KPI là cụm từ viết tắt của Key Performance Indicators, được hiểu đơn giản là các chỉ số đo lường hiệu suất công việc của doanh nghiệp. Các chỉ số này giúp nhân viên, chủ doanh nghiệp, cổ đông… có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn. Cùng SOM tìm hiểu cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp và đánh giá, triển khai trong bài viết dưới đây nhé!
Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Xây dựng KPI giúp doanh nghiệp đi đúng hướng với mục tiêu chiến lược và đạt được những giá trị mà doanh nghiệp mong đợi. Tùy vào kế hoạch và chiến lược, mà quản lý cấp cao sẽ xác định các chỉ số KPI tổng, từ đó triển khai KPI xuống các bộ phận bên dưới, nhằm theo dõi hiệu suất bán hàng, hiệu suất chiến dịch, doanh số, tình hình tài chính… KPI đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động sau:
Theo dõi mức độ tăng trưởng và hiệu suất làm việc
Một trong những lợi thế lớn nhất của việc xây dựng và tối ưu KPI liên tục là giúp các cá nhân phấn đấu tiến tới đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. KPI có thể được áp dụng cho hầu hết mọi phòng ban của doanh nghiệp, ví dụ như: KPI tài chính, KPI marketing, KPI bán hàng, KPI quản lý dự án.
Chẳng hạn, có thể triển khai KPI cho bộ phận bán hàng thông qua các chỉ số đo lường và đánh giá phù hợp. Có thể kể đến các chỉ số như: tốc độ tăng trưởng doanh số hàng tháng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, thời gian phản hồi của khách hàng, số lượng giao dịch đã chốt…
Thông qua các KPI cụ thể này, bộ phận bán hàng sẽ đo lường được kết quả công việc chung của toàn bộ phận và các cá nhân trong phòng ban, cung cấp góc nhìn chính xác hơn về mức độ tăng trưởng mà công ty đã và đang trải qua. Từ đó đánh giá hiệu suất làm việc, xem xét năng lực triển khai công việc, tình hình doanh thu, dự kiến thời điểm đạt/vượt KPIs hoặc không đạt chỉ tiêu, để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp
Cụm từ “văn hóa công ty” nghe có vẻ không quá thiết thực tại một số doanh nghiệp. Bởi lẽ nó không được triển khai một cách bài bản, khiến nhân viên không thực sự hiểu hết được văn hóa và triết lý kinh doanh mà ban lãnh đạo đang muốn xây dựng. Nhưng thực tế nó tác động đáng kể đến hoạt động bán hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Chẳng hạn KPI ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của đội ngũ bán hàng – đây là những KPI quyết định văn hóa và tinh thần chung của công ty – nhưng với các chỉ số này, nhân viên sẽ có động lực hơn để trau dồi kỹ năng của mình trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, thông qua việc triển khai KPI, doanh nghiệp sẽ xây dựng được tinh thần trách nhiệm cho nhân sự. Dù là mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, hay mục tiêu ngắn hạn của một bộ phận, đều đòi hỏi sự đồng thuận và nỗ lực của từng vị trí, từng nhóm bán hàng, từng cấp quản lý và cả những người điều hành. Chỉ cần một mắt xích trong tổ chức bị lỏng lẻo, mục tiêu chung sẽ khó lòng có thể thực hiện được. Bằng cách xác định các mục tiêu quan trọng nhất, KPI có thể tạo động lực cho các cá nhân thúc đẩy nhau cùng làm việc và tạo ra kết quả.
5 Bước triển khai KPIs cho doanh nghiệp
Đến đây có lẽ các bạn đã hiểu hơn về KPI là gì và vai trò của KPI đối với một doanh nghiệp. Việc tiếp theo là bắt đầu thiết lập mục tiêu, xây dựng, triển khai và đánh giá KPI một cách chặt chẽ.
Dưới đây là quy trình xây dựng KPI cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp cũng có thể triển khai, tùy quy mô, cơ cấu của của tổ chức mà doanh nghiệp linh động phát triển KPI cho phù hợp.
1. Xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
KPI của từng cá nhân, bộ phận đều phải chạy theo mục tiêu tổng của doanh nghiệp.
Bởi lẽ, mục tiêu chiến lược chính là kim chỉ nam để doanh nghiệp vận hành đúng hướng, không bị lệch ra khỏi tầm kiểm soát và quản lý các rủi ro không đáng có khi thực hiện các công việc không cần thiết, xa rời mục tiêu.
Thêm vào đó, bất kể mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là gì, mỗi cá nhân, bộ phận trong tổ chức cần xác định những lợi thế, bất lợi của mình để đưa ra giải pháp đáp ứng KPI cũng như lên kế hoạch thực hiện để đạt được những chỉ số theo thứ tự ưu tiên nhất định.
2. Xác định tính khả thi của mục tiêu và lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
Sau khi xác định được mục tiêu chính chiến lược, doanh nghiệp cần hữu hình mục tiêu trong nhận thức vào thực tế thông qua việc đặt những câu hỏi:
- Phải thực hiện những bước nào để đạt được mục tiêu này?
- Bộ phận/ cá nhân nào sẽ thực hiện những nhiệm vụ này?
- Doanh nghiệp có đủ nhân sự và nguồn lực để thực hiện được mục tiêu này hay không?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quan về tiềm lực thực hiện mục tiêu, từ đó xác định được quy trình và đưa ra các chỉ số KPI phù hợp để đạt được mục tiêu này.
3. Xây dựng các chỉ số KPI theo tiêu chí SMART
SMART không phải là bộ tiêu chí duy nhất để giúp doanh nghiệp xây dựng KPI, nhưng có thể xem đây là phương pháp lý tưởng cho những doanh nghiệp chưa từng có kinh nghiệm triển khai, hoặc việc phát triển KPI đang không mang lại kết quả như kỳ vọng.
SMART giúp doanh nghiệp dễ dàng xem xét và đánh giá KPI dựa trên 5 tiêu chí:
- Specific (Cụ thể): Nhằm đảm bảo KPI được xác định rõ ràng, cụ thể. Người thực thi công việc sẽ hiểu đúng, chính xác mục tiêu cần thực hiện.
- Measurable (Có thể đo lường): KPI phải được đo lường bằng phương pháp định lượng. Phải được hữu hình bằng chữ con số cụ thể. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận kết quả, quan sát tiến độ thực hiện, đánh giá hiệu suất một cách nhất quán, và khách quan.
- Achievable (Có tính khả thi): KPI phải nằm trong ngưỡng thực thi của nhân sự, thực tế và có khả năng đạt được. Thiết lập KPI vượt quá nguồn lực và năng lực vô hình chung sẽ khiến nhân sự mất đi động lực để thực thi công việc. Và tất nhiên, KPI cũng không nên quá thấp để tránh ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Relevant (Có liên quan): KPI cần gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, KPI của các phòng ban, các cá nhân cần có tính liên kết để hỗ trợ nhau thực hiện và cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Chẳng hạn, KPI bán hàng và KPI marketing nên được phát triển song song để đo lường tỷ lệ chuyển đổi, đánh giá tiềm năng của kênh bán hàng và cung cấp thông tin chi tiết cho các quyết định kinh doanh chiến lược trong tương lai.
- Time-bound (Có thời hạn): Cần xác định khung thời gian cụ thể để theo dõi tiến độ thực hiện, cũng như hạn chế việc KPI mãi không thể hoàn thành. Như vậy mục tiêu sẽ trở nên vô nghĩa vì đặt ra nhưng không thực hiện được.
Ví dụ minh họa cho việc xây dựng KPI bằng tiêu chí SMART
Mục tiêu của doanh nghiệp là đến cuối năm 2024, phải tăng doanh số bán hàng gấp 3 lần so với cùng kỳ năm 2023. Để đáp ứng được mục tiêu này, từ tháng 01/2024 đến tháng 12/2024, các bộ phận cần xây dựng KPI như sau:
- Bộ phận bán hàng cần đạt được các chỉ số như: Tăng tỷ lệ upsale lên 5%, tăng KPI bán hàng của mỗi cá nhân thêm 100.000.000/tháng, tăng gấp 2 lần tần suất và giá trị phát sinh giao dịch của các khách hàng retainer/ cũ…
- Bộ phận marketing cần đạt được các chỉ số như: giảm chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng (Cost per lead) từ 120.000 VNĐ xuống còn 90.000 VNĐ, tăng lưu lượng truy cập về trang đích bán hàng từ 10.000 traffics/chiến dịch lên 12.000 traffics/chiến dịch…
- Bộ phận thu mua cần đạt được các chỉ số như sau: quản lý tỷ lệ thất thoát/ hư hỏng sản phẩm xuống dưới mức 3% so với cùng kỳ năm ngoài, số lượng hàng tồn kho chỉ được duy trì tối đa 50.000 sản phẩm…
4. Xác định điểm thưởng dựa trên từng mức KPI đạt được
Nên có phần thưởng xứng đáng với mỗi mức KPI đạt được. Điều này không những tạo động lực cho nhân viên phấn đấu đạt/vượt KPI, mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá được năng lực của nhân sự. Tương ứng với mỗi KPI, cần có những tiêu chí đánh giá rõ ràng, nhằm xác định điểm một cách khách quan và chính xác.
5. Đo lường, tổng kết và điều chỉnh
Doanh nghiệp cần ghi nhận các chỉ số đo lường hiệu suất một cách đều đặn, đầy đủ và chính xác. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có cách thu thập dữ liệu một cách khoa học, tần suất ghi nhận số liệu nên liên tục để kịp thời tối ưu KPI, theo đúng lộ trình phát triển của doanh nghiệp và mục tiêu của tổ chức qua từng giai đoạn.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ có một kỳ đánh giá tổng kết KPI vào cuối năm để ghi nhận nỗ lực của nhân sự trong một năm qua. Kỳ đánh giá cần diễn ra một cách khách quan, toàn diện và minh bạch nhằm đảm bảo nhân sự được đánh giá công tâm và nhận phần thưởng xứng đáng với nỗ lực.
Tóm lại, KPI cần được xây dựng dựa trên các nguồn lực và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, được xác định rõ ràng, có thể đo lường, có thời hạn và liên quan đến các mục tiêu kinh doanh. Một quy trình xây dựng KPI bài bản phải được theo dõi thường xuyên, cập nhật và điều chỉnh kịp thời. SOM chúc doanh nghiệp của các bạn sớm xây dựng được bộ KPI hoàn chỉnh và phù hợp với mục tiêu lớn của tổ chức.
