai. Trong quản lý vận hành và sản xuất, cả ở ngành công nghiệp sản xuất lẫn dịch vụ, có ba hệ thống chính:
- Hệ thống sản xuất hàng loạt
- Hệ thống sản xuất theo lô
- Hệ thống không lặp lại
Các hệ thống quản trị vận hành trong doanh nghiệp bao gồm:
Hệ thống sản xuất hàng loạt – tập trung đến sản phẩm
Những ngành công nghiệp có nhu cầu lớn về sản phẩm/dịch vụ cùng nguồn đầu tư cao thường sử dụng hệ thống sản xuất hàng loạt. Hệ thống này tập trung vào một mục đích xuyên suốt là tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Các thiết bị chuyên dụng (như băng chuyền, bộ máy tự động) được sử dụng để thực hiện các chức năng cần thiết, giúp hệ thống trở nên rất hiệu quả trong việc sản xuất số lượng lớn sản phẩm hoặc dịch vụ.
Hệ thống sản xuất theo lô – tập trung vào quy trình
Khi một nhà máy cần sản xuất nhiều loại sản phẩm hoặc dịch vụ và nhu cầu không quá cao, hệ thống sản xuất theo lô là lựa chọn tốt, đặc biệt là khi đầu tư thấp và cần tính linh hoạt. Hệ thống này linh hoạt để có thể điều chỉnh từ việc sản xuất một loại sản phẩm sang sản phẩm khác. Hệ thống này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và sành sỏi trong công tác quản lý. Lý do là vì nó tập trung vào quy trình (process-oriented), trong khi hệ thống sản xuất hàng loạt lại tập trung vào sản phẩm (product-oriented).
Hệ thống không lặp lại – tập trung vào dự án
Đây là loại hệ thống liên quan đến những mục tiêu ngắn hạn, nhu cầu thấp, khác biệt hoàn toàn với hai hệ thống trên. Chúng đặt trọng tâm nhiều hơn vào việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các hoạt động của sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc thực hiện những hệ thống ngắn hạn này chính là quản lý dự án.
Như có thể thấy, sự khác biệt giữa vận hành sản phẩm/ quy trình và quản lý dự án rất mong manh và khó phân định. Bạn có thể hiểu ví dụ đơn giản, việc quản lý quá trình lên kế hoạch và thiết kế một mẫu xe mới là quản lý dự án. Trong khi thực hiện việc sản xuất những chiếc xe đó là vận hành quy trình sản xuất hàng loạt. Và khi cần thay đổi những chi tiết nhỏ của mẫu xe, chúng ta cần hệ thống linh hoạt hơn, chúng ta vận hành điều chỉnh quy trình.
Sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản trị vận hành
Từ những ví dụ trên, có thể hiểu sự khác biệt giữa quản lý vận hành và quản trị dự án được tóm gọn theo những yếu tố sau:
| STT | Quản lý vận hành tổng quan | Quản lý dự án |
| 1 | Quá trình liên tục | Chỉ trong 1 dự án |
| 2 | Vận hành theo trạng thái ổn định | Di chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác, dẫn đến sự thay đổi |
| 3 | Không có mục tiêu đơn lẻ rõ ràng | Có mục tiêu rõ ràng, cụ thể |
| 4 | Không có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể | Có thể xác định điểm bắt đầu và kết thúc dựa theo mục tiêu doanh nghiệp |
| 5 | Không đặt nặng vào việc lập kế hoạch vì thường làm theo quy trình sẵn có | Cần nhiều hơn và tập trung hơn vào việc lập kế hoạch |
| 6 | Liên quan đến tài nguyên và máy móc | Liên quan nhiều đến nhân sự để lên kế hoạch, thích ứng với mục tiêu mới |
| 7 | Định hướng theo sản phẩm hoặc quy trình | Định hướng theo dự án |
| 8 | Lặp lại | Không lặp lại, thay đổi tùy tình hoành doanh nghiệp |
| 9 | Xây dựng đội nhóm đơn giản | Xây dựng đội nhóm phức tạp, kết hợp nhiều phòng ban |
| 10 | Vai trò của quản lý và thành viên đội nhóm là lâu dài hoặc dài hạn | Vai trò của quản lý và thành viên đội nhóm là tạm thời |
Khoảng cách từ quản trị dự án tới quản trị vận hành, cần cải thiện điều gì?
Một giám đốc vận hành đã từng là một quản lý dự án xuất sắc. Người này có thể quen với việc xây dựng các team ngắn hạn, thực hiện mục tiêu ngắn hạn và có khả năng linh động, đáp ứng sự thay đổi của dự án. Để có thể vận hành những quy trình hàng chục triệu đô và mang tính bền vững, họ đã tôi luyện bản thân rất nhiều trong các dự án lớn nhỏ trước đó.
Tuy nhiên, theo hướng ngược lại, một quản lý dự án vẫn cần trau dồi nhiều điều để có thể thuyên chuyển lên vị trí giám đốc vận hành. Họ cần phải cải thiện một số kỹ năng và tư duy quan trọng:
- Tư duy dài hạn: Giám đốc vận hành phải có khả năng xây dựng kế hoạch chiến lược và nhìn xa hơn mục tiêu tạm thời của một dự án. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về hoạt động của toàn bộ tổ chức và thị trường.
- Kỹ năng quản lý nguồn lực: Trong khi giám đốc dự án tập trung vào quản lý nguồn lực trong một khoảng thời gian ngắn, giám đốc vận hành phải tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên liên tục và đảm bảo tính hiệu quả lâu dài.
- Khả năng giải quyết vấn đề liên tục: Giám đốc vận hành phải đối diện với các thách thức phát sinh hàng ngày và xử lý chúng một cách hiệu quả. Kỹ năng này đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng ứng phó nhanh.
- Quản lý nhân sự lâu dài: Khác với việc chỉ quản lý nhóm dự án trong thời gian ngắn, giám đốc vận hành phải biết cách tạo động lực, phát triển và duy trì mối quan hệ bền vững với nhân viên lâu dài.
- Hiểu biết toàn diện về quy trình vận hành: Giám đốc vận hành cần nắm rõ cách mọi hoạt động trong tổ chức kết nối với nhau, từ sản xuất, nhân sự, đến phân phối sản phẩm. Điều này đòi hỏi khả năng tư duy hệ thống và quản lý nhiều quy trình cùng lúc.
→ Có thể bạn quan tâm: 10 kỹ năng operation manager cần có
Khoảng cách từ quản trị dự án tới quản trị vận hành không chỉ nằm ở sự khác biệt về thời gian và phạm vi công việc mà còn yêu cầu sự chuyển đổi trong tư duy và kỹ năng. Để thăng tiến từ giám đốc dự án lên giám đốc vận hành, người quản lý cần cải thiện khả năng tư duy chiến lược, quản lý nguồn lực dài hạn và xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhân viên.
Bạn có thể tìm cơ hội tham gia vào các quy trình vận hành phức tạp, học hỏi từ các lãnh đạo, hoặc tham gia các khóa học quản lý chuyên sâu để hoàn thiện kiến thức của mình! Chúc bạn thăng tiến thành công!
→ Có thể bạn quan tâm: Tham khảo khóa học thạc sĩ quản lý top đầu khu vực châu Á
